Du kannst in everbill gerade keine Kassenbelege ausstellen? Du darfst trotzdem weiter verkaufen. Hier steht, was du jetzt sofort tust, was du später in everbill nachholst und wann du den Ausfall dem Finanzamt meldest.
Welcher Ausfall liegt vor?
Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) unterscheidet zwei Fälle. Im ersten Fall fällt die Registrierkasse aus: Du kannst keine Belege ausstellen. In der Praxis ist das zum Beispiel so, wenn everbill nicht lädt, dein Internet weg ist oder dein Gerät nicht funktioniert. Im zweiten Fall fällt die Signatureinrichtung aus: everbill funktioniert, aber deine Belege werden nicht elektronisch signiert. Dann steht auf dem Bon der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Weißt du nicht genau, welcher Fall vorliegt, darfst du laut Finanzministerium (BMF) allgemein den Ausfall der Registrierkasse melden.
Zuerst prüfen: Geht es woanders?
Öffne everbill auf einem anderen Gerät mit funktionierendem Internet, zum Beispiel auf einem anderen Computer oder am Handy mit mobilem Internet. Klappt das, stellst du deine Belege dort ganz normal aus. Hast du eine zweite Registrierkasse, erfasst du die Umsätze dort. Das schreibt die RKSV als ersten Schritt vor.
Sofort: Belege von Hand ausstellen
Geht gar nichts, schreibst du die Belege von Hand. Die RKSV verlangt für diesen Fall, dass du die Barumsätze händisch erfasst und Zweitschriften der Belege aufbewahrst. Am einfachsten geht das mit einem Durchschreibeblock: Das Original bekommt dein Kunde, die Durchschrift behältst du. Jeder Beleg braucht mindestens diese Angaben:
den Namen und die Adresse deines Unternehmens
eine fortlaufende Nummer
das Datum
die Menge und die genaue Bezeichnung der Ware (nicht nur ein Sammelbegriff wie „Getränke“) oder die Art und den Umfang der Leistung
den bezahlten Betrag
Die Durchschriften bewahrst du sieben Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem du den Beleg ausgestellt hast.
Danach: Umsätze in everbill nacherfassen
Sobald everbill wieder funktioniert, erfasst du alle Umsätze von den Handbelegen nach. Gehe dazu im Menü auf Zahlungen > Registrierkassa und klicke auf Beleg ausstellen. Trag die Beträge vom Handbeleg ein und schreib die Nummer des Handbelegs dazu. Laut BMF musst du nicht alle Inhalte des Handbelegs einzeln eingeben, ein Verweis auf die Belegnummer genügt. Den Betrag erfasst du aber immer. Mit Speichern & Bon erstellen schließt du den Beleg ab. Der nacherfasste Beleg bekommt das Datum, an dem du ihn erstellst. Deshalb ist die Nummer des Handbelegs wichtig: Sie zeigt, zu welchem Verkauf er gehört.
Du musst nicht jeden Handbeleg einzeln nacherfassen. Das BMF erlaubt auch einen Tagessammelbeleg. Er muss die Nummern des ersten und des letzten Handbelegs zeigen und die Summe aller betroffenen Belege, getrennt nach den tatsächlichen Steuersätzen. Die Durchschriften wirfst du auch nach dem Nacherfassen nicht weg.
Wenn auf dem Bon „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ steht
Diesen Hinweis schreibt die RKSV vor, solange die Signatureinrichtung ausgefallen ist und du nicht auf eine andere Kasse ausweichen kannst. Nach dem Ausfall verlangt die RKSV einen signierten Sammelbeleg mit dem Betrag null. Sobald deine Belege wieder signiert werden, also wieder einen QR-Code tragen, gehst du deshalb auf Zahlungen > RKSV und klickst auf Nullbeleg erstellen. Mach das gleich nach dem ersten wieder signierten Beleg. Laut BMF muss aus dem Nullbeleg hervorgehen, wann der Ausfall begann und endete, zum Beispiel über die laufenden Belegnummern.
Wann du den Ausfall bei FinanzOnline meldest
Einen Ausfall, der nicht nur vorübergehend ist, meldest du laut RKSV ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline. Das gilt für den Ausfall der Registrierkasse und für den Ausfall der Signatureinrichtung. Bis zu 48 Stunden gilt ein Ausfall laut BMF jedenfalls als vorübergehend. Dauert er länger, meldest du ihn laut BMF im Allgemeinen spätestens innerhalb einer Woche. Am besten meldest du so früh wie möglich. Ist ein gemeldeter Ausfall vorbei, meldest du auch das Ende über FinanzOnline. Die Meldungen findest du in FinanzOnline unter Eingaben > Registrierkassen. Für die Kasse heißen die Punkte „Ausfall und Außerbetriebnahme einer Registrierkasse“ und „Ende des Ausfalles einer Registrierkasse“. Für die Signatureinrichtung heißen sie „Ausfall und Außerbetriebnahme einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit“ und „Ende des Ausfalles einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit“. Dort gibst du an, welche Art von Meldung es ist, den Grund und den Beginn mit Datum und Uhrzeit.
Wann du dich bei uns meldest
Schreib uns im Chat oder an support@everbill.com, wenn everbill auf keinem Gerät lädt, wenn auf deinen Bons weiter „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ steht oder wenn du nicht sicher bist, was du tun sollst. Schreib dazu, seit wann das Problem besteht, welche Meldung du siehst und ob es auf allen Geräten passiert.
Du testest everbill gerade? In der Testphase werden Belege nicht signiert, das ist dort normal. Mehr dazu steht in Wie teste ich die Registrierkasse?. Wie du deine Kasse und dein Zertifikat in FinanzOnline anmeldest, steht in Wie melde ich die Registrierkasse bei FinanzOnline an?.
Rechtsgrundlagen
Registrierkassensicherheitsverordnung § 17 RKSV, Bundesabgabenordnung § 132a BAO und der Registrierkassen-Erlass des BMF. Dieser Artikel erklärt die Abläufe in everbill und ersetzt keine Steuerberatung.