Tositteiden siirtäminen eTaskusta eri kirjanpidon ohjelmistoihin onnistuu näppärästi muutamalla napin painalluksella. Siirtotiedostot on mahdollista muodostaa hieman kirjanpito-ohjelmistosta riippuen joko CSV-, ASCII-, XML-muodossa tai suoraan API-rajapintojen avulla.
eTaskun kanssa yhteensopivia kirjanpito-ohjelmistoja ja näihin tiliöintitietojen siirtämistä voitte tarkastella käyttöohjeiden Kirjanpitoviennit -osiosta.
Artikkelin lopusta löydätte vielä lyhyen ohjevideon siirtotiedoston muodostamisesta.
1. Ennen siirtoa
Ennen siirtotiedoston luomista on hyvä huomioida, että tiedostolle siirtyvät vain tositteet, jotka ovat sekä hyväksytty että tiliöity. Kuukausi näkymässä tositteiden perässä on siis T ja vihreä väkänen.
(Alla olevassa esimerkissä tiliöineille on asetettu myös vastatili. Lisätietoa maksutapakohtaisista vastatileistä voit lukea täältä.)
2. Siirtotiedoston luominen
Valitse Kirjanpitovienti -valikosta tilitoimistollenne asetetut siirtotiedosto vaihtoehdot. Tämän jälkeen voit klikata suoraan laatikossa näkyvää vientiä, jolloin tapahtumien vienti-ikkuna aukeaa.
(Jos haluat päivittää tilitoimistonne vienti vaihtoehtoja, voit aktivoida uusia vientejä käyttöön asiakasasetuksien ohjelmistointegraatiot -osiosta tai tarvittaessa voit myös olla yhteydessä asiakaspalveluumme)
Valinnan jälkeen oikealle avautuu Tapahtumien vienti -ikkuna, josta pääsette viimeistelmään siirron. Huomioittehan jälleen, että siirtotiedostolle kirjautuvat kaikki kuukauden hyväksytyt ja tiliöidyt tositteet, ellette ole valinneet vain tiettyjä tositteita vietäväksi (rasti ruutuun).
Esimerkkikuvassa kyse on Asteri viennistä, mutta siirtokohtaisesti myös muita asetuksia on valittavissa. Tässä tapauksessa tiliöinneille on asetettu vastatilit, joten erillistä vastatiliä ei tarvitse enään asettaa.
Jos tiliöinneille ei ole asetettu vastatiliä, voit asettaa viennille vastatilin erikseen. Usein käytetty on esimerkiksi selvittelytili, josta aineisto siirretään oikeille tileille kirjanpidon ohjelmistossa. Voitte toki myös tehdä siirron vaiheittain (esim. siirtää tiliöintitiedot tietylle vastatilille suoraan eTaskusta), jolloin edellämainittu välivaihe poistuu.
3. Aineiston lataaminen sisään kirjanpidon ohjelmistoon
Tässä esimerkissä Asteriin, lataa CSV-tiedosto Vie kuukauden tapahtumat painikkeesta.
Kun olette luoneet Zipin tai ladanneet (CSV, Ascii tai XML) tiedoston, latautuu se tietokoneen ''lataukset'' kansioon (oletus). Tämän jälkeen voitte ladata aineiston kirjanpidon ohjelmistoonne!
Useissa ohjelmistoissa tämä tapahtuu esim. ''tiliöintitietojen tuonti'' tai ''lataa tiedosto ulkopuolisesta järjestelmästä'' polkujen kautta. Polut vaihtelevat jonkin verran ohjelmistojen välillä, joten vientikohtaisiin ohjeisiin voitte tutustua tarkemmin käyttöohjeiden Kirjanpitoviennit -osiosta.
4. Tositteiden status eTaskussa
Siirtotiedostolle kirjautuneiden tositteiden status muuttuu ''Viety kirjanpitoon'' tilaan. Kyseiset tositteet eivät kirjaudu toistamiseen siirtotiedostolle, jos suoritatte esim. toisen viennin kuukauden sisällä.
5. Statuksen muuttaminen ja vienti-merkinnän poisto.
Jos teillä ilmenee tarve viedä jo kertaalleen siirrettyä aineistoa uudelleen siirtotiedoston avulla eTaskusta eteenpäin, voitte myös poistaa Viety kirjanpitoon -statuksen tositteelta. Tämä onnistuu klikkaamalla ikonia jolloin aukeaa seuraava ikkuna:
Voitte poistaa merkinnän vain valitulta tositteelta tai viimeisimmiltä tositteita, jotka kirjautuivat siirtotiedostolle. Merkinnän poiston jälkeen tosite palautuu takaisin Tiliöity ja hyväksytty - tilaan, jolloin se on taas vietävissä uudella siirtotiedostolla eteenpäin.
Ohessa vielä ohjeet videon muodossa.