Wij leveren geen support op het maken van invulbare documenten!

Het is belangrijk om te weten dat onze software alleen tekstvelden en / of selectievakjes kan verwerken. Wij ondersteunen geen andere slimme invoervelden.

Daarnaast is een belangrijk punt bij invulbare PDF's, dat het niet mogelijk is daar een soort website met zeer veel intelligentie van te maken, omdat daarbij de long term archival van een digitaal verzegelde (PAdES LTV) PDF onmogelijk wordt.

Dergelijke vragen en wensen zitten eerder in de contractgeneratie, collaboratie en workflow, waarbij een webformulier veel beter aansluit. Onze tekendienst kan dan gebruikt worden om de resultaatpdf rechtsgeldig te laten ondertekenen.

Leer hoe je documenten invulbaar kan maken voor een transactie met meerdere ondertekenaars.


Met de functionaliteit 'invulbaar' kan een document dat wordt aangeboden ook worden ingevuld door de eerste ondertekenaar.
Eventueel volgende ondertekenaars kunnen het document alleen ondertekenen.

Figuur 1 - Het aanmaken van een transactie met meerdere ondertekenaars
en documenten, waarvan 1 document invulbaar is.


Om een document invulbaar te maken adviseren wij het programma Adobe Acrobat Pro DC. Hieronder volgt een uitleg om een document zó in te richten dat er tekstvelden en checkboxen ingevuld kunnen worden door de ondertekenaar.

Figuur 2 - Het programma Adobe Acrobat Pro DC
waarmee een document invulbaar kan worden gemaakt.

Stap 1 - Maak een document


In elke tekstverwerken kan een document worden opgesteld en worden geëxporteerd/opgeslagen als PDF document. Als voorbeeld is een document opgesteld met ruimte voor de invulbare velden (Figuur 3).

Figuur 3 - Het opstellen van een document, hier in Apple Pages.
Elke andere tekstverwerker (bijv. Word) kan worden gebruikt,
zolang het maar als PDF kan worden opgeslagen.

Stap 2 - Maak het document invulbaar


Open vervolgens het opgeslagen PDF document in Adobe Acrobat, en kies voor de functie 'Formulier voorbereiden'.

Figuur 4 - Open het document, en kies het juiste gereedschap.

Het vinkje niet aanvinken, maar meteen door naar Starten.

Figuur 5 - Niet aanvinken


Zorg ervoor dat het document als 'Acrobat Formulier' wordt geopend, aanpasbaar onder het kopje 'Meer'.

Figuur 6 - Het document geopend als Acrobat Formulier.

Plaats vervolgens de benodigde tekst- en/of checkbox-velden op het document. Let erop dat elk element een unieke naam heeft, en het handtekeningveld de specifieke naam 'Signature-1_1' heeft. Zijn er meerdere handtekeningen nodig of meerdere ondertekenaars klik hier!

Het plaatsen van een tekstvak doe je via:

Het plaatsen van een checkbox doe je via:

Het plaatsen van een handtekening vak doe je via:

Figuur 7 - Het plaatsen van de invulbare elementen.

Voor de checkboxen moet de exportwaarde 'on' zijn. Mocht de checkbox de ingevulde waarde later niet onthouden, dan is deze waarde waarschijnlijk vergeten of is er een typefout gemaakt.

Figuur 8 - Geef de exportwaarden van alle checkboxen de waarde 'on'.

Vervolgens kunnen alle invulbare velden worden toegewezen aan de eerste ondertekenaar met de instellingen uit Figuur 9 en 9.1. Markeer alle velden - behalve handtekening-velden van andere ondertekenaars - als 'alleen-lezen' voor de eerste ondertekenaar. Kies de optie 'alleen deze velden'!

Figuur 9 - Kies voor alleen deze velden

Figuur 9.1 - selecteer de velden die de ondertekenaar moet invullen

Voor alle volgende ondertekenaars hoeft alleen het eigen veld te worden toegekend. Markeer dus alleen het eigen handtekening-veld als 'alleen-lezen'.

Als laatste dient het document dan te worden opgeslagen als PDF document, en is het klaar om te worden ondertekend via Signhost/Ondertekenen.nl.

Stap 3 - Test

Als laatste stap dient te worden gecontroleerd of het document juist is opgesteld, en bij ondertekening de juiste uitkomst geeft.

Wanneer een ondertekenverzoek wordt opgesteld met 1 invulbaar document en 2 ondertekenaars ziet dat er als volgt uit:

Figuur 10 - Het aanmaken van een test-transactie.

De eerste ondertekenaar kan vervolgens het document invullen en ondertekenen.

Figuur 11 - De eerste ondertekenaar krijgt een leeg document te zien
welke ingevuld kan worden.

De (optionele) tweede ondertekenaar krijgt vervolgens een ingevuld document te zien, wat overschreven lijkt te kunnen worden.

Figuur 12 - De tweede ondertekenaar lijkt te kunnen overschrijven.

Na het ondertekenen van de tweede - en in dit geval de laatste - ondertekenaar wordt het getekende document gegenereerd met de invulbare velden erop.
Wanneer alle waarden juist zijn ingevuld zullen alleen de waarden van de gekoppelde ondertekenaar worden 'onthouden'.
Het document kan worden geopend in (gratis) Adobe Acrobat Reader waar direct ook de certificaten van de handtekeningen worden gevalideerd.

Figuur 13 - Het openen van het getekende document in Adobe Acrobat Reader.

Mochten de resultaten anders uitvallen dan verwacht, dan is het hoogstwaarschijnlijk dat er één of meerdere waarden bij het invulbaar maken van het document niet goed staan. Keer daarom ook terug naar Stap 2 om het document te controleren.

Heb je het antwoord gevonden?