Med rekryteringen i Evity skapar du jobbannonser, tar emot ansökningar via er egen karriärsida, bedömer kandidater tillsammans med kollegor och gör den valda kandidaten till medarbetare utan att lämna systemet. Den här guiden går igenom hela flödet steg för steg.

I den här artikeln:

Klicka på Rekrytering i vänstermenyn. Där finns fyra sidor:

Sidan Lediga tjänster.

Överst på Lediga tjänster hittar du:

Under nyckeltalen kan du filtrera på status (Publicerad, Utkast, Stängt, Arkiverad), söka och filtrera på rekryteringsansvarig. Kolumnen Att granska visar hur många nya ansökningar som ingen har tittat på, och Sista ansökningsdag visar hur många dagar som är kvar.

Innan den första annonsen går du igenom inställningarna en gång.

Du kan också gå direkt till en del av inställningarna via knappen Inställningar på sidan Lediga tjänster.

Genvägarna under Inställningar på sidan Lediga tjänster.

Rekryteringsinställningarna har fyra flikar:

Karriärsidan är er egen sida för lediga jobb. Där presenterar ni företaget, listar alla publicerade tjänster och tar emot ansökningar. Varje tjänst får också en egen annonssida med ansökningsformulär. Det finns redan en standardsida när ni börjar, som ni anpassar efter ert varumärke.

Gå till Inställningar › Mallar › Rekrytering och fliken Karriärsidor. Sidan märkt Standard väljs automatiskt för nya tjänster och öppnas från tjänstelistan.

När du skapar en ny karriärsida anger du ett namn och en adress. Adressen får innehålla små bokstäver, siffror och bindestreck och blir sidans webbadress, till exempel app.evity.hr/careers/nordvik. Under fälten ser du vilket bolag som blir arbetsgivare på sidan.

Klicka på Redigera i radmenyn för att öppna sidbyggaren. Till vänster gör du dina inställningar och till höger ser du direkt hur sidan blir.

Här gör du inställningar som gäller alla sidor på karriärsidan:

Längst ner anger du en länk till er integritetspolicy. Den länkas från samtyckestexten i ansökningsformuläret. Lämnar du fältet tomt visas ingen länk.

Fliken Karriärsida styr startsidan där alla lediga tjänster listas. Den har tre delar.

Under toppsektionen finns Innehållsavsnittet, en fri text där ni till exempel beskriver företaget och vad ni erbjuder. Det slår du av och på med reglaget. Sist kommer Sektion för tjänster med rubrik och introduktion ovanför listan med publicerade tjänster, och färgen på tjänstekorten.

Fliken Ansökningssida styr hur varje annonssida ser ut: bakgrunden bakom tjänstetiteln, färgerna för informationen om tjänsten och färgerna i ansökningsformuläret. Inmatningsfälten i formuläret är alltid vita med svart text, så att de blir lätta att fylla i.

Längre ner på samma flik finns Standardformulär för ansökan, alltså de fält som alla ansökningar på karriärsidan börjar med.

Varje enskild tjänst kan lägga till egna frågor ovanpå standardformuläret (se avsnittet Så skapar du en ny tjänst och jobbannons, steg 4).

Sist på fliken finns Integritet: texten om integritetspolicy och texten för samtycke till talangpoolen, som visas längst ner i formuläret. Lämnar du dem tomma används en standardtext med ert företagsnamn och lagringstiderna från era GDPR-inställningar.

Allt du ändrar sparas automatiskt som ett utkast. Kandidaterna ser inga ändringar förrän du publicerar.

Under ··· uppe till höger i sidbyggaren kan du Ändra adress, Använd din egen domän eller Avpublicera sidan.

Med en egen domän ligger karriärsidan på en adress som ni äger, till exempel jobb.dittforetag.se. Skriv in underdomänen och klicka på Anslut. Underdomänen måste också pekas mot Evity hos er domänleverantör; hör av er till oss i chatten om ni behöver hjälp med det.

