Het rooster, of een planning maken, is de belangrijkste feature van het basispakket van Eitje, en wordt door iedereen gebruikt. Als je voor het eerst een rooster gaat maken kan die lege pagina een beetje overweldigend zijn. Dit artikel helpt je op weg.
Alvorens je een rooster kunt maken heb je teams en teamleden nodig. Lees dat eerst door indien nodig.
Verschillende weergaven
Tijdens het maken van de planning kun je wisselen tussen twee weergaven: per team en per teamlid. Er is ook een derde weergave: als tabel. In deze weergave kun je geen shifts aanmaken, maar wel een duidelijk overzicht krijgen van de planning.
In deze video geven we een korte uitleg van de drie weergaven. Wanneer gebruik je welke weergave, en hoe werkt elke weergave? Liever een tekstuele uitleg? Lees dan onder de video verder.
Wanneer kies je voor 'Planning per team'?
Je wilt weten hoe de planning van team 'Bediening' eruit ziet.
Je wilt weten hoeveel uren er gepland staan voor een bepaald team in die week.
Je wilt een overzicht van alle shifts in de keuken of kantoor.
Je wilt de planning van twee vestigingen onder elkaar zien staan.
Wanneer kies je voor 'Planning per teamlid'?
Je wilt snel checken voor hoeveel shifts een teamlid die week is ingepland.
Een teamlid vraagt je naar hun rooster.
Je wilt snel de beschikbaarheid van een teamlid voor die week zien.
Je wilt zien in welke vestiging een teamlid staat ingepland.
Wanneer kies je voor 'Planning als tabel'?
Je wilt de planning precies samenstellen zoals jij wilt. Zo kun je kolommen toevoegen en deze vervolgens sorteren en vastpinnen. Daarnaast kun je data groeperen, en filters toepassen.
Je wilt het rooster bekijken voor een specifieke periode, bijvoorbeeld voor de gehele maand of loonperiode.
Je wilt eenvoudig meerdere shifts selecteren, bewerken en/of publiceren.
Shifts maken
Een rooster bestaat uit shifts. Laten we eens een shift maken:
Klik op 'Planning' bovenaan de pagina.
Navigeer naar de dag waarop je een shift wilt aanmaken.
Klik op 'Shift aanmaken'. Er opent nu een venster met een nieuwe shift.
Vul de velden in en klik op 'Opslaan'.
Bekijk de video
Je kunt natuurlijk ook meerdere shifts in één keer aanmaken. Lees dat artikel om te weten hoe je dat gemakkelijk doet. Je kunt shifts ook publiceren (en het publiceren weer ongedaan maken), aanpassen, verwijderen en exporteren. Lees alles over shifts in deze handleiding.
Teamleden inplannen
Bij het maken van een shift kan je een teamlid selecteren, of de shift open laten. Dan wordt het een open shift en kunnen teamleden zich opgeven om de open shifts op te pakken.
Je kunt inplannen met de beschikbaarheidsweergave. Je ziet in één oogopslag wie beschikbaar is en je kan teamleden slepen naar een shift om ze in te plannen.
Activeer de beschikbaarheid via de knop 'Toon' rechtsboven.
Per dag zie je nu de namen van de teamleden en hun beschikbaarheid.
Sleep het gewenste teamlid naar de shift.
Bekijk de video:
Je kunt ook een teamlid inplannen door op de shift te klikken en in het venster een teamlid te selecteren:
Klik op de shift die je wilt vullen om deze te openen.
Selecteer een beschikbaar teamlid aan de rechterkant.
Klik op 'Opslaan'.
Bekijk de video:
Templates maken
Ziet je rooster er vaak hetzelfde uit voor de hele week, of voor een aantal teamleden? Dan hoef je dit niet elke week helemaal opnieuw te doen. Je kunt heel wat tijd besparen door templates te maken. Deze dag- en weektemplates kan je dan inladen, zodat je rooster in slechts enkele klikken klaar is.
Dit is de basis van het rooster. Lees alle handleidingen over het rooster om alle mogelijkheden in Eitje te leren kennen.