Wenn du Eingangsbelege automatisch aus E-Mails nach everbill übernehmen möchtest, kannst du das mit Zapier umsetzen — ohne Programmierung, in wenigen Minuten.
Hinweis: Der automatische E-Mail-Import ist kein natives everbill-Feature. Er lässt sich über die Integration mit dem Automatisierungstool Zapier einrichten.
Voraussetzungen
Ein aktiver everbill-Account
Ein Zapier-Account (zapier.com — kostenloser Einstieg möglich)
Optional: Eine Weiterleitungsregel in deinem E-Mail-Programm für eingehende Rechnungen
So geht's: E-Mail-Import einrichten
Zapier-Account erstellen: Registriere dich auf zapier.com.
Fertiges Template öffnen: Nutze unser vorgefertigtes Template „Upload attachments from new emails to everbill". Das Template verbindet eingehende E-Mails direkt mit deinem everbill-Account.
everbill verbinden: Melde dich mit deinen everbill-Zugangsdaten an, wenn du dazu aufgefordert wirst. Die Verbindung läuft über OAuth — du musst keinen API-Key kopieren.
E-Mail-Adresse konfigurieren: Zapier vergibt dir eine eigene E-Mail-Adresse (z.B. belege-123@zapiermail.com). Kopiere diese Adresse.
Tipp — Weiterleitung einrichten: Erstelle in deinem E-Mail-Programm eine Filterregel, die eingehende Rechnungen automatisch an deine neue @zapiermail.com-Adresse weiterleitet.
Testlauf: Sende einen Test-Beleg (z.B. ein PDF) an die @zapiermail.com-Adresse. Prüfe anschließend in everbill unter Belege, ob der Upload angekommen ist.
Zap aktivieren: Wenn der Test erfolgreich war, schalte den Zap auf „On".
Alternative: Import aus Google Drive
Du kannst denselben Ansatz auch mit einem Cloud-Ordner nutzen. Erstelle in Google Drive einen Ordner (z.B. „Eingangsbelege everbill") und richte in Zapier einen neuen Zap ein: Trigger „New File in Folder" (Google Drive) + Action „Upload Document" (everbill). Sobald du ein PDF in den Ordner legst, wird es automatisch in everbill hochgeladen. Das funktioniert auch mit Dropbox oder OneDrive.
Grenzen & Hinweise
Dateiformate: Wir empfehlen PDF. JPG und PNG werden ebenfalls unterstützt.
Belegerkennung: everbill kann Belegdaten wie Betrag, Datum und Lieferant in vielen Fällen automatisch erkennen.
Banking-Zuordnung: Die Zuordnung eines Belegs zu einer Bankbewegung erfolgt manuell im Banking-Modul.
Zapier-Limits: Funktionen und monatliches Kontingent hängen von deinem Zapier-Plan ab. Aktuelle Konditionen auf zapier.com/pricing.
Datenschutz: Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über Zapier. Da Zapier ein US-Anbieter ist, prüfe bitte, ob dies mit deinen Datenschutzvorgaben vereinbar ist.
Häufige Fragen
Ist das ein natives everbill-Feature?
Nein. Der E-Mail-Import läuft über Zapier, einen externen Automatisierungsdienst.
Kann ich mehrere Quellen gleichzeitig nutzen?
Ja. Du kannst separate Zaps für E-Mail, Google Drive und Dropbox parallel betreiben.
Was passiert bei mehreren Anhängen in einer E-Mail?
Jeder Anhang wird einzeln als Beleg hochgeladen.
Kann ich nur bestimmte E-Mails importieren?
Ja. Über Zapier-Filter kannst du z.B. nur E-Mails mit bestimmtem Betreff oder von bestimmten Absendern verarbeiten.
Funktioniert das mit Weiterleitungen aus meinem Postfach?
Ja. Richte eine Weiterleitungsregel ein, die Rechnungs-Mails automatisch an deine @zapiermail.com-Adresse sendet.
Wie schnell werden Belege importiert?
In der Regel innerhalb weniger Minuten.
Probleme beheben
Beleg erscheint nicht in everbill:
Prüfe unter Belege, ob der Upload angekommen ist. Falls nicht, prüfe in Zapier die „Task History".
Zap läuft nicht:
Öffne Zapier und prüfe die „Task History". Häufige Ursachen: Zap ist ausgeschaltet, Verbindung abgelaufen oder Kontingent aufgebraucht.
E-Mail kommt nicht an:
Teste die @zapiermail.com-Adresse mit einer direkten Mail (ohne Weiterleitung). E-Mails dürfen max. 10 MB groß sein (inkl. Anhänge).
Bei Fragen zu everbill hilft unser Support-Team gerne weiter. Bei Fragen zu Zapier nutze das Zapier Help Center.