Wenn du E-Mails aus everbill über deinen eigenen Mailanbieter versenden möchtest, kannst du dafür einen eigenen SMTP-Server hinterlegen. So verschickst du z.B. Rechnungen oder Angebote über deine bestehende Firmenadresse.
Versand über dein Microsoft-365- oder Outlook-Konto
Wenn du Microsoft 365 oder Outlook nutzt, brauchst du keinen SMTP-Server und kein App-Passwort. Du meldest dich einmal bei Microsoft an und erlaubst everbill, E-Mails über dein Postfach zu senden. Dein Passwort sieht und speichert everbill nicht.
Voraussetzung: Du hast ein Microsoft-Konto mit eigenem Postfach, zum Beispiel Microsoft 365 Business oder Outlook.com. Ein Microsoft-Konto ohne Postfach kann nicht versenden.
Einstellungen öffnen: Gehe in everbill zu Einstellungen und öffne den Reiter „E-Mails“.
Verbinden: Im Abschnitt „E-Mail-Versand“ findest du die Karte „Microsoft 365 / Outlook“. Klicke auf „Mit Microsoft verbinden“.
Bei Microsoft anmelden: Melde dich mit dem Postfach an, über das du senden möchtest, und bestätige die Freigabe für everbill.
Testen: Du kommst zurück zu everbill. Schicke eine Rechnung an dich selbst. Kommt sie an, ist alles eingerichtet.
Zurück zum everbill-Versand: Klicke in der Karte „everbill“ auf „everbill verwenden“.
Meldung „Administrator muss zustimmen“: In manchen Firmen dürfen Mitarbeiter keine Apps freigeben. Microsoft zeigt dann statt der Freigabe die Meldung, dass ein Administrator zustimmen muss. Gib das an euren Microsoft-365-Admin weiter. Er kann die Freigabe für die App „everbill-microsoft-mail-prod“ im Microsoft Entra Admin Center unter „Unternehmensanwendungen“ erteilen. Anleitung von Microsoft (englisch): Administratorzustimmung für eine App erteilen
Klassisch: eigener SMTP-Server
Wichtig: Der Button „SMTP testen“ prüft nur die Verbindung. Die Einstellungen werden dadurch noch nicht gespeichert. Klicke nach einem erfolgreichen Test zusätzlich auf „Speichern“.
Voraussetzungen
Du hast die Zugangsdaten für deinen Mailanbieter bereit.
Du kennst den SMTP-Server, den Port und die Verschlüsselung deines Anbieters.
Wenn für dein Postfach eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist, brauchst du oft ein App-Passwort statt deines normalen Passworts.
So richtest du den SMTP-Versand in everbill ein
Einstellungen öffnen: Gehe in everbill zu Einstellungen und öffne den Reiter „E-Mails“. Klappe unten „Anderer E-Mail-Anbieter“ auf.
SMTP-Daten eintragen: Trage Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername und Passwort deines Mailanbieters ein.
Verbindung testen: Klicke auf „SMTP testen“.
Speichern nicht vergessen: Wenn der Test erfolgreich ist, klicke zusätzlich auf „Speichern“. Erst danach ist die Konfiguration aktiv.
Welche Daten brauche ich?
SMTP-Server: Die Versandadresse deines Mailanbieters
Port: Meist 587 mit TLS oder 465 mit SSL
Verschlüsselung: In den meisten Fällen TLS
Benutzername: Meist deine vollständige E-Mail-Adresse
Passwort: Dein Mail-Passwort oder ein App-Passwort
Hinweise zu häufig genutzten Anbietern
Microsoft 365 / Office 365
Tipp: Für Microsoft 365 gibt es die Anbindung ohne Passwort, siehe ganz oben. Die Werte unten brauchst du nur, wenn du lieber den klassischen SMTP-Weg nutzt.
In vielen Fällen funktioniert die Einrichtung mit diesen Werten:
Server: smtp.office365.com
Port: 587
Verschlüsselung: TLS
Wichtig dabei: Wenn in Microsoft 365 SMTP AUTH für das Postfach deaktiviert ist, kann sich everbill nicht anmelden. Auch Sicherheitsrichtlinien wie Security Defaults oder andere Authentifizierungsregeln können den Versand blockieren. In dem Fall muss eure IT bzw. euer Microsoft-365-Admin die Einstellung für das betroffene Postfach prüfen.
