Vind je bij de kant-en-klare excels en in de templates niet waar je naar op zoek bent? Dan kun je ook zelf een excel samenstellen. Jij bepaalt daarmee welke rijen en kolommen in het Excel-bestand komen, en hoe je deze sorteert.
⚠️ Let op: alleen Admins kunnen zelfgemaakte excels samenstellen.
Excel samenstellen
Ga via 'Data' naar 'Zelfgemaakte excels'. Klik rechtsboven op '+Maak excel'. Afhankelijk van hoe je de informatie wilt zien in je export kan je kiezen uit de volgende types:
Teamleden: exporteer de data per teamlid. Je krijgt alle teamleden in rijen onder elkaar te zien.
Urenregels: exporteer de data per shift uit de urenregistratie. Elke shift komt op een eigen rij.
Geplande shifts: exporteer de data per shift van de planning. Elke shift komt op een eigen rij.
Verlofverzoeken: exporteer de data per verlofverzoek. Zo krijg je op elke rij een verzoek met de bijhorende data.
Teams: exporteer de data per team. Op elke rij krijg je een team.
Vestigingen: exporteer de data per vestiging. Per rij krijg je een vestiging.
Omzet: exporteer de data per omzetgroep. Je krijgt de omzetgroepen per dag in rijen onder elkaar.
Wanneer je een type selecteert, krijg je de keuze om een eigen excel te maken, of een template te gebruiken. Dit artikel legt verder uit hoe je een eigen excel maakt.
Na deze stap staat je bestand direct bij 'Mijn zelfgemaakte excels' om later verder samen te stellen, te bewerken of te exporteren.
Data selecteren
Onder 'Kolommen' zie je alle data die je kunt toevoegen. Zodra je een item selecteert, verschijnt deze als extra kolom.
Heb je meerdere kolommen geselecteerd, maar wil je de volgorde aanpassen? Klik dan op het toegevoegde item en kies 'Verplaats'.
Bovenaan het scherm zie je een voorbeeld van hoe jouw selectie en instellingen er in Excel uit komen te zien.
Opmaak van data aanpassen
Je kunt voor de meeste data eenvoudig de opmaak aanpassen door op het item te klikken en 'Formateer' te kiezen. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen of je de naam van je teamleden in hoofdletters wilt hebben, of pas de datumnotatie aan. Bij de weergave van de uren kan je kiezen voor honderdtallen i.p.v. uren en minuten.
Kolommen verplaatsen en sorteren
Als je nieuwe data selecteert komt dit onderaan de lijst te staan. Aan de bovenkant van de pagina zie je hoe de kolommen er uit komen te zien in het Excel-bestand. Het bewerken doe je in de lijst.
Je kunt op elk item klikken om het te verplaatsen. Je kiest dan om het naar links of naar rechts te verplaatsen; dat wil zeggen naar links of naar rechts in het Excel-bestand. In het voorbeeld bovenaan de pagina zie je het effect.
Standaard wordt de data 'oplopend' gesorteerd op de eerste kolom (bij teamleden is dat bijvoorbeeld geordend van A tot Z). Je kunt op elk item in de lijst klikken om het te sorteren (aflopend of oplopend).
Wil je het bestand ordenen op het teamlid met de meest gewerkte uren in de periode? Dan kan je sorteren op de uren en 'aflopend' kiezen. Zo krijg je dan het teamlid met het meest aantal gewerkte uren bovenaan te zien.
In de export zal je zien op welke kolom gesorteerd is en of dat oplopend of aflopend is aan de hand van deze pijltjes: ▼ / ▲
Vergeet niet op te slaan als je klaar bent met het selecteren en organiseren van de data.
Filters toepassen
Wanneer je klaar bent met het selecteren van data, ga je aan de linkerkant naar de volgende stap om te kiezen welke data je wel of niet meeneemt. Deze stap heet bijvoorbeeld 'Kies teamleden', 'Kies urenregels' of 'Kies shifts', en zijn in feite filters om ervoor te zorgen dat je geen overbodige data exporteert.
Lees hier meer over deze stap.
Instellingen
Bij de instellingen kun je de excel een naam en beschrijving geven en bepalen welke rollen deze excel mogen zien en uitdraaien. Je kunt ook aangeven of je in plaats van een Excel-bestand een CSV-bestand wilt uitdraaien.
Het type kan niet meer aangepast worden. Dit is bij het aanmaken gekozen en staat inmiddels vast.
Exporteren naar Excel
De opzet van je excel is klaar en kan nu geëxporteerd worden.
Klik bovenaan op 'Exporteren'. Nu krijg je de vraag om een periode te selecteren. Eventueel kun je rechtsboven in het scherm naar 'Datum' gaan om daar een handmatige selectie te maken.
Klik op 'Exporteer'. Hierna vind je rechtsboven in Eitje, bij 'Notificaties', het bestand om te downloaden. Je vindt dit ook bij 'Bestanden' in het menu links op deze pagina.
Bestanden
In het menu aan de linkerkant vind je bovenaan de optie 'Bestanden'. Op deze pagina vind je de details van het bestand en een lijst met bestaande bestanden van alle keren dat je deze excel hebt gedraaid. Je kunt deze altijd opnieuw downloaden, of er een nieuwe versie van uitdraaien. Verder kun je op deze pagina ook de export dupliceren, bewerken of verwijderen.
Automatisch exporteren
Als laatste optie in het menu aan de linkerkant vind je 'Automatisch exporteren'. Met deze instelling kun je zorgen dat je deze excel altijd op een vast en zelf gekozen moment per e-mail ontvangt. Lees hier hoe je 'Automatisch exporteren' instelt.