Over
Kassa-afstemming wordt voornamelijk gebruikt om de dagelijkse kasontvangsten in ERP Go (waarbij de betaalmethode Contant is) af te stemmen met het fysieke contant geld in de kassalades. Hoewel kassa-afstemming het concept van 'Einde van de dag' deelt met EPOS, werkt het onafhankelijk van EPOS. EPOS hoeft niet actief te zijn om kassa-afstemming te gebruiken. Als EPOS echter wel actief is, moet in plaats daarvan de EPOS-functie 'Einde van de dag' worden gebruikt.
Verkoopmenu -> Kassa-afstemming
Einde van de dag kasafsluiting
Instellen
Om kassa-afstemming in te stellen, moeten de volgende rollen en kassa's geconfigureerd zijn:
Rollen
Ga naar Gebruikersprofiel -> Bedrijfsinstellingen -> Uw instellingen -> Rollen:
1 - Systeeminstellingen: "Kassa"
Bedrijfsinstellingen -> Onderhoudsgegevens -> Kassa's.
2 - Acties: "Kan kassa-afstemming einde dag goedkeuren".
Verwijst naar kassa-afstemmingsfasen 4 en 5, waarmee bevoegde gebruikers een kasafsluiting kunnen indienen (ongeacht of er een verschil is of niet).
3 - Acties: "Kassa bewerken op verkooporder".
Heeft betrekking op het wisselen van kassa's voor het bewerken van bestellingen.
Till field 
|
Opmerkingen over het kassakeuzemenu (nieuwe/bestellingen bewerken).
1. Alleen kassa's die aan het einde van de dag zijn geopend, verschijnen in de keuzelijst 'Kassa'. 2. Het keuzelijstveld voor kassa's wordt automatisch ingevuld voor gebruikers die hun naam aan het begin van de dag hebben opgegeven. 3. Als er geen kassa is geselecteerd in een bestelling, wordt het volgende bericht weergegeven:
Bovenstaand bericht is gekoppeld aan de volgende Depot-instelling: 
|
4 - Rapporten: "Afstemming einde van de dag".
Verwijst naar Rapporten -> Financieel -> Einde van de afstemming
The above report is dependent on the following role: 
|
5 - Rapporten: "Samenvatting van de dagafstemming".
Verwijst naar Rapporten -> Financieel -> Einde van de afstemming
The above report is dependent on the following role:
|
Kassa's
Om kassasystemen in te stellen, hebben gebruikers aanmaak-, lees- en schrijfrechten nodig voor de systeeminstellingen:"Kassa". Zodra dit is gedaan, worden de kassa's geconfigureerd onder Bedrijfsinstellingen -> Onderhoudsgegevens -> Kassa's.
Creating a Till
Naam: | Suitable Till Name I.e. "Till 1" |
Code: | Selectable reference to Till Name I.e. "TILL1" |
Depot: | Tills require to be linked to a Depot |
Beginzweefstand: | Would be the ideal amount required at start of day |
Minimale speling: | Starting Float must be equal or greater than this amount |
Maximale speling: | Starting Float must be equal or less than this amount |
Einde van de dagproces
Proces in 5 stappen:
Het afstemmen van de tegoeden volgt een logisch proces in vijf stappen:
Begin van de dag: Kassier bevestigt het wisselgeld aan het begin van de dag/dienst.
Kascontrole: Kassier bevestigt het contante geld in de kassa aan het einde van de dag/dienst.
Verschil: Toont eventuele verschillen die (indien aanwezig) een verklaring vereisen.
Kassalade bijwerken: Bevestigt het uit de kassa genomen contante geld en het resterende wisselgeld.
Samenvatting: Een samenvatting van stap 1 tot en met 4 op één pagina.
Stap 1 "Begin van de dag"
Het eerste wat kassamedewerkers doen, is een dagregistratie aanmaken voordat er verkopen plaatsvinden. Een dagregistratie is nodig om aan het einde van de dag/dienst een dagafsluiting te kunnen maken. Om een dagregistratie aan te maken, gaan kassamedewerkers naar Verkoop -> Kassa-afstemming en klikken ze op Dagregistratie toevoegen:
Hier moet de kassamedewerker de kassa selecteren waar hij/zij die dag/dienst zal werken, zijn/haar naam kiezen uit het gebruikersmenu (dit is aanbevolen, omdat de kassa dan al is geselecteerd voor nieuwe bestellingen), de handelsdatum bevestigen en het kassasaldo invoeren. Dit laatste bevestigt hij/zij door het vakje "Ik verklaar het kassasaldo zoals gespecificeerd aan het begin van de dag" aan te vinken. Klik vervolgens op de knop "Aanvang van de dag aanmaken".
