Heb je meerdere filialen/zaken? Dan zijn er in Eitje verschillende mogelijkheden om dit te structureren. Je kan één vestiging aanhouden met meerdere teams of je kan voor elk filiaal een vestiging creëren. Dit artikel legt het verschil uit en wat je op elk niveau kan doen. Zo kan je bepalen wat het beste is voor je bedrijf.
Organisatie
Een organisatie bestaat uit meerdere vestigingen. Bijvoorbeeld een zaak met filialen op verschillende locaties of een groot bedrijf dat meerdere zaken heeft in een stad.
Deze zaken kan je in Eitje doen op organisatieniveau:
Instellingen: Er zijn enkele instellingen die je voor de hele organisatie kan instellen. Ga hiervoor naar het menu rechtsboven, klik op 'Vestigingsinstellingen' en dan op 'Organisatie-instellingen'.
Communicatie: Je kan een nieuwsbericht delen met bepaalde teams en vestigingen, maar ook met de hele organisatie.
Kennis: Je kan thema's in het handboek delen met bepaalde teams en vestigingen, maar ook met de hele organisatie.
Exports: Bij exports kan je ook data exporteren van de hele organisatie.
Saldo: Alle uren gewerkt in alle vestigingen binnen de organisatie worden voor het saldo bij elkaar opgeteld, maar je kan het saldo van een teamlid enkel raadplegen daar waar het teamlid op contract staat.
Als je admin bent in alle vestigingen, heb je toegang tot alle informatie van de hele organisatie.
Vestiging
Een vestiging is één zaak/filiaal. Een organisatie bestaat uit meerdere vestigingen.
Deze zaken kan je in Eitje doen op vestigingsniveau:
Instellingen: De meeste instellingen leven op vestigingsniveau. Deze kan je instellen via het menu rechtsboven > Vestigingsinstellingen.
⚠️ Let op: De instellingen voor de beschikbaarheid zijn per vestiging te bepalen, maar de beschikbaarheid is persoonsgebonden, dus een teamlid kan maar één keer beschikbaarheid invullen.Rollen: Je moet per vestiging de rollen bepalen. Iemand die manager is in één vestiging is dat niet automatisch ook in de andere.
Vaardigheden en functies: Vaardigheden en functies worden niet gedeeld tussen de vestigingen. Je moet deze dus per vestiging aanmaken en toewijzen.
Integraties: Je koppelt een HR-systeem of kassa op vestigingsniveau.
Omzet: Op het rooster zie je de omzetvoorspelling van de vestiging en op de urenpagina de gerealiseerde omzet van die vestiging.
Als je meerdere vestigingen hebt, hoef je niet altijd te wisselen van de ene naar de andere. Aan de hand van filters op verschillende pagina's kan je bepalen wat je ziet. Zo kan je het rooster van al je vestigingen tegelijk zien of bij de urenregistratie enkel de uren van bepaalde vestigingen.
Wil je graag een vestiging toevoegen aan je organisatie? Contacteer ons om je hierbij te helpen.
Team
Een vestiging bestaat uit teams. Je hebt teams nodig om het rooster te maken.
➡️ Voorbeeld 1: Bediening, Keuken, Afwas.
➡️ Voorbeeld 2: Kantoor, Receptie, Schoonmaak.
Teams zijn de manier in Eitje om data in te delen. Informatie wordt vaak per team gedeeld, zodat alleen de relevante mensen er toegang tot hebben, denk bijvoorbeeld aan roosters, nieuwsberichten of kennisartikelen.
Wat is de beste optie: teams of vestigingen?
Meestal is het beter om per filiaal een vestiging aan te maken, omdat de data dan netjes gescheiden is en je de omzet en loonkosten per vestiging kan bijhouden. Alleen in het geval dat je kleine filialen hebt en medewerkers die in alle filialen werken, kan het handiger zijn om één vestiging te hebben met meerdere teams.
Ben je bijvoorbeeld een bezorgbedrijf en heb je per stad slechts enkele bezorgers, dan zijn teams voldoende.
➡️ Voorbeeld: Amsterdam, Haarlem, Zaandam.
Conclusie: Meerdere vestigingen zorgt voor een perfecte scheiding van data; meerdere teams is minder overhead en werkt goed als je niet hoeft te scheiden.
Toch niet de juiste keuze gemaakt? Geen probleem, dit kan altijd aangepast worden. Indien je twijfelt over de beste optie, kan je ons hier altijd over contacteren, dan denken we graag met je mee.