Mallar gör att varje rekrytering går snabbare och att kandidaterna möter samma kvalitet varje gång. Du hittar dem under Inställningar › Mallar › Rekrytering på fliken Mallar. Det finns fyra typer. Kolumnen Används av visar hur många tjänster som använder en mall.

Så här hänger mallarna ihop med resten av rekryteringen:

En jobbmall är en färdig tjänst för en roll som ni rekryterar till ofta, till exempel säljare eller utvecklare. När någon väljer mallen i Ny tjänst fylls allt i direkt, och den som skapar annonsen behöver bara justera det som är unikt.

En jobbmall innehåller samma delar som en tjänst:

Längst ner kan jobbmallen få en egen lagringstid för kandidatuppgifter, som ersätter organisationens standard.

Skapa en ny mall med Skapa jobbmall. Ändringar i en jobbmall påverkar bara tjänster som skapas efteråt.

E-postmallarna innehåller de mejl ni skickar till kandidater. Det finns färdiga standardmallar för de vanligaste situationerna: Ansökan mottagen, Ansökan uppdaterad, Inbjudan till telefonsamtal, Inbjudan till intervju, Begäran om referenser, Erbjudande, Avslag (allmänt) och Avslag (efter intervju).

Klicka på en mall för att redigera den.

Fält du kan infoga: kandidatens namn och e-post, tjänstens rubrik, länk till annonsen, lön, sista ansökningsdag, team, arbetsplats, plats, avtalstyp, timmar, rekryterarens namn, e-post och roll, kontaktperson, rekryteringsansvarig samt företagets namn, webbplats, karriärsida och logotyp.

E-postmallarna används på tre ställen:

Intervjumallar ger alla som intervjuar samma frågor, så att kandidaterna bedöms på samma grunder. Varje mall har ett syfte: Intervju eller Referenskontroll.

Klicka på en mall för att ändra namn, syfte, beskrivning och frågor. Dela gärna in frågorna under rubriker, till exempel Erfarenhet, Värderingar och samarbete och Motivation.

Intervjumallarna används på tre ställen:

Kolumnen Intervjuer i listan visar hur många intervjuer som har gjorts med mallen.

En stegmall bestämmer vilka steg en ny tjänst börjar med. Standardflödet har stegen Ny, Telefonintervju, Intervju, Referenser, Anställd och Avslagen.

Stegmallen väljs i steg 3 när du skapar en ny tjänst, eller i förväg i en jobbmall. Den kan inte bytas efter att tjänsten har sparats.

På fliken Anställning under Inställningar › Mallar › Rekrytering bestämmer ni två saker som gäller när en kandidat blir medarbetare:

Standardformuläret används när en anställning startas för en tjänst vars jobbmall saknar eget formulär. Du kan också byta formulär för varje nyanställd (avsnittet Anställ en kandidat: från kandidat till medarbetare).

Klicka på Ny tjänst. En panel öppnas till höger och guidar dig genom fyra steg. Du kan gå fram och tillbaka mellan stegen med Nästa och Tillbaka.

Välj vilken karriärsida tjänsten ska publiceras på. Välj sedan en jobbmall, eller Börja från grunden om du vill skriva allt själv. Mallen fyller i beskrivning, rekryteringsflöde, team och ansökningsformulär, och allt går att ändra i nästa steg.

Fyll i Tjänstens rubrik (det kandidaterna ser), välj Roll och skriv Beskrivning i textredigeraren. Använd gärna rubriker som Om rollen, Dina arbetsuppgifter, Vi erbjuder och Krav, så blir annonsen lätt att läsa.

Längre ner i samma steg fyller du i placering och villkor:

Varje uppgift har ett reglage. Stänger du av det visas uppgiften inte i annonsen.

Här anger du också Antal platser (hur många ni anställer), en förvald Intervjumall och en Kontaktperson som visas för kandidaterna.

