Dit support artikel beschrijft hoe u een transactie, ook wel ondertekenverzoek aanmaakt naar één of meerdere ondertekenaars met een aanvullende verificatie en bijlagen. Daarnaast worden de opties behandeld die u mee kunt geven aan een transactie zoals bijvoorbeeld de geldigheidsduur en herinnerinterval in dagen.

U kunt ook de interactieve online tour volgen die u begeleidt bij het aanmaken van een transactie:


Hoe verstuurt u een ondertekenverzoek?

Log eerst in op ons portaal via https://portal.signhost.com.

Problemen met inloggen? Klik hier voor meer informatie.

Kies vervolgens links voor het menu Transacties, zie onderstaande afbeelding:

Het scherm waarin u een nieuw ondertekenverzoek kunt maken opent meteen.

De drie beknopte stappen voor het versturen van een transactie:

  1. Vul bij 'Ondertekenaars' het e-mailadres in van de persoon die dient te tekenen;

  2. Voeg bij 'Documenten toevoegen' bestanden toe die getekend moeten worden;

  3. Kies onderaan de pagina voor Versturen:

Ziet u bovenaan de melding "Uw document wordt aangeboden ter ondertekening" dan is het ondertekenverzoek succesvol aangemaakt:


Uitgebreide toelichting nieuwe transactie scherm:

De opbouw van het nieuwe transactie scherm bestaat uit vier onderdelen;
1. Ondertekenaars;

2. Documenten toevoegen;

3. Bericht;

4. Opties.

De vier onderdelen worden hieronder nader toegelicht;

1. Ondertekenaars

Vul in het veld onder Ondertekenaars het e-mailadres in van de ondertekenaar. Kies indien gewenst bij Extra verificatie voor een aanvullende verificatie:

Wilt u één of meerdere ondertekenaars toevoegen? Kies voor Ondertekenaar toevoegen, zie de afbeelding hieronder:

Zodra u een ondertekenaar heeft toegevoegd verschijnt er automatisch een nieuwe regel. Voer het e-mailadres in en eventueel een extra verificatie voor de nieuwe ondertekenaar:

Aan de rechterkant van de regel ziet u een aantal velden die hieronder worden toegelicht:

Naam en krabbel betekent dat de ondertekenaar in het ondertekenverzoek de naam dient in te vullen en een handtekening moet zetten.

Alleen naam kiest u indien u wilt dat de ondertekenaar geen krabbel hoeft te zetten.

Krabbel uit betekent dat de ondertekenaar slechts op de knop 'Akkoord' hoeft te klikken om te ondertekenen.

De taal van het ondertekenverzoek stelt u in met de taal selectie onder NL. Meer over de taal instellingen leest u hier.

Onder de blauwe knop kunt u opties instellen per ondertekenaar. Meer informatie leest u hier.

Wilt u een ondertekenaar regel verwijderen? Kies dan rechts van de regel voor het rode kruis:

2. Documenten toevoegen

In het midden van de pagina kunt u maximaal 6 bestanden toevoegen aan de transactie. U kunt de documenten uploaden door op het kruis te klikken of door de bestanden te slepen naar het vak onder de tekst Documenten toevoegen:

Let op, wij accepteren alleen PDF bestanden, lees meer over de PDF document vereisten in dit artikel.

Nadat u een PDF heeft geüpload verschijnt het vakje Invulbaar. Vink deze optie aan als u wilt dat de ondertekenaar bepaalde velden invult in de PDF voordat hij/zij ondertekent. meer informatie over invulbare documenten leest u hier.

Wilt u nog een bestand uploaden? Kies dan voor de plus in het nieuwe vak dat verschijnt of sleep daar de PDF naar toe. Zie de afbeelding hierboven.


De maximale grootte per bestand is 25MB, meer informatie over onze limieten leest u hier.

3. Bericht

Onderaan de pagina heeft u de mogelijkheid een persoonlijk bericht in te stellen. Zie de afbeelding hieronder.

Dit bericht wordt meegestuurd in de e-mail met het ondertekenverzoek. Wanneer u het veld leeg laat wordt het bericht overgenomen uit de instellingen. Is het bericht veld in de instellingen ook leeg? Dan wordt onze standaard tekst gehanteerd.

U kunt per ondertekenaar ook de naam tonen in de aanhef van het bericht.
Dit support artikel legt u uit hoe.

4. Opties

Rechts onderaan de nieuw transactie pagina vindt u de opties behorende bij de nieuwe transactie die u gaat versturen. Deze opties worden overgenomen van de standaard instellingen:

Waarmerken uit betekent dat er geen extra digitaal zegel / waarmerk links bovenaan het getekende document komt. Meer over waarmerken leest u hier.

Uitnodigingen op volgorde versturen wil zeggen dat er bij meerdere ondertekenaars de onderteken uitnodiging eerst naar de eerste / bovenste ondertekenaar wordt gemaild. Pas nadat de eerste ondertekenaar heeft getekend wordt het ondertekenverzoek naar de tweede ondertekenaar verstuurd. Wilt u naar alle ondertekenaars tegelijk het uitnodigingsverzoek sturen? Stel hier dan in Uitnodigingen tegelijk versturen.

30 is de transactie geldigheidsduur in dagen. De teller gaat lopen zodra u de transactie heeft aangemaakt. De geldigheidsduur is te verlengen tot maximaal 90 dagen en dient minimaal 1 dag te zijn. Wilt u de standaard geldigheidsduur aanpassen? Dat kan via de standaard instellingen.

Referentie kunt u gebruiken voor het vermelden van een eigen stukje tekst of een nummer. Denk bijvoorbeeld aan een werkgeversnummer voor een arbeidscontract of adres voor een koopakte. De referentie is alleen zichtbaar voor u als verzender en niet voor de ondertekenaar(s).

Gebruik krabbel als paraaf vinkt u aan wanneer u rechtsonder iedere pagina een paraaf wilt tonen. Let op! Het tonen van de paraaf is niet wettelijk verplicht en puur een cosmetische toevoeging aan het document. Meer informatie over de rechtsgeldigheid van de paraaf leest u in dit artikel.

Heb je het antwoord gevonden?