Filtrování a vyhledávání zpráv

Nejdříve se podíváme na užitečné funkce v záhlaví. Filtrovat zprávy lze pomocí dvou tlačítek Vše a Filtr v horní části prostředního panelu, přičemž každé filtruje podle jiného parametru, ale je možné oba naráz kombinovat.

Image Placeholder

Filtr v pravé části sloupce filtruje poštu podle vztahu ke spisu a stavu v Poště. Poslední v menu Archivované vypíše všechny zprávy v archivu. Je to jediný způsob jak je všechny zobrazit.

Image Placeholder

Vše dělí poštu podle data uvedeného u pošty. Ve výběru si můžete na jedno kliknutí zvolit jeden ze standardních a nejpoužívanějších časových úseků nebo zadat přesný výběr data Od-Do.

Hledání pošty probíhá pomocí pole Vyhledávání, do kterého napíšete požadovaný výraz, stačí pouze několik znaků z hlavičky pošty, to je jméno odesílatele nebo předmět zprávy. Hledání probíhá také mezi archivovanou poštu.

Image Placeholder

Přehled poštovních zpráv

Veškerá pošta obsažena v účtu je seřazena v prostředním panelu podatelny sestupně dle data uvedeného u zprávy.

Image Placeholder

Každá zpráva předtím, než s ní začnete pracovat má v levé části jméno odesilatele, případně email, pokud nebyl přiřazen k subjektu, viz níže. Pod jménem je tučným písmem předmět pošty.

Image Placeholder

Po zpracování příchozí pošty přibude zeleným písmem zvýrazněný řádek s Druhem pošty a menším písmem dole číslo s název spisu, ke kterému byla pošta přiřazena. Toto zpracovaní je volitelné a uživatel nemusí s některou poštou vůbec nic dělat.

Image Placeholder

Na pravé straně jsou ikony. Nejčastěji je vidět spona, značící přiložený soubor, vlajka nebo zvoneček, ty souvisejí s vyřízením pošty. Mezi poslední stále ikony patří šipky označující odpověď na zprávu nebo její přeposlání.

Image Placeholder

Při najetí myši do této oblasti ikon, se provede doplnění ikon o koš a případně fajfku, která slouží pro vyřízení pošty.

Image Placeholder

Pošta, která došla do schránky a nebyla zatím zobrazena, je označena na levé straně modrým pruhem a předmět zprávy je také zvýrazněn tučně modrou barvou.

S další barevnou variantou se setkáte u pošty přiřazené k vyřízení, jejíž datum určené k zpracování už uplynulo. Označí se na levé straně oranžovým pruhem, předmět zprávy je také zvýrazněn tučně oranžovou barvou a ikona zvonku se vyplní barvou.

Hromadné funkce

V Evoliu můžete označit několik zpráv a ty přesunout najednou do složky Odstraněná, tlačítkem Odstranit v horní liště.

Image Placeholder

Náhled zprávy

Nyní se budeme věnovat poslednímu, pravému panelu v podatelně, který zobrazuje veškeré informace obsažené ve zprávě.

Záhlaví zprávy

Hlavička obsahuje podstatné informace o dané zprávě. V levé části nahoře je tučně předmět zprávy, pod předmětem je odesílatel pošty s avatarem. Modrou ikonou +, která je pouze u emailu, je možné přidat tento email do kontaktních údajů subjektu. Jméno zapsané níže menším textem označuje příjemce.

Image Placeholder

Další informace o doručení zobrazíte šipkou u příjemce.

Tlačítka Přidat spis otevře formulář ve kterém je možné doručenou poštu zpracovat. Pokud má subjekt jediný aktuální případ, zpráva se do něj zařadí sama. Přidat úkol zase umožní vytvořit úkol bez potřeby zprávu přiřadit k případu. Pro další informace k zprávě slouží Poznámka dole v hlavičce.

Image Placeholder

Pošta po takovém zpracování může vypadat třeba takto:

Image Placeholder

Tlačítka napravo v hlavičce nabízí další možnosti práce s konkrétní poštou. Pro odeslání odpovědi slouží tlačítko Šipky směřující vlevo. Otevře se nové okno s automatiky vyplněnými údaji a původní zprávou. Druhé tlačítko skrývá nabídku. Každý typ pošty má trochu odlišné možnosti.

Image Placeholder

Listinnou poštu umí Evolio: Upravit, mění informace zprávy uvedené při jejím založení. Jestliže uživatel nedopatřením otevřel nepřečtenou poštu, kterou nechtěl, je možné ji znovu označit jako nepřečtenou. Odstranit zprávu smaže a jako poslední v nabídce Vytisknout umožní danou zprávu převést na formát, který je schopna tiskárna přijmout a vytisknout.

Image Placeholder

U emailu možnost Odpovědět všem zařadí email odesilatele a příjemce původní zprávy do kolonky příjemce u nové zprávy. Poštu umíme přeposlat datovkou, stáhnou do Vašeho počítače ve formátu MSG/EML. Takto stažená pošta jde otevřít např. v aplikaci Outlook. Archivovat přesune email do archivu a odstraní ji z přehledu. Bude ale dále dohledatelná a můžete ji vyfiltrovat.

Image Placeholder

Datová zpráva má dvě odlišnosti. Stáhnout ZFO označuje uložení datové zprávy do Vašeho počítače, ta obsahuje všechny přílohy, ale neobsahuje doručenku, ani datum doručení. Proto existuje ve výčtu další nabídka Stáhnout doručenku. V těle doručenky je zbytek informací o doručení.

Image Placeholder

U datové zprávy nesmějí chybět informace o způsobu doručení, čísla jednací a spisové značky. Ty jsou uvedena pod hlavičkou. Obě strany mohou používat odlišné značení, proto jsou rozděleny následovně. U doručené datovky Naše... označuje používané značení na straně odesílatele, naopak Vaše... jsou značky, které používáte Vy. Rozdělení je bráno z pohledu odesílatele. U odeslané datové zprávy platí přesný opak, protože tentokrát je odesilatelem uživatel Evolia.

Tělo zprávy

Ve zbytku panelu vidíte přiložené soubory ke zprávě a samotný text pošty.

S přiloženými soubory lze manipulovat. Při najetí myší na dokument se objeví malý štítek Vyberte typ. Tím přidáte dokumentu štítek.

Image Placeholder

Když máte stažený Synchronizer dokumenty s příponou .docx a PDF můžete otevřít kliknutím přímo na ně. V opačném případě využijte menu pro další manipulaci s nimi. To máte k dispozici i po stažení Synchronizeru.


Image Placeholder


SOUVISEJÍCÍ ČLÁNKY

Našli jste odpověď?