Evolio dokáže na pár kliknutí zpracovat příchozí poštu, přiřadit ji k případu a nejen to. Snažíme se tak o co největší automatizaci Vašich činností. Dokážeme také přiřadit úplně sami poštu od subjektu, pokud má jediný aktuální případ, právě do něj.

Přiřazení pošty umožňuje kvalitní kategorizaci pošty, protože častým problémem v komunikaci je srozumitelné označení zásilky. Názvy datových zpráv a emailů jsou často nepřesné. V Poště můžete zprávě snadno nastavit druh podle Vašeho způsobu práce. Po přiřazení se původní předmět zmenší a zobrazí se výrazný zelený nápis.

Image Placeholder

Pro ukázku jsme připravili jednu poštu a jak by takové její zpracování mohlo vypadat: V podatelně si vyberte zprávu, kterou zpracujete a kliknete na Přidat spis.

Otevře se formulář, v kterém vyhledáte případ a vyberete druh. Od zvoleného druhu se odvíjí další úpravy, viz níže.


Po přiřazení ke spisu naleznete zpracovanou poštu mezi Aktivitami, vzhledem k tomu, že se měl v tomto případě vytvořit i úkol, ten naleznete na vedlejší kartě Úkoly.

Pravděpodobně se teď divíte a ptáte, kde jsme k takovým možnostem přišli? Protože ve Vašem Evoliu takové nastavení zatím nemáte. Kouzlo se skrývá hned na začátku, při výběru položky Druh. Každá položka Druh už má předem zadáno z číselníku, co přesně udělá. Obsah číselníku můžete naplnit dle svého způsobu práce. Uživatel tedy nemusí neustále provádět tyto činnosti ručně, ale jsou automatizovány a ušetří všem tak spoustu času.

Ještě doplníme jednu poznámku k příchozím emailům: pokud je email přiřazený k subjektu, který má právě jeden aktivní případ, přiřadí se zpráva k tomuto spisu automaticky jako příchozí email.


Nastavení číselníku příchozí pošty

A teď si vysvětlíme a ukážeme všechny možnosti pro zpracování pošty. Nejjednodušší přístup do číselníku je při přiřazování pošty kliknutím na slovo Druh.

Image Placeholder

Sloupce v tabulce mají svůj význam. Název se nabízí během přiřazení zprávy. Akce je činnost která se bude provádět, máte na výběr: K vyřízení, Úkol a Nic. Ty si ještě popíšeme podrobně níže. Další Druh doručení (email, datovka, listinná pošta nebo na tom nezáleží) znamená, že druh bude viditelný jen při shodném typu zprávy. Přiřadit k události vytvoří úkon s touto zprávou. Poslední dva sloupce používáte pouze při výběru akce typu Úkol.

Akce K vyřízení

Když už víte co znamenají jednotlivé sloupce, podíváme se podrobně na jednotlivé akce a začneme K vyřízení. Nový druh založíte pomocí nápovědy v předchozím odstavci.

Po založení druhu vyberte novou zprávu a přiřaďte mu tento druh. Vyřizuje se doplní samo, pokud je nějaký uživatel na této pozici ve spise, můžete ještě dodat nejpozdější termín pro vyřízení pošty.

Image Placeholder

Když vše proběhlo v pořádku uvidíte poštu v Aktivitách. Vytvořil se úkonu z číselníku, předmět pošty je v jeho názvu a nechybí ani dokumenty. Samotná zpráva se vyřizujícímu uživateli zobrazí také na Nástěnce a v Poště, v oddělené části K vyřízení.

Image Placeholder

Akce Úkol

Dalším v pořadí je Úkol. U této akce najdou využití i poslední dva sloupce číselníku. V prvním vyberte který úkol se bude generovat a v druhém kolik dní bude uživatel mít, na to aby jej splnil.

Image Placeholder

Při výběru tohoto druhu se formulář rozšíří a uživatel jen zadá poznámku, zbytek byl doplněn automaticky.

Image Placeholder

Stejně jako u K vyřízení je pošta založena v Aktivitách. Navíc byl vytvořen úkol na vedlejší záložce Úkoly. Výhodou je převzetí všech dokumentů z pošty do úkolu.

Image Placeholder

Akce Nic

Jako poslední nám zbývá ta nejobyčejnější funkce. Jak již napovídá sám název akce, Nic neprovádí žádnou zvláštní činnost. Pouze přiřadí poštu do úkonu v případu.

Image Placeholder


SOUVISEJÍCÍ ČLÁNKY

Našli jste odpověď?