Het opstellen en verzenden van documenten voor ondertekening kan direct in Google Docs of Gmail, de programma’s waarmee je al werkt. Dus zonder de noodzaak om documenten eerst als pdf te downloaden en te uploaden in de portal van Evidos.

Om gebruik te kunnen maken van de Google Add-on in Gmail, dien je wel eerst de Add-on te downloaden. Via dit support artikel leggen we in stappen uit hoe je de Add-on kan installeren.

Als de Add-on succesvol is geïnstalleerd dan zie je het Evidos logo aan de rechterkant van Gmail:

Zodra je een email hebt ontvangen met een PDF document als bijlage dan kan je dit PDF document aanbieden direct vanuit Gmail om digitaal ondertekend te worden:

Vergeet niet het juiste document te selecteren en vervolgens kan je een ondertekenaar toevoegen. Vervolgens verschijnt er een nieuw venster om de gegevens van de ondertekenaars toe te voegen. Als je op de knop 'Mijzelf' drukt, dan worden jouw gegevens als gebruiker automatisch ingevuld. Naast deze knop vind je 'Favorieten'. Dit is een unieke functionaliteit van de Google Add-on. Als je vaak dezelfde ondertekenaar hebt dan kan deze persoon aan je 'Favorieten' lijstje toevoegen zodat je niet bij elk document alle gegevens opnieuw hoeft in te vullen.

Vervolgens kies je een verificatiemethode voor de ondertekenaar. In welke taal de ondertekenaar het ondertekenverzoek krijgt. Als laatste kan je ervoor kiezen of de ondertekenaar het getekende document en transactiebon wel of niet ontvangt per mail na het ondertekenproces.

Als je onderaan dit venster op de knop 'Opslaan' drukt dan kan je nog een ondertekenaar toevoegen. Mochten er meerdere ondertekenaars zijn dan krijg je deze optie om het ondertekenverzoek op volgorde of tegelijk te versturen:

Nadat je klaar bent met de ondertekenaars toevoegen, dan kan je op de knop 'Volgende' drukken voor het laatste venster om een ondertekenverzoek te versturen. In het laatste venster kan je het onderwerp, de tekst in de mail, een referentie meegeven en tot wanneer het document te ondertekenen is bepalen.

Vervolgens druk je op 'Nu indienen' en dan heb je succesvol je eerste document via de Evidos Google Add-on verstuurd!