Heb je meerdere filialen/zaken? Dan zijn er in Eitje verschillende mogelijkheden om dit te structureren. Je kunt één vestiging aanhouden met meerdere teams of je kunt voor elke locatie een vestiging creëren. Dit artikel legt het verschil uit, en wat je op elk niveau kunt doen. Zo kun je bepalen wat het beste is voor je bedrijf.
Organisatie
Een organisatie kan uit meerdere vestigingen bestaat. Bijvoorbeeld een zaak met filialen op verschillende locaties of een groot bedrijf dat meerdere zaken heeft in een stad.
Dit kun je in Eitje doen op organisatieniveau:
Instellingen: sommige instellingen worden beheerd op organisatie niveau, zoals shifttypes en functies.
Communicatie: je kunt een nieuwsbericht delen met bepaalde teams en vestigingen, maar ook met de hele organisatie.
Kennis: je kunt thema's in het handboek delen met bepaalde teams en vestigingen, maar ook met de hele organisatie. Dit geldt ook voor functies.
Exports: bij exports kun je ook data exporteren van de hele organisatie.
Saldo: alle uren gewerkt in alle vestigingen binnen de organisatie worden voor het saldo bij elkaar opgeteld. Je kunt het saldo van een teamlid raadplegen voor alle vestigingen, maar je kunt het saldo van een teamlid enkel beheren voor de contractvestiging.
Als je Admin bent in alle vestigingen, heb je toegang tot alle informatie van de hele organisatie. Je kunt e.e.a. ook meer scheiden door per vestiging een andere Admin te hebben.
Als je bent toegevoegd aan meer dan één organisatie, heb je de optie om in je account te wisselen van bedrijf:
App: Ga naar het menu rechtsonder (drie puntjes) en klik helemaal bovenaan op de bedrijfsnaam.
Webversie: Wissel rechtsboven van bedrijf waar je de bedrijfsnaam in het blauw ziet staan.
Vestiging
Een vestiging is één zaak/filiaal/locatie. Een organisatie kan uit meerdere vestigingen bestaan.
Deze zaken kun je in Eitje doen op vestigingsniveau:
Instellingen: De meeste instellingen leven op vestigingsniveau. Deze kun je instellen via het menu rechtsboven > Bedrijfsinstellingen.
⚠️ Let op: De instellingen voor de beschikbaarheid zijn per vestiging te bepalen, maar de beschikbaarheid is persoonsgebonden, dus een teamlid kan maar één keer beschikbaarheid invullen, ook als zij bij meerdere organisaties (werkgevers) werken.Rollen: Je moet per vestiging de rollen bepalen. Iemand die manager is in één vestiging is dat niet automatisch ook in de andere.
Integraties: Je koppelt een HR-systeem of kassa op vestigingsniveau.
Omzet: Op het rooster zie je de omzetvoorspelling van de vestiging en op de urenpagina de gerealiseerde omzet van die vestiging.
Als je meerdere vestigingen hebt, hoef je niet te wisselen van de ene naar de andere. Aan de hand van filters op verschillende pagina's kun je bepalen wat je ziet. Zo kun je het rooster van al je vestigingen tegelijk zien of bij de urenregistratie enkel de uren van bepaalde vestigingen.
➡️ Wil je graag een vestiging toevoegen aan je organisatie? In dit artikel lees je hoe je dat doet.
Team
Een vestiging bestaat uit teams. Je hebt teams nodig om het rooster te maken. Als je meer dan één team nodig hebt, kun je deze gemakkelijk aanmaken. Je kunt zo veel teams toevoegen als je wilt.
➡️ Voorbeeld 1: Bediening, Keuken, Afwas.
➡️ Voorbeeld 2: Kantoor, Receptie, Buitendienst.
Teams zijn de manier in Eitje om data in te delen. Informatie wordt vaak per team gedeeld, zodat alleen de relevante mensen er toegang tot hebben, denk bijvoorbeeld aan roosters, nieuwsberichten of kennisartikelen.
Wat is de beste optie: teams of vestigingen?
Meestal is het beter om per filiaal/locatie een vestiging aan te maken, omdat de data dan netjes gescheiden is en je de omzet en loonkosten per vestiging kunt bijhouden. Alleen in het geval dat je kleine filialen hebt en medewerkers die in alle filialen werken, kan het handiger zijn om één vestiging te hebben met meerdere teams.
Ben je bijvoorbeeld een bezorgbedrijf en heb je per stad slechts enkele bezorgers, dan zijn teams voldoende.
➡️ Voorbeeld: Amsterdam, Arnhem en Groningen.
Conclusie: Meerdere vestigingen zorgt voor een perfecte scheiding van data; meerdere teams is minder overhead en werkt goed als je niet hoeft te scheiden.
Toch niet de juiste keuze gemaakt? Geen probleem, dit kan altijd aangepast worden. Indien je twijfelt over de beste optie, kan je hier altijd contact met ons over opnemen, dan denken we graag met je mee.