מסך "הוספת עובד חדש" הוא המקום שבו מקימים עובד במערכת: שם, תעודת זהות, מחלקה, הסכם עבודה, ואם רוצים גם משתמש להתחברות לאפליקציה ולאתר. צריך אותו בכל פעם שמצטרף עובד חדש, ולכל עובד שעדיין לא הוקם במערכת.

המדריך כולל: סרטון הסבר קצר, מדריך מקוצר, מי יכול להוסיף עובד, מה צריך לפני שמתחילים, הנתיב למסך, כל השדות בלשונית "מידע כללי", כללי תעודת הזהות, יצירת משתמש בלשונית "הגדרות משתמש", שאר הלשוניות בכרטיס, שמירה, הודעות שגיאה, שאלות נפוצות ופתרון בעיות, מקרא, מילון מונחים וסיכום מהיר. הוספת הרבה עובדים בבת אחת, פרטי בנק, הקמת פרטי התחברות, הוספה בשעון הנוכחות והגדרת עובד כלא פעיל מוסברים במדריכים נפרדים (ראו "מאמרים קשורים").

הסרטון מראה איך מוסיפים עובד חדש: כניסה למסך "הוסף עובד חדש", מילוי שם פרטי, שם משפחה ות.ז., בחירת מחלקה והסכם עבודה, הפעלת משתמש להתחברות, שמירה ומסירת פרטי ההתחברות לעובד.

הפעולה זמינה רק למי שהמסך "הוסף עובד חדש" פתוח לו בתפריט.

אם הפריט "הוסף עובד חדש" מופיע באפור בתפריט, הוא אינו כלול בחבילה או בהרשאות של החברה. פנו למנהל המערכת או לשירות הלקוחות.

איפה: עובדים ← הוסף עובד חדש. דרך נוספת: עובדים ← רשימת עובדים ← כפתור "הוסף חדש" בראש הרשימה. ליד הכפתור יש גם "הוספת עובדים מהירה" להוספת כמה עובדים בבת אחת.

בראש המסך מופיע הכותרת "הוספת עובד חדש" ובצדה קישור "שאלה?לחץ למרכז העזרה". לחיצה על הכותרת פותחת הסבר: "באפשרותך ליצור עובדים חדשים ומשתמשים לעובדים שלך,שים לב אם יש לך שעון נוכחות פיזי מומלץ לבצע קודם הוספה בשעון עצמו."

בתמונה הבאה רואים את ראש רשימת העובדים עם הכפתור "הוסף חדש".

אם יש לכם שעון נוכחות פיזי, הוסיפו את העובד קודם בשעון. בתמונה הבאה רואים את הוספת העובד בשעון.

לאחר הדיווח הראשון של העובד בשעון הוא מופיע ברשימת העובדים. כדי להשלים את פרטיו לחצו על אייקון העיפרון בשורת העובד ב"עובדים" ← "רשימת עובדים". בתמונה הבאה רואים את הרשימה עם אייקון העיפרון.

איפה: עובדים ← הוסף עובד חדש, לשונית "מידע כללי", אזור "מידע אישי". המסך מכיל חמש לשוניות בראשו: "מידע כללי", "הגדרות משתמש", "כספים ותשלומים", "מסמכים וקבצים" ו"משרה והגבלות". אם החברה עובדת עם סידור עבודה, "הגדרות סידור עבודה" מופיע יחד עם "כספים ותשלומים".

שדות החובה מסומנים בכוכבית: "שם פרטי", "שם משפחה", "ת.ז." ו"מחלקה/סניף". בתמונה הבאה רואים את אזור "מידע אישי" עם שלושת השדות הראשונים.

המערכת מתייחסת לתעודת הזהות כמספר בלבד. תווים שאינם ספרות ורווחים נמחקים, ואפסים בתחילת המספר נמחקים. לכן "007" נשמר כ-7. אפס בסוף המספר נשמר, ולכן מספר עם 0 בסוף ומספר בלעדיו הם שני עובדים שונים לגמרי.

בחרו "מחלקה/סניף" ו"הסכם עבודה". בתמונה הבאה רואים את שני השדות.

אם בחברה יש הסכמי עבודה והשארתם את "הסכם עבודה" ריק, בשמירה תופיע השאלה: "שים לב,לא בחרת הסכם עבודה לעובד זה,האם לשמור בכל זאת?" עם הכפתורים "כן" ו"בטל". "כן" שומר את העובד בלי הסכם. "בטל" מחזיר אתכם למסך.

בטבלה "היסטוריית תעסוקה" מגדירים תקופות העסקה: "התחלת העסקה" ו"סיום העסקה". לחצו על סימן הפלוס בעמודה "פעולה" כדי להוסיף תקופה, או על סל המחיקה כדי להסיר שורה. בתמונה הבאה רואים את הטבלה.

תקופה שבה תאריך תחילת ההעסקה מאוחר מתאריך הסיום נעצרת בשמירה עם ההודעה "תקופת העסקה לא תקינה".

