Wenn du für ein Projekt zuerst eine Anzahlung oder mehrere Teilrechnungen gestellt hast, soll die Schlussrechnung am Ende nur noch den offenen Restbetrag zeigen. So baust du sie in everbill korrekt auf — und so liest du die Summen richtig.
Das Grundprinzip
everbill hat keinen automatischen Knopf, der frühere Anzahlungen von selbst abzieht. Du stellst die bereits verrechneten Beträge in der Schlussrechnung selbst als Positionen ein und ziehst sie ab. Das Ergebnis ist eine saubere Schlussrechnung, die auch strenge Buchhaltungsabteilungen akzeptieren.
So baust du die Schlussrechnung auf
Gesamtleistung anlegen: Erfasse zuerst die komplette Projektleistung als normale Positionen — so, als gäbe es noch keine Anzahlung. Das ergibt den vollen Netto-Gesamtbetrag.
Anzahlungen abziehen: Füge für jede bereits gestellte Anzahlung oder Teilrechnung eine eigene Position mit negativem Betrag hinzu. Schreibe in den Positionstext die Rechnungsnummer, das Datum und den Nettobetrag der jeweiligen Teilrechnung (z.B. „Abzüglich Anzahlungsrechnung Nr. 2026-014 vom 12.05.2026").
Restforderung prüfen: Aus Gesamtleistung minus abgezogenen Anzahlungen ergibt sich automatisch die Netto-Restforderung. Darauf rechnet everbill die Umsatzsteuer und zeigt den finalen offenen Betrag.
Hinweis zur Beschriftung: Die Zeile „Gesamt brutto" in der PDF-Zusammenfassung ist eine feste Systembezeichnung und lässt sich nicht in „Restforderung" umbenennen. Den offenen Restbetrag stellst du daher über die Positionen dar (Schritt 2), nicht über eine umbenannte Summenzeile.
Warum zeigt die Rechnungsliste eine höhere Summe?
Das ist ein häufiger Punkt der Verwirrung — und kein Fehler. Ein Beispiel:
Anzahlungsrechnung: 5.000 €
Schlussrechnung über das Gesamtprojekt mit Abzug der Anzahlung: offen bleiben 2.200 €
Der Kunde zahlt für das Projekt also insgesamt 7.200 €
Wenn du in der Rechnungsübersicht nach diesem Kunden filterst, addiert everbill alle einzelnen Rechnungen: 5.000 € (Anzahlung) + 7.200 € (Schlussrechnung) = 12.200 €. Diese Summe ist die Summe der ausgestellten Dokumente, nicht der Projektumsatz. Sie zählt die Anzahlung bewusst doppelt, weil sie in der Schlussrechnung erneut auftaucht.
Der tatsächlich noch offene Betrag steht nicht in dieser Listensumme, sondern im Reiter „Zahlung" der jeweiligen Rechnung (im Beispiel: 2.200 € verbleibend). Verlass dich für den offenen Saldo also auf das Zahlungsfeld, nicht auf die Gesamtsumme der Liste.
Tipp für wiederkehrende Projekte
Wenn du regelmäßig nach demselben Muster abrechnest (Angebot → Anzahlung → Teilrechnungen → Schlussrechnung), lege dir eine Schlussrechnung als Vorlage an. So musst du nur noch die konkreten Beträge und Rechnungsnummern der Teilrechnungen eintragen.
Häufige Fragen
Zieht everbill die Anzahlung automatisch ab?
Nein. Du trägst die abzuziehenden Anzahlungen als eigene Positionen mit negativem Betrag in die Schlussrechnung ein.
Kann ich den Restbetrag einfach in ein Notizfeld schreiben?
Nur als ergänzenden Hinweis, nicht als eigentlichen Abzug. Eine Notiz wird nicht mitgerechnet — Summe und Umsatzsteuer würden weiterhin den vollen Gesamtbetrag ausweisen. Da die Anzahlungsrechnung bereits Umsatzsteuer ausgewiesen hat, käme es so zu einem doppelten USt-Ausweis. Der Abzug muss daher rechnerisch über eine Position erfolgen; ins Notizfeld gehört höchstens der Verweis „Anzahlung lt. Rechnung Nr. … bereits geleistet".
Kann ich die Zeile „Gesamt brutto" in „Restforderung" umbenennen?
Nein, das ist eine feste Systembezeichnung. Die Restforderung ergibt sich aus den Positionen.
Ist die hohe Summe in der Rechnungsliste ein Fehler?
Nein. Die Liste summiert alle ausgestellten Rechnungen. Der offene Restbetrag steht im Reiter „Zahlung" der Rechnung.
Wie weise ich die Umsatzsteuer korrekt aus?
Die USt wird auf die Netto-Restforderung berechnet (Gesamtleistung netto abzüglich der netto bereits verrechneten Anzahlungen). Bei Unsicherheiten zur steuerlichen Darstellung halte bitte Rücksprache mit deiner Steuerberatung.
Zeigt everbill auch Zahlungen aus einem Registrierkassenbeleg als „bereits erhalten“ auf der Rechnung an?
Ja. Zahlungen, die du über einen Registrierkassenbeleg (RKB) erfasst hast, werden auf der Rechnungs-PDF ebenfalls als bereits erhalten angezeigt — vorausgesetzt, der Beleg wurde direkt aus der Rechnung heraus erstellt. Falls dir das bei einer konkreten Rechnung noch fehlt, melde dich bei unserem Support-Team.
Die Grundlagen zur normalen Rechnungserstellung findest du im Artikel „Wie erstelle ich eine Rechnung?". Wenn du eine bestimmte Darstellung für einen Großkunden brauchst, hilft dir unser Support-Team gerne mit einem konkreten Musterbeispiel weiter.