Team och åtkomst: Du, den rekryteringsansvariga och den ansvariga rekryteraren får full åtkomst automatiskt. Lägg till fler kollegor med Lägg till teammedlem och välj vad var och en får göra:

Endast visning passar till exempel en chef som vill följa rekryteringen utan att flytta kandidater.

Kandidaterna fyller alltid i karriärsidans basfält först: förnamn, efternamn, e-post, telefonnummer och LinkedIn-profil. Basfälten ändrar du i sidbyggaren för karriärsidan (se avsnittet Så sätter du upp karriärsidan). Här lägger du till de frågor som är unika för tjänsten.

Här är en kort sammanfattning. Hur viktningen fungerar för varje svarstyp beskrivs utförligt i avsnittet Viktning av urvalsfrågor och urvalsmatchning.

När du redigerar en fråga väljer du Svarstyp: text, nummer, datum, vallista, ja/nej, filuppladdning eller kryssruta för samtycke. För vallistor, ja/nej och nummer kan du ge frågan en Vikt och ange det Förväntade svaret. Då räknar Evity ut en matchning från 0 till 100 % för varje kandidat.

Med urvalsfrågor får varje kandidat automatiskt en urvalsmatchning mellan 0 och 100 %. Matchningen visar hur väl kandidaten uppfyller kraven för rollen, så att du snabbt ser vilka ansökningar du ska titta på först. Du ställer in viktningen när du lägger till eller redigerar en fråga i ansökningsformuläret, på tjänsten eller i en jobbmall.

Tre svarstyper kan ge poäng: Vallista (enkelval eller flerval), Ja/Nej och Nummer. Text, datum, filuppladdning och kryssruta för samtycke poängsätts inte. Svaren syns ändå på kandidatkortet, så att du kan bedöma dem själv.

Varje poängsatt fråga har två inställningar som samverkar:

Alla vikter anges mellan 0 och 100. Det är bara förhållandet mellan vikterna som spelar roll, så du kan använda den skala du tycker är enklast.

Välj först Enkelval (kandidaten väljer ett alternativ) eller Flerval (kandidaten kan välja flera).

Exempel: frågan "Hur många års erfarenhet har du av att leda team?" har alternativen nedan. Det högsta alternativet har vikt 70 och räknas därför som 100 % uppfyllt.

Vid flerval läggs vikterna för de valda alternativen ihop, och frågan är fullt uppfylld när summan når 100.

Välj det förväntade svaret, Ja eller Nej. Det förväntade svaret ger full poäng och det andra svaret ger ingen poäng.

För nummerfrågor anger du poäng per svarsintervall, till exempel för antal års erfarenhet.

Exempel: intervallet 2 till 4 år ger 5 poäng och 5 år eller mer ger 10 poäng. En kandidat som svarar 3 år uppfyller frågan till 50 %, och en som svarar 6 år till 100 %. Med minsta värde 2 får en kandidat som svarar 1 år 0 % i total matchning.

Alla poängsatta frågor kan göras till ett obligatoriskt krav (skallkrav). Om kandidaten inte uppfyller kravet blir hela matchningen 0 %, oavsett hur bra övriga svar är.

På kandidatkortet markeras ett ej uppfyllt krav i rött, med en förklaring om att 0 % beror på kravet. Använd obligatoriska krav sparsamt, till exempel för arbetstillstånd eller körkort.

Matchningen är ett viktat medelvärde av hur väl varje fråga är uppfylld:

Matchning = summan av (frågans vikt × uppfyllt) ÷ summan av frågornas vikter

Exempel med två frågor:

En kandidat som ger det bästa svaret på alla frågor får alltid 100 %.

Kandidaten ser aldrig vikterna, poängen eller vilka frågor som är obligatoriska krav. Frågorna ser ut som vanliga frågor i formuläret.

När tjänsten är publicerad visas den på er karriärsida. Där presenterar ni företaget och listar alla lediga tjänster. Hur ni sätter upp sidan beskrivs i avsnittet Så sätter du upp karriärsidan.

