Es bietet dir eine übersichtliche Oberfläche für Smartphones, Tablets und andere Geräte, die in deinem Unternehmen genutzt werden.
Das Portal enthält verschiedene Funktionen – sowohl für Administrator*innen als auch für einzelne Nutzer*innen.
Zugriff auf das Everphone-Portal
Bevor du auf das Portal zugreifen kannst, musst du dein Konto aktivieren.
Dafür erhältst du eine E-Mail von Everphone mit einem Aktivierungslink.
Der Betreff lautet in der Regel „Everphone: Kontoaktivierung | Account activation“.
Klicke auf den Link in der E-Mail. Danach wirst du in deinem Browser aufgefordert, ein neues Passwort festzulegen.
Falls du keine E-Mail bekommst, überprüfe bitte auch deinen Spam-Ordner.
Nach der Aktivierung kannst du dich auf der Startseite mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort anmelden.
Wenn dein Unternehmen Single Sign-On (SSO) nutzt, siehst du eventuell Anmeldeoptionen wie „Mit Google anmelden“ oder ähnliche Dienste.
Admin-Ansicht
Die Admin-Ansicht bietet dir einen vollständigen Überblick und Kontrolle über die gesamte Geräteflotte deines Unternehmens.
Dieses Dashboard ist nur für Portal-Admins sichtbar und umfasst folgende Bereiche:
Dashboard
Zeigt verschiedene Kennzahlen und Analysen zur Nutzung von Everphone in deinem Unternehmen.
Telefonverträge
Übersicht aller durch Everphone verwalteten Tarife, inklusive Informationen wie Telefonnummern, zugewiesene Mitarbeiter*innen usw.
Mietgeräte (Devices)
Zeigt alle aktuell gemieteten Geräte. Admins können hier Geräte einsehen, beenden oder einzelnen Nutzer*innen neu zuweisen. Falls ein Gerät falsch hinterlegt ist (z. B. mit Mobilfunkfunktion, obwohl es keine hat), kann Everphone das korrigieren.
Mitarbeiter*innen (Users):
Listet alle Nutzer*innen auf. Hier kannst du Mitarbeiterdaten aktualisieren oder neue hinzufügen.
Depots
Relevant für größere Unternehmen, die eigene Gerätepools oder Lagerstandorte betreiben. Admins können Geräte bestimmten Depots zuordnen.
Rechnungen (Invoices)
Zugriff auf Rechnungs- und Abrechnungsinformationen.
Bestellungen (Orders)
Zeigt alle offenen und abgeschlossenen Bestellungen sowie die zugehörigen Mitarbeiterzuweisungen.
Rückgaben (Returns)
Übersicht über alle offenen und abgeschlossenen Rückgaben oder Käufe. Hier kannst du Rücksendeetiketten erstellen und Sendungsverfolgungsnummern hinterlegen.
Wichtige Admin-Aktionen im Portal
Neue Geräte bestellen
Admins können Bestellungen für neue Geräte direkt im Portal anstoßen.
Geräte upgraden
Für Mitarbeiter*innen mit bestehenden Geräten können Admins eine „Gerät upgraden“-Bestellung auslösen, sobald die Mindestmietdauer erreicht ist.
Mieten beenden
Admins können Mietgeräte kündigen – zum Beispiel, wenn eine Mitarbeiterin das Unternehmen verlässt oder das Gerät nicht mehr benötigt wird.
Rücksendeetiketten erstellen
Wenn eine Rückgabe aufgrund einer Kündigung, eines Upgrades oder eines Defekts ansteht, können Rücksendeetiketten direkt im Portal für Einweg-Retouren erstellt werden. Bei Geräteaustausch-Fällen liegt das Rücksendeetikett in der Regel dem neuen Austauschgerät bereits ausgedruckt bei. Wichtig: Bewahre den Versandbeleg nach der Rücksendung unbedingt auf.Mehrere Rücksendungen bearbeiten
Wenn du mehrere Geräte gleichzeitig zurückschicken musst (z. B. fünf Smartphones), kann Everphone dafür ein Sammelrückgabe-Verfahren haben. In diesem Fall musst du eventuell ein Formular ausfüllen und die Sendung mit einem Gefahrgutaufkleber versehen. Wenn nichts anderes vereinbart ist, sollten Geräte grundsätzlich einzeln zurückgesendet werden.
Defekte Geräte melden
Admins können defekte Geräte direkt über das Portal melden.
Verlust oder Diebstahl melden
Admins können verlorene oder gestohlene Geräte ebenfalls über das Portal melden.
Nutzeransicht
Einzelne Nutzer*innen sehen im Portal nur die Geräte, die ihnen aktuell zugewiesen sind. Sichtbare Informationen für Nutzer*innen sind:
Gerätedetails
IMEI-Nummer, Telefonnummer, Modellbezeichnung, Hersteller und Mietkategorie.
Zuzahlungsinformationen
Bei „Choose-your-own-device“-Geräten wird hier die jeweilige Zuzahlung angezeigt.
Upgrade-Informationen
Nutzer*innen sehen in ihrer Mietübersicht, wann ein Upgrade auf ein neueres Modell möglich ist.
Wichtige Nutzeraktionen im Portal
Defekte Geräte melden
Mitarbeiter*innen können defekte Geräte selbstständig über das Portal melden.
Geräte upgraden
Sobald die Voraussetzungen erfüllt sind, können Nutzer*innen ein Upgrade auf ein neues Gerät direkt im Portal starten.
Verlust oder Diebstahl melden
Mitarbeiter*innen können verlorene oder gestohlene Geräte eigenständig im Portal melden.
