Mit dem Mahnwesen in everbill automatisierst du die Zahlungserinnerung für überfällige Rechnungen. Du kannst individuelle Gebühren festlegen und den Versandprozess durch vorbereitete Vorlagen beschleunigen.
1. Mahnstufen und Gebühren festlegen
In den Grundeinstellungen definierst du, welche Kosten bei Verzug anfallen:
Pfad: Navigiere zu Einstellungen -> Reiter "Erweitert".
Mahngebühr 1. Stufe: Hier ist standardmäßig oft 0,00 € hinterlegt, da die erste Mahnung meist als freundliche Zahlungserinnerung dient.
Mahngebühr 2. Stufe: Trage hier den gewünschten Betrag ein (z. B. 10,00 €).
Mahngebühr 3. Stufe: Lege den Betrag für die letzte Mahnstufe fest (z. B. 20,00 €).
Zahlungsziel: Du kannst ein automatisch vorausgefülltes Zahlungsziel festlegen (z. B. 14 Tage), ab dem eine Rechnung als überfällig markiert wird.
Speichern: Bestätige deine Änderungen unbedingt mit der grünen Schaltfläche "Speichern" am rechten oberen Rand.
2. Texte für Mahnungen vorbereiten
Damit deine Mahnungen professionell wirken, nutzt das System die hinterlegten Textbausteine:
Pfad: Einstellungen -> Reiter "Textbausteine".
Kategorien: Hier findest du Vorlagen für Einleitungstexte und Schlusstexte, die speziell für Mahnungen gefiltert werden können.
Mehrsprachigkeit: Du kannst für jede Stufe Texte in Deutsch und Englisch hinterlegen, damit internationale Kunden automatisch die richtige Version erhalten.
3. Den Mahnlauf starten
Sobald Rechnungen überfällig sind, kannst du im Bereich Zahlungen den Mahnprozess einleiten:
Vorschlag: everbill erkennt automatisch die nächste fällige Mahnstufe für ein Dokument.
E-Mail-Versand: Mahnungen werden direkt aus dem System versendet. Dabei wird die in den Kunden-Stammdaten hinterlegte E-Mail-Adresse genutzt.
Kontrolle: In der Kundenübersicht (Stammdaten -> Kunden) siehst du in der Spalte "Summe offen" sofort, welcher Kunde Zahlungsrückstände hat.
4. Stornierung und Korrektur
Falls eine Mahnung fälschlicherweise erstellt wurde:
Du kannst Mahnungen in der Detailansicht der jeweiligen Rechnung einsehen und bei Bedarf korrigieren oder stornieren.
Beachte, dass eine Stornierung der Mahnung die zugehörige Mahngebühr vom Saldo des Kunden entfernt.