Abychom Vám zpříjemnili začátky práce v Evoliu, připravili jsme jednoduchý návod, který vás krok za krokem provede základním využitím advokátního spisu za účelem ukázky práce s vyúčtováním a fakturami.


Před začátkem doporučujeme si přečíst něco o efektivním vykazování, které můžete uplatnit už během práce s tímto článkem. Máte nastudováno? Pokud je Vaše odpověď ANO, pojďme se společně vrhnout do práce!

  • Pro přidání nového spisu stiskněte tlačítko Nový v horní liště vedle pole pro vyhledávání. Z nabídky vyberte Advokátní spis.

  • Ve formuláři vyplňte všechna požadovaná pole. Pro začátek stačí, když zadáte Věc, to je jediné povinné pole, bez kterého nejde spis založit a Klienta. Jaké údaje o subjektu můžete mít v Evoliu, se dozvíte v článku Přidání subjektu.

  • Po vzniku advokátního spisu se vám otevře jeho karta. Její podrobný popis naleznete v dalším článku. Jednou z nejdůležitějších záložek advokátního spisu jsou Aktivity. Do Aktivit se zapisují všechny činnosti uskutečněné ve spise, takže i úkony. Pomocí úkonů můžete odesílat emaily, datové zprávy nebo dokonce hybridní poštu. My se ale zaměříme speciálně na jejich funkci vykazování práce (podrobnější návod najdete zde).

Image Placeholder
  • Po založení úkonu, uvidíte v jeho horní části box s ikonou hodin, ten otevřete. Zvolte datum, činnost (vlastní nebo z číselníku) a čas jejího trvání. Ten dělíme na skutečný čas, tedy jak dlouho Vám práce trvala a čas vykázaný, který se bude fakturovat.

Image Placeholder
  • K práci můžete také přidat hotové výdaje. Dejme tomu, že výsledek úkonu budete odesílat pomocí pošty. Do hotových výdajů tak vložíte výši poštovného.

Image Placeholder
  • Přesuneme se do další části spisu. Veškerá práce, kterou vykážete je dostupná k nahlédnutí a dalšímu zpracování v záložce Vykazování. Zde provádíte vyúčtování na spis. Po jejím otevření se vám zobrazí souhrnný výpis vykázané a vyúčtované práce s výdaji. Vyúčtování na klienta, který má více spisů, se neprovádí tady, ale v Manažeru vyúčtování.

Image Placeholder
  • Nejdříve zkontrolujte Nastavení, ať nemusíte zpětně upravovat všechny záznamy. Zvolte, zda chcete spis účtovat na klienta a účtovat mu tak veškeré spisy jednou fakturou nebo na případ, kdy každý spis bude mít své faktury. Po zvolení typu vyúčtování doplňte zbytek parametrů. Rozpočet spisu je orientační a Evolio bude postupně počítat procento naplnění rozpočtu z veškerých uvedených výkazů. S Paušálem můžete mít pravidelnou zálohu.

Image Placeholder
  • Záložky Hotové výdaje, Vykázaná práce a Paušál slouží k přehlednému zobrazení jednotlivých vykázaných položek z každé kategorie. U všech se zobrazuje, zda již byly vyúčtovány nebo jsou k němu připraveny. Položky lze stále editovat, pokud na ně kliknete. U práce můžete změnit typ sazby.

Image Placeholder
  • Vaše kroky pokračují do záložky Vyúčtování, kde vykázanou práci vyúčtujete. Pro přidání nového vyúčtování klikněte na Přidat. Ve vyúčtování jsou nyní všechny položky, které byly ve stavu K vyúčtování. Můžete ještě upravit data, osoby atd.

  • Dole v Souhrnu vyúčtování je tlačítko Vytvořit fakturu, kterým vygenerujete novou fakturu spárovanou s tímto vyúčtováním. Údaje faktury můžete dále upravovat.

  • Posledním krokem je uhrazení faktury. Nejjednodušeji jde uhradit přímo ve faktuře. Druhou variantou je založení úhrady na záložce Platby a následné přiřazení k faktuře. Nechcete se zdržovat zadáváním plateb? Nastavte si import přímo z Vaší banky.

Tip: Zadání práce bez nutnosti proklikávat se spisem a vytváření úkonu slouží box umístěný v horní liště s ikonou hodin. Po rozkliknutí vyberete spis, na kterém jste pracovali a odpracované hodiny stejně jako v úkonu. Podrobný popis a další způsoby vykazování naleznete v článku o 4 způsobech vykazování.


SOUVISEJÍCÍ ČLÁNKY

Našli jste odpověď?