Gebruikerslicenties beheren

Om het aantal gebruikers te beheren dat toegang heeft tot je abonnement, moet je een admin zijn met bewerkrechten om toegang te krijgen tot de bevoegdheid Systeeminstellingen > Abonnement en facturering.

De persoon die het abonnement oorspronkelijk heeft aangemaakt, wordt standaard admin. Indien nodig kan deze machtiging echter worden toegewezen aan anderen binnen je organisatie aan wie je specifiek toestemming wilt geven om extra licenties toe te voegen. Hiervoor worden kosten in rekening gebracht.

Dit vind je via Systeeminstellingen > Rollen. Op deze pagina kun je bestaande rollen wijzigen of nieuwe rollen configureren.

Op de pagina Abonnement en facturering zie je een sectie waarin staat hoeveel seats je tot je beschikking hebt.

Core licenties geven volledige toegang tot alle functies.

Mobile licenties zijn een gelimiteerde versie van Core, ontworpen voor eenvoudige processen, zoals chauffeurs inzicht geven in hun leveringen en hen in staat stellen deze te laten aftekenen door klanten, zowel op locatie tijdens de levering als op het terrein, in het depot of in de winkel.

Hier kun je zien hoeveel licenties er in je pool zitten en hoeveel ervan aan gebruikers zijn toegewezen.

Licenties kunnen ongebruikt blijven en flexibel aan andere gebruikers worden toegewezen.

Om een nieuwe licentie toe te voegen, klik je gewoon op de Licenties toevoegen knop.

Hier kun je het aantal Core‑ en Mobile‑licenties verhogen. Je ziet zowel je huidige abonnement als het gewijzigde abonnement. Wanneer je wilt doorgaan, selecteer je Volgende. Er verschijnt vervolgens een venster waarin je wordt gevraagd om te bevestigen.

De betaalkaart die je aan het abonnement hebt gekoppeld, wordt belast voor de extra licenties en je ontvangt hiervoor een factuur.

De betaling voor de licenties dekt het aantal Core‑ en Mobile‑licenties dat je hebt toegevoegd, naar ratio tot aan de volgende verlengingsdatum. Wanneer de verlengingsdatum nadert, worden de kosten in rekening gebracht op basis van het aantal licenties dat op dat moment actief is (en dus niet verwijderd) binnen je abonnement

Om licenties te verwijderen, klik je op de knop Licenties verwijderen. Net zoals bij de functie Licenties toevoegen, wordt eenvoudig gevraagd met hoeveel licenties je het aantal wilt verlagen.

Let op: voor verwijderde licenties wordt geen restitutie verleend, maar je wordt er bij de volgende verlengingsdatum niet meer voor gefactureerd. Licenties die je na de verlengingsdatum opnieuw wilt activeren, worden dan gefactureerd tegen het op dat moment geldende tarief.

Als je een licentie hebt verwijderd maar er al voor hebt betaald tot aan je volgende verlengingsdatum, kun je deze eenvoudig opnieuw toevoegen zonder dat er opnieuw kosten in rekening worden gebracht.

Je ziet een melding zoals hieronder weergegeven wanneer je de licenties opnieuw probeert toe te voegen.

Het toewijzen van een licentie aan een gebruiker is simpel.

Wanneer je een gebruiker toevoegt, staat de optie Gebruiker is ingeschakeld standaard aan. Zolang deze optie actief is, wordt de licentie aan de gebruiker toegewezen. Om de licentie los te koppelen, zet je deze optie gewoon op Nee. De gebruiker wordt dan terug geplaatst in je pool met Niet toegewezen licenties.

Dit is handig als je bijvoorbeeld tijdelijke medewerkers hebt, of wanneer je de licentie aan iemand anders wilt toewijzen terwijl de oorspronkelijke gebruiker met vakantie is.

Het kan zijn dat je een gebruiker wilt wijzigen van een Mobile‑licentie naar een Core‑licentie, of omgekeerd. Om dit te doen, wijzig je eenvoudig het licentietype bij de betreffende gebruiker.

Wanneer je een nieuw abonnement aanmaakt, wordt het systeem geleverd met een aantal standaardrollen waaraan standaard licentietypes zijn toegewezen.

Als je een nieuwe rol wilt aanmaken, kun je een licentietype selecteren. Dit doe je bijvoorbeeld wanneer je bepaalde rechten wilt koppelen die bij dat licentietype horen. Zoals je kunt zien, heeft een Mobile‑licentie minder rechten dan een Core‑licentie. In het onderstaande voorbeeld creëren we een rol “Counter Sign User” voor het vastleggen van handtekeningen aan de balie wanneer iemand artikelen komt ophalen of afleveren.

Let op: zodra een rol is aangemaakt met een bepaald licentietype, kan het licentietype niet meer worden gewijzigd.

Je hebt deze termen misschien al eens op je factuur gezien. Dit is wat ze betekenen.

De kosten worden jaarlijks berekend op basis van het aantal gebruikerslicenties.

De termen “resterende tijd” en “onbenutte tijd” verschijnen op je factuur wanneer je tijdens het jaar licenties toevoegt of verwijdert.

Wanneer dat gebeurt, verrekent de factuur eerst het naar ratio bedrag van de resterende tijd voor het eerdere aantal licenties, en vervolgens wordt het naar ratio bedrag van de resterende tijd voor het nieuwe aantal licenties in rekening gebracht.

Als het aantal licenties binnen je abonnement toeneemt, wordt het verschil verrekend en op je kaart in rekening gebracht