Opmerking over wanbetalingen van liquide middelen. Als er standaardbedragen voor wisselgeld zijn opgegeven bij het instellen van de kassa's in de bedrijfsinstellingen (Onderhoudsgegevens -> Kassa's), dan wordt dat bedrag als standaardwaarde gebruikt. |
Aan het einde van de dag/dienst starten kassamedewerkers de registratie door op de drie puntjes te klikken en 'Bekijken' te selecteren, of door op 'Start van de dag' te klikken:
Hier kan de kassier de beginboeking van de dag zien. Om de kasafsluiting te hervatten, klikt u op Begin einde dag:
Stap 2 "Kas tellen"
Vervolgens moet de kassier het kassasaldo (inclusief wisselgeld) invoeren en op 'Doorgaan' klikken. Door op het dropdownmenu 'Kasverdeling' te klikken, kan de kassier het veld 'Kassaldo' invullen door de coupures te tellen, bijvoorbeeld 2 x biljetten van R200, 2 x biljetten van R100, enzovoort.
Stap 3 "Mismatch"
Het systeem vergelijkt het ingevoerde contante bedrag met de dagomzet van de betreffende kassa waar het geld is opgenomen. Indien er verschillen zijn, dient u de reden hiervoor op te geven.
Geen verschil:
Variatie:
Als een gebruiker geen toegang heeft tot de optie "Kan kassa-afstemming einde dag goedkeuren", wordt het proces afgebroken en keert de gebruiker terug naar de lijstweergave van de openstaande kassa's.
Stap 4 "Update Drawer"
Vervolgens bevestigt de kassier het bedrag dat uit de kassalade wordt gehaald of toegevoegd. Het verschil vormt het startbedrag voor de volgende dag/dienst door op 'Bevestigen' te klikken:
Stap 5 "Summary"
Tot slot klikt u op 'Einde van de dag voltooien', waarmee een overzicht van de kasafsluiting en kassagegevens wordt weergegeven. Vanuit documentatieperspectief kunt u ook een kasafstemmingsrapport afdrukken via 'Documenten'.
Cash-Up-statussen
Het scherm voor kassa-afstemming fungeert tevens als dashboard voor de kasafsluiting, waarmee managers de status van de kasafsluiting per kassa kunnen volgen.
Statussen
Open | De start van de dag werd aan het begin van de dag (vóór enige verkoop) geïnitieerd en de kasstroomverklaring werd voltooid. |
Einde van de dag | De afrekening werd na de verkoop hervat; de afrekening is nog steeds gaande. |
Compleet | Kasafrekening ingediend (goedgekeurd) en verplaatst naar Inactief. |
Rapporten
Er zijn 3 rapporten die betrekking hebben op Cash-Ups.
Rapport nr. 1 Kassa-afstemming
Rapport nr. 2 Dagafstemming (alleen per depot)
Rapport nr. 3 Samenvatting dagafstemming (alle depots)
1 - Kassa-afstemmings
Documenten (Fase 5 "Samenvatting")
Kassa-afstemming en -ophaling:
2 - Dagafstemming (alleen per depot)
Rapporten -> Financieel -> Dagafstemming
(Gekoppelde rolrapporten: "Dagafstemming")
Voorbeeld van een dagafstemmingsrapport.
Let op: dit rapport is alleen per depot.
3 - Rapportages met dagafsluitingsoverzicht (over alle depots)
Rapporten-> Financieel -> Dagafsluitingsoverzicht
(Gekoppelde rolrapporten: "Dagafsluitingsoverzicht")
Voorbeeld van een rapport met een dagafsluitingsoverzicht.
Dit rapport stelt gebruikers in staat om de dagafsluiting per depot te bekijken en/of in te zoomen op depotniveau.