Varje tjänst får en egen annonssida med plats, arbetsplats, sista ansökningsdag och knappen Ansök nu.

Inne på tjänsten finns Kopiera länk, som kopierar länken till just den annonsen, och Visa annonsen, som öppnar den. Dela länken på LinkedIn, i jobbportaler eller i nyhetsbrev, så hamnar alla ansökningar på samma ställe i Evity.

Klicka på en tjänst i listan för att öppna rekryteringstavlan. Varje kolumn är ett steg i flödet och varje kort är en kandidat.

Med kryssrutorna på korten (eller på kolumnrubriken) markerar du flera kandidater samtidigt.

Klicka på blixtikonen på en kolumn för att öppna Redigera steg. Där kan du ändra stegets namn, ikon, färg och beskrivning, och lägga till e-postmeddelanden som skickas när en kandidat flyttas till steget.

Ett vanligt upplägg är att steget Ny skickar Ansökan mottagen automatiskt, och att steget Intervju skickar Inbjudan till intervju med granskning först.

I listvyn ser du alla kandidater i en tabell med e-post, ansökningsdatum, nuvarande steg, matchning, betyg, taggar, senaste anteckning och senaste aktivitet.

Klicka på en kandidat för att öppna kandidatkortet. Här finns allt om kandidaten samlat.

Överst ser du också vem som lagt till kandidaten, hur länge kandidaten varit i steget, matchningen och kandidatens e-post och telefonnummer.

Fäll ut Urvalsmatchning för att se hur varje svar räknats, och Svar på ansökan för att se allt kandidaten fyllt i.

Under Samtycken ser du på vilken grund ni behandlar kandidatens uppgifter, och om kandidaten har samtyckt till att kontaktas om framtida tjänster (talangpoolen).

Under ··· finns genvägar till att skicka e-post, genomföra intervju, starta referenskontroll och lägga till anteckning. Under rubriken Integritet kan du exportera kandidatens data, visa händelseloggen och ta bort kandidatens uppgifter.

Gå till fliken Intervjuer och klicka på Genomför intervju. Välj intervjumall och datum och klicka på Starta intervju. Med en mall får du frågorna framför dig under intervjun och kan anteckna svaren direkt.

Avsluta varje intervju med en sammanfattande bedömning: totalt betyg i stjärnor, en rekommendation (till exempel Ja eller Absolut ja) och en valfri sammanfattning. Bedömningen syns i listan över intervjuer, så att teamet snabbt kan jämföra.

En slutförd intervju låses. Klicka på Lås upp för att redigera om du behöver ändra något. Med skrivarikonen skriver du ut intervjun.

Gå till fliken Kommunikation och klicka på Skicka e-post.

Under meddelandet står vilken avsändare kandidaten ser och vart svaren skickas. Alla skickade mejl sparas i fliken och i kandidatens tidslinje.

Gå till fliken Referenskontroll och klicka på Starta referenskontroll. Ange referensens namn, roll och företag och välj gärna en mall för referenstagning. När kontrollen är klar visas betyg och rekommendation i listan, precis som för intervjuer.

Har någon sökt via mejl eller en rekryteringsbyrå? Klicka på Ny kandidat uppe till höger på tjänsten. Du fyller i samma ansökningsformulär som kandidaterna på karriärsidan, inklusive tjänstens egna frågor, och kan ladda upp CV och personligt brev. Kandidaten hamnar i första steget och får en urvalsmatchning som alla andra.

Klicka på Avslå på kandidatkortet.

När ni har bestämt er klickar du på Påbörja anställning på kandidatkortet. Fyll i roll och startuppgifter. Personen flyttas då till sidan Inväntar anställning.

Klicka på en person för att öppna anställningen. Överst ser du annonsen, hur många platser som är tillsatta och vilken process som gäller. Rutan Kräver uppmärksamhet visar sådant som behöver åtgärdas, till exempel ett passerat startdatum eller ett mejl som inte gick fram, med en knapp för att lösa det direkt.

