Wenn du Dienstleistungen oder Waren an Unternehmen im EU-Ausland (innergemeinschaftliche Leistung) erbringst, geht die Steuerschuld auf den Empfänger über. In everbill konfigurierst du dies über die Kundenstammdaten und zentrale Steuereinstellungen.
1. Die verschiedenen Steuer-Optionen verstehen
Je nachdem, was du verkaufst und wohin du lieferst, musst du die passende Kategorie wählen:
Reverse Charge: Diese Option wählst du primär für Dienstleistungen an Unternehmen innerhalb der EU. Die Steuerschuld geht auf den Empfänger über.
EU-Rechnung (USt-frei): Diese Einstellung wird für die Lieferung von Waren (innergemeinschaftliche Lieferungen) in das EU-Ausland verwendet. Voraussetzung ist eine gültige UID-Nummer beider Parteien.
Auslandsrechnung (USt-frei): Nutze diese Option für Exporte von Waren oder Dienstleistungen in Länder außerhalb der EU (Drittländer wie die Schweiz oder USA).
USt nicht verrechnen: Dies ist die allgemeine Einstellung, falls keine Steuer ausgewiesen werden soll (z. B. für Kleinunternehmer).
2. Kundendaten für Reverse Charge vorbereiten
Damit das System erkennt, dass keine Umsatzsteuer verrechnet werden darf, müssen die Kundenstammdaten korrekt gepflegt sein:
Pfad: Stammdaten -> Kunden.
UID des Kunden: Hinterlege zwingend die gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden.
Voreinstellung: Wähle im Feld "USt-Verrechnung Voreinstellung" die Option, bei der keine Steuer verrechnet wird.
3. Zentrale Einstellungen für Steuerbefreiung
In deinen erweiterten Einstellungen kannst du das Verhalten von everbill bei steuerfreien Rechnungen steuern:
Pfad: Einstellungen -> Allgemein -> Reiter "Erweitert".
UID-Pflicht: Aktiviere die Checkbox "Kunden-UID immer anzeigen", um sicherzustellen, dass die Nummer deines Partners auf jedem Export-Dokument erscheint.
USt-Logik: Stelle sicher, dass der "Standard USt-Satz" für diese Fälle auf 0% steht, damit neue Positionen nicht fälschlicherweise mit Steuer belegt werden.
Speichern: Vergiss nicht, deine Änderungen mit der grünen Schaltfläche "Speichern" am rechten Rand zu bestätigen.
4. Gesetzlicher Pflichttext & Textbausteine
Bei Reverse-Charge-Rechnungen ist ein Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld zwingend erforderlich. Nutze dafür die Automatisierung über Textbausteine:
Pfad: Einstellungen -> Textbausteine.
Inhalt: Erstelle einen Schlusstext für Rechnungen mit folgendem Inhalt:
"Steuerschuldübergang gemäß § 19 UStG (Reverse Charge). Innergemeinschaftliche Dienstleistung."Sprache: Falls dein Kunde im Ausland sitzt, erstelle diesen Baustein auch in Englisch ("Tax liability rests with the recipient..."), damit everbill bei englischsprachigen Dokumenten automatisch den richtigen Text zieht.
5. PDF-Layout kontrollieren
Damit die Rechnung übersichtlich bleibt:
Pfad: Einstellungen -> Reiter "PDF".
Netto-Anzeige: Aktiviere "Nettobeträge anzeigen", da bei Reverse Charge der Bruttobetrag dem Nettobetrag entspricht.
Spalten: Deaktiviere "USt-Sätze pro Position anzeigen", falls du eine schlanke Tabelle ohne 0%-Spalten bevorzugst.
6. ⚠️ Wichtiger Hinweis (Disclaimer)
Rechtlicher Hinweis: Die Anwendung von Reverse Charge unterliegt strengen gesetzlichen Kriterien (z.B. Ort der Leistung, Nachweis der Unternehmereigenschaft). Diese Anleitung dient nur der technischen Umsetzung in everbill. Bitte konsultiere deine Steuerberatung, um die rechtliche Korrektheit deiner Rechnungslegung und die Meldung in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) sicherzustellen.