Před začátkem doporučujeme si přečíst něco o efektivním vykazování, které můžete uplatnit už během práce s tímto článkem. Máte nastudováno? Pokud je Vaše odpověď ANO, pojďme se společně vrhnout do práce!
Pro přidání nového spisu stiskněte tlačítko + Nový v horní liště vedle pole pro vyhledávání. Z nabídky vyberte Advokátní spis.
Ve formuláři vyplňte všechna požadovaná pole. Pro začátek stačí, když zadáte Věc, to je jediné povinné pole, bez kterého nejde spis založit a Klienta. Jaké údaje o subjektu můžete mít v Evoliu, se dozvíte v článku Přidání subjektu.
Po vzniku advokátního spisu se vám otevře jeho karta. Její podrobný popis naleznete v detailnějším článku.
Práci vykážete kliknutím na box v horní liště s ikonkou hodin. Toto je nejrychlejší způsob výkazu práce. Pokud Vás zajímají další způsoby, naleznete je v článku o 5 způsobech vykazování.
Po zobrazení vykazovací karty zvolte datum, určete spis, do kterého práci zapisujete (automaticky se přiřadí ten, který máte zrovna otevřený) a vyberte typ provedeného úkonu/práce (vlastní nebo z číselníku). Dále zapište čas provedené práce. Ten dělíme na skutečný čas, tedy jak dlouho Vám práce trvala, a čas účtovaný, který se bude fakturovat.
Zvolte druh sazby. Výši hodinových sazeb můžete upravovat v nastevení Vykazování.
Pro lepší popis výkonu lze zapsat do výkazu také poznámku.
Jiné Hotové výdaje se v Evoliu zapisují do úkonů v záložce Aktivity. Do Aktivit se zapisují všechny činnosti uskutečněné ve spise, mezi které patří i úkony. Pomocí úkonů můžete odesílat emaily, datové zprávy nebo dokonce hybridní poštu. My se ale zaměříme speciálně na jejich funkci vykazování Hotových výdajů (podrobnější návod najdete zde).
Úkon si lze pro vykazování hotových výdajů založit nový, ale v tomto článku budeme pracovat s tím, který se založil při vykazování přes horní lištu.
V kartě úkonu pak stačí kliknout na Hotové výdaje. Dejme tomu, že výsledek úkonu budete odesílat pomocí pošty, do hotových výdajů tak vložíte výši poštovného.
Přesuneme se do další části spisu. Veškerá práce, kterou vykážete, je dostupná k nahlédnutí a dalšímu zpracování v záložce Vykazování. Zde provádíte vyúčtování na spis. Po jejím otevření se vám zobrazí souhrnný výpis vykázané a vyúčtované práce s výdaji. Vyúčtování na klienta, který má více spisů, se neprovádí tady, ale v Manažeru vyúčtování.
Nejdříve zkontrolujte Nastavení, ať nemusíte zpětně upravovat další záznamy. Zvolte, zda chcete spis účtovat na klienta a účtovat mu tak veškeré spisy jednou fakturou nebo na případ, kdy každý spis bude mít své faktury. Po zvolení typu vyúčtování doplňte zbytek parametrů. Rozpočet spisu je orientační a Evolio bude postupně počítat procento naplnění rozpočtu z veškerých uvedených výkazů. S Paušálem můžete mít pravidelnou zálohu.
Záložky ve Vykazování
Hotové výdaje, Vykázaná práce a Paušál slouží k přehlednému zobrazení jednotlivých vykázaných položek z každé kategorie. U všech se zobrazuje, zda již byly vyúčtovány nebo jsou k němu připraveny. Položky lze stále editovat, pokud na ně kliknete. U práce můžete změnit typ sazby.
Vaše kroky pokračují do záložky Vyúčtování, kde vykázanou práci vyúčtujete. Pro přidání nového vyúčtování klikněte na Přidat. Následně vyberte položky k vyúčtování. V nabídce Zahrnout se zobrazí jen to, co projde zvoleným časovým filtrem.
Níže vidíte celý postup, v němž můžete ještě upravit data, osoby atd.
Dole v Souhrnu vyúčtování je tlačítko Vytvořit fakturu, kterým vygenerujete novou fakturu spárovanou s tímto vyúčtováním. Do nových faktur se propíší všechny potřebné údaje automaticky, ovšem pouze pokud jsou již vyplněné v nastavení. Údaje faktury lze kdykoliv dále upravovat.
Posledním krokem je uhrazení faktury. Nejjednodušeji jde uhradit přímo ve faktuře. Druhou variantou je založení úhrady na záložce Platby a následné přiřazení k faktuře.
Nechcete se zdržovat ručním zadáváním plateb? Nastavte si import přímo z Vaší banky.
