1. Configuration des inscriptions
Lors de la dernière étape de la création du concours, l’administrateur décide s'il souhaite activer les inscriptions :
Fermé : aucune inscription autorisée.
Ouvert : inscriptions possibles avec les options suivantes :
Acceptation automatique des candidatures : approuve automatiquement les inscriptions et ajoute les gymnastes à la compétition. Si cette option est désactivée, l’administrateur doit accepter ou refuser manuellement chaque inscription.
Fermeture automatique des candidatures : ferme automatiquement les inscriptions à une date et une heure précises.
Montrer les gymnastes au public : contrôler la visibilité des gymnastes approuvés (immédiatement ou après la fermeture des inscriptions).
2. Configuration de la discipline :
a. Structure simple :
Dans une structure simple, ce format est principalement utilisé pour des compétitions plus petites et des entraînements de contrôle. Il est idéal si vous avez un seul programme ou catégorie, ou si vous souhaitez enregistrer un entraînement de contrôle en préparation d’une compétition. Vous pouvez sélectionner tous les appareils (activer ou désactiver ceux spécifiques), définir le nombre de tentatives de vault, et choisir comment afficher les résultats — par appareil individuel, toutes catégories ou résultats par équipe.
b. Structure avancée :
La structure avancée est principalement utilisée pour des compétitions plus grandes et plus complexes. Si vous avez plusieurs programmes (niveaux), vous pouvez ajouter des catégories à l’intérieur de chaque programme (comme par exemple les groupes d’âge : senior, junior, etc.). Une fois tous les programmes et catégories ajoutés, vous pouvez définir des règles spécifiques pour chaque catégorie, y compris la sélection des appareils, la configuration du vault et la liste des résultats.
2. Inviter les participants à s'inscrire
Une fois les inscriptions activées, l’administrateur peut partager le lien d’inscription avec les participants :
Utilisez l’option "Envoyer une invitation" pour générer un lien d’inscription.
Copiez le lien et distribuez-le aux personnes ou équipes souhaitées, leur permettant d’inscrire directement leurs gymnastes et autres participants.
Si votre compétition comprend plusieurs disciplines, niveaux ou groupes d’âge, vous n’avez pas besoin d’envoyer plusieurs liens d’invitation — un seul lien est valable pour toutes les inscriptions
L’administrateur peut également gérer les inscriptions dans les Paramètres en :
Téléchargeant des documents (par exemple, directives de la compétition) à consulter ou télécharger par les participants.
Ajoutant manuellement des gymnastes si nécessaire.
Modifiant la date de clôture des inscriptions ou la fermer manuellement à tout moment.
3. Accès des participants
Les inscrits reçoivent un lien pour accéder au système d’inscription. Après avoir cliqué sur le lien, les inscriptions s’ouvriront dans le navigateur web. Ils doivent se connecter pour continuer.
Alternativement, ils peuvent aussi utiliser l’application mobile pour s’inscrire ; un lien vers le formulaire d’inscription apparaîtra à l’intérieur de la compétition, en haut de l’écran.
Les inscrits peuvent :
Consulter les documents téléchargés par l’administrateur.
Ajouter des gymnastes individuellement ou en groupe, y compris des inscriptions d’équipe avec un nom de club.
Mettre à jour ou supprimer leur inscription pendant que la période d’inscription est ouverte.
Les participants peuvent également ajouter d’autres participants (par exemple, juges, entraîneurs) directement. Ces ajouts ne nécessitent pas l’approbation de l’administrateur.
4. Statuts d’inscription
Les inscriptions peuvent avoir les statuts suivants :
En attente : en attente de l’approbation de l’administrateur.
Approuvée : approuvée et ajoutée à la compétition.
Rejetée : rejetée par l’administrateur.
Les mises à jour des inscriptions approuvées se reflètent automatiquement dans le système, et l’administrateur en est notifié.
5. Notifications et approbations
L’administrateur reçoit des notifications pour chaque nouvelle inscription ou mise à jour.
En cliquant sur les notifications, l’administrateur peut approuver, refuser ou mettre à jour les inscriptions.
Les gymnastes approuvés apparaissent dans le tableau "Tous les gymnastes". Les inscriptions rejetées restent visibles pour les inscrits afin qu'ils puissent agir en conséquence.
6. Fermeture des inscriptions
L’administrateur peut fermer les inscriptions manuellement dans les Paramètres ou automatiquement (si configuré).
Même après la fermeture, les inscriptions en attente restent accessibles pour revue et approbation par l’administrateur.