Microsoft-Doku: SMTP AUTH in Exchange Online aktivieren oder prüfen · SMTP-Einrichtung für Microsoft 365 / Office 365
Gmail
Google empfiehlt für externe Programme eigentlich „Sign in with Google“. Wenn ein klassischer SMTP-Login verwendet wird und für dein Konto die Bestätigung in zwei Schritten aktiv ist, brauchst du meist ein App-Passwort statt deines normalen Passworts.
Outlook.com / Hotmail / Live
Für private Microsoft-Konten gelten ähnliche Sicherheitsregeln wie bei Microsoft 365: Mehr-Faktor-Schutz oder deaktivierte SMTP-Authentifizierung können den Login verhindern. Wenn die Anmeldung scheitert, prüfe zuerst die Sicherheitseinstellungen des Microsoft-Kontos bzw. lasst sie von eurer IT prüfen.
iCloud Mail
Apple verlangt für externe Mailprogramme ein app-spezifisches Passwort. Laut Apple gelten für iCloud Mail diese Ausgangsserver-Daten:
Server: smtp.mail.me.com
Port: 587
Verschlüsselung: TLS oder STARTTLS
Benutzername: vollständige iCloud-Mailadresse
Apple-Doku: iCloud Mail Server Settings
Yahoo Mail
Für Drittanbieter-Programme brauchst du bei Yahoo in der Regel ein App-Passwort. Das normale Konto-Passwort reicht oft nicht aus.
Yahoo-Doku: 3rd-party App Passwords bei Yahoo
Zoho Mail
Zoho stellt die genauen SMTP-Daten direkt in der eigenen Doku und im jeweiligen Konto bereit. Je nach Kontotyp unterscheiden sich die Servernamen. Häufig sind es z.B. smtp.zoho.com oder smtppro.zoho.com, meist mit Port 587 (TLS) oder 465 (SSL). Wenn für dein Konto Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist, kann auch hier ein anwendungsspezifisches Passwort nötig sein.
Zoho-Doku: Zoho SMTP-Konfiguration
Probleme beheben
Der Test ist erfolgreich, aber der Versand funktioniert später nicht:
Prüfe zuerst, ob du nach dem Test auch wirklich auf „Speichern“ geklickt hast.
Benutzername oder Passwort werden nicht akzeptiert:
Verwende die vollständige E-Mail-Adresse als Benutzername. Wenn eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist, brauchst du oft ein App-Passwort statt deines normalen Passworts.
Die Verbindung mit Microsoft klappt, aber die E-Mails kommen nicht an:
Prüfe, ob das verbundene Microsoft-Konto ein eigenes Postfach hat. Bei einem Konto ohne Postfach nimmt Microsoft den Versand an, stellt aber nichts zu. Trenne die Verbindung und melde dich mit einem Konto mit Postfach an.
Microsoft 365 meldet trotzdem einen Fehler:
Dann ist häufig SMTP AUTH für das Postfach deaktiviert oder durch die Sicherheitsrichtlinien des Tenants blockiert. Das muss in Microsoft 365 geprüft und freigegeben werden. Wenn euer Admin SMTP AUTH nicht freigeben möchte, nutze stattdessen die Anbindung „Microsoft 365 / Outlook“ im Reiter „E-Mails“. Sie braucht kein SMTP-Passwort.
Port 25 oder 465 funktioniert nicht:
Nutze wenn möglich Port 587 mit TLS. Das ist bei vielen Anbietern die empfohlene Einstellung.
Gut zu wissen
everbill sendet über die Daten, die du hier hinterlegst. Wenn dein Mailanbieter den Login ablehnt, kann everbill die Nachricht nicht zustellen.
Wenn eure IT besonders strenge Sicherheitsrichtlinien verwendet, braucht ihr die SMTP-Freigabe direkt beim Mailanbieter oder Tenant-Admin.
Nach Änderungen am Mailkonto oder Passwort sollte die SMTP-Konfiguration in everbill erneut getestet werden.
Wenn du dir bei den richtigen SMTP-Daten unsicher bist, schau bitte in die Hilfeseiten deines Mailanbieters oder gib die Daten an eure IT weiter. Wenn du dabei Unterstützung in everbill brauchst, hilft unser Support-Team gerne weiter.