כדי שהעובד יוכל להתחבר לאפליקציה ולאתר, צריך משתמש. איפה: לשונית "הגדרות משתמש", אזור "הגדרות משתמש". הפעילו את המתג "צור משתמש להתחברות" ל"פעיל". הסבר המתג: "יצירת משתמש לעובד מאפשרת התחברות לאפליקציה ולפורטל העובד באמצעות שם משתמש וסיסמה. שימו לב: הפעלת משתמש מאפשרת כברירת מחדל ביצוע החתמה דרך האפליקציה. ההרשאות בפועל נקבעות לפי סוג המשתמש שנבחר ולפי המגבלות שהוגדרו לעובד."

לאחר ההפעלה בוחרים אחת משתי שיטות:

אפשר גם להפעיל את המשתמש בלי למלא שם משתמש וסיסמה. במקרה זה המערכת יוצרת פרטים זמניים והעובד מגדיר פרטים אמיתיים דרך קישור.

בתמונה הבאה רואים את סרגל הלשוניות.

בסיום לחצו "לשמור" בסרגל הלשוניות. הכפתור "בטל" סוגר את המסך בלי לשמור. בתמונה הבאה רואים את הכפתור "לשמור".

בלחיצה הכפתור נחסם לרגע בזמן הבדיקה. אם יש בעיה (שדה חסר, ת.ז. קיימת) מופיעה הודעה והכפתור נפתח שוב. אחרי שמירה מוצלחת חוזרים לרשימת העובדים. העובד החדש נוצר תמיד במצב פעיל. לאחר מכן מוסרים לו את פרטי ההתחברות, והוא נכנס דרך אפליקציית איזיטיים או דרך אתר המערכת www.412.co.il.

לעריכה מאוחרת: ב"עובדים" ← "רשימת עובדים" לחצו על אייקון העיפרון בשורת העובד. אותו מסך נפתח עם הפרטים השמורים. שינוי תעודת זהות של עובד שמוגדר בשעון מחייב למחוק אותו בשעון הנוכחות ולהקים מחדש עם הת.ז הנכון.

בדקו שהוא לא הוגדר "לא פעיל" ושאין סינון פעיל בחיפוש. אם התעודה נשמרה בלי אפסים בהתחלה, חפשו אותה בלעדיהם. אם העובד נוסף בשעון הנוכחות, הוא מופיע רק אחרי הדיווח הראשון שלו.

האפשרות מופיעה רק למי שההרשאה פתוחה לו. אם היא באפור, היא אינה כלולה בחבילה. פנו למנהל המערכת או לשירות הלקוחות.

לאחר לחיצה הכפתור נחסם בזמן הבדיקה. אם מופיעה הודעה, תקנו לפיה והוא ייפתח שוב. בלי הודעה, המתינו כמה שניות.

העובד כבר קיים. חפשו אותו ברשימה. זכרו: תעודת זהות עם 0 בסוף היא עובד אחר מזו שבלי ה-0.

העובד נמחק בעבר. שחזור דרך שירות הלקוחות פותר את הבעיה, או שאפשר לשנות את תעודת הזהות.

המערכת מוחקת אפסים בתחילת המספר ושומרת בלעדיהם. אם בשעון הוקם המספר עם אפס, הוא לא יתאים. הקימו בשעון את המספר ללא האפס.

בדקו שתעודת הזהות במערכת זהה לחלוטין לזו שבשעון. אם אין החתמות לעובד מסוים, שלחו לנו את שם העובד ותעודת הזהות שלו כדי שנבדוק. אם העובד לא נמצא בשעון, ייתכן שהשעון מלא בעובדים: מחקו עובדים שעזבו דרך השעון או דרך כרטיס העובד.

המכסה מוגדרת לחשבון. העבירו עובדים שעזבו ל"לא פעיל" דרך כרטיס העובד (שדה "סטטוס"), או פנו לשירות הלקוחות להגדלת המנוי.

ב"עובדים" ← "רשימת עובדים" לחצו על אייקון העיפרון, תקנו ולחצו "לשמור". שינוי תעודת זהות של עובד שמוגדר בשעון מחייב מחיקה והקמה מחדש בשעון.

הדרך המומלצת היא להעביר אותו ל"לא פעיל", ראו "הגדרת עובד כלא פעיל". עובד שנמחק מופיע ב"שחזור עובדים" וניתן לשחזר אותו דרך שירות הלקוחות.

השמירה נעצרת עם ההודעה "תקופת העסקה לא תקינה". תקנו את התאריכים ב"היסטוריית תעסוקה".

בדקו אימייל או טלפון, ושהוא בחר "באמצעות מייל" או "באמצעות הודעת SMS". הקישור תקף 24 שעות. שלחו שוב אם פג.

שם המשתמש ייחודי בכל המערכת, גם בין חברות. נסו שם אחר, למשל תעודת הזהות.

הסיסמה צריכה להיות לפחות 5 תווים, באותיות באנגלית (לשים לב לאותיות קטנות/גדולות). אותיות בעברית אינן נתמכות בכוונה.

בסוג משתמש "מנהל מחלקה" או "מנהל מחלקה - צפייה בלבד" חובה לבחור "מחלקה/סניף" באזור הניהול.

השתמשו ב"הוספת עובדים מהירה" ברשימת העובדים, ראו את המדריך "הוספת עובדים מהירה".