Anställningen går igenom fem steg:

När avtalet är signerat aktiveras personen automatiskt som medarbetare, tidigast på startdatumet.

Vill ni inte skicka avtal eller formulär via Evity? Klicka på Ändra vid Process och slå av det som inte ska användas. Det går att ändra så länge inget avtal är ute för signering.

Sidan Kandidater visar alla kandidater i alla annonser. Den passar när du letar efter en viss person eller vill jämföra kandidater mellan tjänster.

Inne på en tjänst finns menyn ··· uppe till höger.

Ikonen med nedåtpil bredvid menyn exporterar tjänstens kandidater.

Under Rekrytering › Kandidatuppgifter finns tre flikar som hjälper er att hantera kandidaternas personuppgifter rätt.

Här listas kandidater som har samtyckt till att kontaktas om framtida tjänster, med vilken tjänst de sökte, när de gav sitt samtycke och när det upphör. Filtrera på Aktiv eller Har gått ut.

Enligt GDPR har en kandidat rätt att få en kopia av alla uppgifter ni har om hen, och att få uppgifterna raderade. Evity gör det enkelt för kandidaten att be om det och för er att svara i tid.

Så begär kandidaten. Längst ner i varje mejl som kandidaten får under rekryteringen finns raden Dina uppgifter: Begär en kopia · Begär radering. Länken öppnar en sida där kandidaten bekräftar sin begäran med en knapp. Kandidaten får då se det senaste datum då hen ska ha fått svar. Ansökningsformuläret på karriärsidan informerar också om att kandidaten när som helst kan begära en kopia eller radering.

Så får ni veta det. Den rekryteringsansvariga för tjänsten får en avisering, och förfrågan hamnar under Rekrytering › Kandidatuppgifter på fliken Förfrågningar om uppgifter.

Exempel på två väntande förfrågningar.

Filtrera på Väntande för det som återstår och Besvarad för det som är klart.

En kandidat som har en pågående anställning, eller som redan har blivit medarbetare, kan inte raderas. Då behöver anställningen avbrytas eller slutföras först, och förfrågan ligger kvar som väntande så länge.

Ringer eller mejlar kandidaten i stället kan du hantera begäran direkt från kandidatkortet. Klicka på ··· och välj under Integritet:

Allt som görs, både förfrågningar, exporter och raderingar, sparas i händelseloggen så att ni kan visa hur ni har hanterat kandidatens rättigheter.

Loggen visar vem som har öppnat kandidatkort och dokument, startat anställningar och gjort andra ändringar, och när. Filtrera på åtgärd och datum.

Under Inställningar › Mallar › Rekrytering på fliken Integritet och GDPR bestämmer ni hur länge ansökningar sparas efter att rekryteringen avslutats, och om de ska anonymiseras automatiskt eller om en administratör ska få ett meddelande. Praxis i Sverige är upp till 24 månader och Evity rekommenderar 12. På samma sätt anger ni hur länge kandidater finns kvar i talangpoolen, räknat från samtycket.

En jobbmall kan ha en egen lagringstid som ersätter standardinställningen.

Nej. Betyg, taggar, anteckningar och intervjubedömningar syns bara för dem som har åtkomst till tjänsten i Evity.

Ja. Lägg till kollegan under Team och åtkomst och välj Anpassad. Då bestämmer du exakt vad personen får se och göra.

Ja, via Redigera steg i menyn på tjänsten. Stegmallen gäller bara när tjänsten skapas.

Annonsen tar inte emot fler ansökningar. Kandidaterna finns kvar på tavlan och du fortsätter rekryteringen som vanligt. Stäng tjänsten när den är tillsatt och arkivera den när allt är klart.

Ange antal platser i Flöde och team. Varje anställning visar hur många platser som är tillsatta, och du bestämmer själv när annonsen stängs.

För att behandla en ansökan räcker berättigat intresse, och det framgår under Samtycken på kandidatkortet. För att spara kandidaten i talangpoolen för framtida tjänster krävs kandidatens samtycke.