Erst klären: abgelehnt, im Spam oder verschwunden?

Sonderzeichen im Firmennamen

Enthält dein Firmenname im Feld „Firmenname/Name“ einen Doppelpunkt (:), Strichpunkt (;), Anführungszeichen ("), spitze Klammern (< >) oder ein @, kann das dazu führen, dass Mails abgelehnt werden.

Rechnungen landen im Spam-Ordner

Rechnungen, die du über unser Programm erstellst, werden über unseren Server und unsere Mailadresse versendet. Das kann in manchen Fällen dazu führen, dass deine Rechnungen im Spam Ordner deiner Kund*innen landen. Um das umzugehen, empfehlen wir dir, deinen eigenen SMTP Server zu verwenden. Gehe dazu wie folgt vor:

Gehe zu Einstellungen > Allgemein > E-Mails und wähle den letzten Punkt Eigenen SMTP Server aus. Fülle alle Felder aus und klicke anschließend auf Speichern.

Wenn du Hilfe beim Ausfüllen benötigst, schreib uns. Wir helfen dir gerne weiter.

Hier ist ein Analysetool von Google, wo du deine Domain, über die du die E-Mails verschickst, überprüfen kannst: https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/

Hier einfach deine Domain eingeben:

Weitere Dinge, die du beachten darfst:

Das DNS ist wie ein Telefonbuch für das Internet. Es übersetzt Domainnamen (z.B. www.everbill.com) in die IP-Adressen (z.B. 5.183.216.2), die Computer zum Kommunizieren benötigen.

DMARC ist ein E-Mail-Authentifizierungsprotokoll, das hilft, E-Mail-Spoofing und Phishing zu verhindern. Es ermöglicht Domaininhabern, festzulegen, wie E-Mail-Empfänger mit E-Mails umgehen sollen, die von ihrer Domain zu kommen scheinen, aber nicht authentifiziert sind.

SPF ist ein E-Mail-Authentifizierungsprotokoll, mit dem Domaininhaber festlegen können, welche Server berechtigt sind, E-Mails in ihrem Namen zu versenden. Dies hilft, E-Mail-Spoofing zu verhindern, bei dem gefälschte E-Mails so aussehen, als kämen sie von einer anderen Person oder Organisation.

DKIM ist ein E-Mail-Authentifizierungsprotokoll, mit dem digitale Signaturen für E-Mails hinzugefügt werden. Diese Signaturen ermöglichen es E-Mail-Empfängern, die Echtheit der E-Mails zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie nicht verändert wurden.

Erstelle einen SPF-Eintrag, der deinen SMTP-Server als autorisierten E-Mail-Versender für deine Domain angibt. Der genaue Inhalt des SPF-Eintrags hängt von deiner Konfiguration und deinem SMTP-Anbieter ab.

Welche Einträge hineingehören, hängt davon ab, worüber deine Rechnungen verschickt werden:

Beispiel für Google als Mailanbieter:

Das „~all“ am Ende ist vorsichtiger als „-all“: Mails von nicht eingetragenen Servern werden dann nur als verdächtig markiert, nicht sofort abgelehnt. „-all“ empfiehlt sich erst, wenn wirklich alle Server eingetragen sind, die für deine Domain Mails versenden.

Erstelle einen DKIM-Eintrag, der deine Domain mit einem öffentlichen Schlüssel verbindet, der zur Signierung deiner E-Mails verwendet wird. Der genaue Inhalt des DKIM-Eintrags hängt von deiner Konfiguration und deinem SMTP-Anbieter ab. Dein Hosting-Provider kann dir dabei sicher helfen. Versendest du über deinen eigenen SMTP-Server, bekommst du den DKIM-Eintrag von deinem Mailanbieter, everbill stellt dafür keine Einträge bereit. Bei Microsoft 365 schaltest du DKIM im Microsoft-Defender-Portal bei den Einstellungen zur E-Mail-Authentifizierung ein, bei Google Workspace in der Google-Admin-Konsole in den Gmail-Einstellungen.
​
Hier gibt es ein gratis Tool, mit dem du deinen Status überprüfen kannst: https://dkimvalidator.com/

Kopiere die markierte E-Mail-Adresse und verschicke an diese E-Mail eine E-Mail. Dann warte ein paar Minuten, damit das Service deine E-Mail empfangen kann. Danach klicke auf "View Results". Dann hast du die Informationen, ob dein DKIM richtig eingerichtet ist.

Erstelle einen DMARC-Eintrag, der deine Präferenzen für den Umgang mit E-Mails festlegt, die von deiner Domain zu kommen scheinen, aber nicht authentifiziert sind.

Der "p"-Tag in einem DMARC-Eintrag bestimmt, wie E-Mail-Empfänger mit E-Mails umgehen sollen, die von deiner Domain zu kommen scheinen, aber nicht authentifiziert sind.

Es gibt drei Möglichkeiten:

p=none
Keine Aktion: Es wird keine Aktion auf E-Mails selbst ausgeführt.

p=quarantine

Quarantäne: E-Mails, die nicht authentifiziert sind, werden in den Spam-Ordner oder in die Quarantäne verschoben.

p=reject

Ablehnung: E-Mails, die nicht authentifiziert sind, werden vom Empfänger abgelehnt und nicht zugestellt.

Welche Option du wählen solltest, hängt von deinen Bedürfnissen ab:

p=none: Dies ist eine gute Option, wenn du gerade erst mit DMARC beginnst und Daten sammeln möchtest, um deine Konfiguration zu optimieren.
​

p=quarantine: Dies ist eine gute Option, wenn du deine E-Mails nicht vollständig blockieren möchtest, aber dennoch etwas Schutz vor Spoofing und Phishing wünschst.
​

p=reject: Dies ist die sicherste Option, aber sie kann auch dazu führen, dass legitime E-Mails abgewiesen werden.

rua=mailto:email@deinedomain.com

rua steht für "Report URI Aggregate" und ist ein Tag im DMARC-Eintrag, der den E-Mail-Empfängern die Adresse mitteilt, an die sie DMARC-Aggregate-Berichte senden sollen. Sprich, an diese Email-Adresse bekommst du Reports zugeschickt, die dich über den Status deiner Domain informieren.