Wenn du bereits Listen (z. B. aus Excel oder einem anderen CRM-System) besitzt, kannst du diese gesammelt in everbill hochladen. Dies erspart dir das manuelle Anlegen einzelner Stammdaten und beschleunigt deinen Setup-Prozess erheblich.
1. Vorbereitung der Import-Datei
Damit das System deine Daten fehlerfrei verarbeiten kann, beachte bitte folgende Vorbereitungen:
Datenformate: everbill unterstützt den Import von Microsoft Excel-Dateien sowie CSV-Dateien.
Struktur verwenden: Am besten exportierst du unter "Daten exportieren" eine bestehende Datei. Sieh dir die Struktur dieses Dokuments an und füge deine Datensätze dort ein, um die korrekte Spaltenaufteilung beizubehalten.
Lokale Sicherung: Vergewissere dich vor dem Import, dass eine Sicherungskopie deiner Daten lokal auf deiner Festplatte gespeichert ist, um diese bei Bedarf wiederherstellen zu können.
2. Den Import-Vorgang starten
Die zentrale Schnittstelle für das Hochladen findest du in den globalen Einstellungen:
Pfad: Navigiere in der oberen Menüleiste zu Einstellungen.
Untermenü: Wähle den Reiter "Daten importieren".
Konfiguration im Reiter "Allgemein":
Datenformat: Wähle zwischen "Microsoft Excel" oder "CSV".
Datenbank: Wähle aus, ob du Kunden, Lieferanten oder Artikel importieren möchtest.
Datei: Klicke auf "Datei auswählen" und lade dein Dokument hoch.
3. Art der Synchronisation festlegen
Du kannst entscheiden, wie everbill mit bereits vorhandenen Datensätzen umgehen soll:
Falls Eintrag vorhanden, Daten ergänzen: Bestehende Datensätze bleiben erhalten und werden lediglich um neue Informationen aus der Datei erweitert.
Falls Eintrag vorhanden, Daten überschreiben: Bestehende Informationen in everbill werden durch die Daten aus deiner Import-Datei ersetzt.
Bestehende Einträge nicht verändern: Nur komplett neue Datensätze werden angelegt; bereits existierende Einträge werden ignoriert.
4. Wichtige Hinweise für große Datenmengen
Time-out vermeiden: Bei sehr großen Datenmengen kann es gelegentlich zu Problemen kommen. Solltest du eine Fehlermeldung erhalten, teile deine Datei bitte auf mehrere kleinere Dateien auf und importiere diese nacheinander.
Abschluss: Klicke nach der Auswahl deiner Optionen rechts oben auf die grüne Schaltfläche "Hochladen".