מה זה ומתי צריך את זה
דיווח מיוחד/אחר "שעתי" הוא סוג דיווח שאתם מגדירים פעם אחת (למשל "השתלמות" או "חצי יום מיוחד"), והמערכת ממלאת בו אוטומטית את השעות: או שעות קבועות שקבעתם מראש, או שעות לפי התקן היומי של העובד (תקן מלא, חצי תקן או שליש תקן). כך לא צריך להקליד שעות בכל דיווח, והדיווח נספר לפי ההגדרות שבחרתם.
מה המדריך הזה כולל
המדריך כולל: מדריך מקוצר, ניסוחים נפוצים של שאלות, מי יכול לעשות מה, מה צריך כדי שזה יעבוד, הזנת הדיווח לעובד בדוח "דוח חודשי עם פרוט" (הדרך הנפוצה), יצירת הסוג במסך "דיווחים מיוחדים/אחרים", כל האפשרויות בחלון "יום מיוחד/אחר", הגבלת שימוש לפי הסכם עבודה, דוגמה במספרים, הודעות, שאלות ופתרון בעיות, מקרא, מילון וסיכום. יצירת סוג דיווח מיוחד כללי (בלי דגש על שעות) מוסברת במדריך "יצירת דיווח מיוחד/אחר", והזנה לכמה עובדים בבת אחת במדריך "הוספת דיווח מרוכז (קבוצתי)" (ראו "מאמרים קשורים").
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מראה איך מוסיפים דיווח מיוחד/אחר שעתי: כניסה לדיווחים מיוחדים/אחרים והוספה חדשה, הזנת שם וסימון דיווח לפי שעות, קביעת שעות קבועות או שעות תקן, שמירה, ואז הזנת הדיווח לעובד בדוח החודשי ובחירת הסוג שיצרתם.
מדריך מקוצר
היכנסו ל-"ניהול דיווחים" ← "דיווחים מיוחדים/אחרים" ולחצו על "הוסף חדש".
הזינו "שם", ובתוך "הגדרות נוספות" סמנו "אפשר רק דיווח לפי שעות".
הזינו "זמן התחלה" ו-"זמן סיום" לשעות קבועות, או סמנו "לפי שעות תקן" ובחרו ב-"חישוב יחסי מהתקן" (תקן מלא, 1/2 או 1/3).
לחצו על "לשמור".
להזנה לעובד: "דוחות" ← "דוח חודשי עם פרוט", בחרו עובד, לחצו "חפש" ולחצו על "+" בשורת התאריך.
בחלון הדיווח, ב-"סוג דיווח" בחרו "מיוחד/אחר", ובשדה "שם" בחרו את הסוג שיצרתם. השעות יתמלאו לבד, ואז שומרים.
1. מי יכול לעשות מה
הטבלה מראה מי יכול ליצור סוגי דיווח מיוחד/אחר ומי יכול להזין אותם.
משתמש | מה אפשר |
מנהל חברה | רואה את "דיווחים מיוחדים/אחרים" בתפריט "ניהול דיווחים" (לפי ההרשאות שלו), יוצר, עורך ומוחק סוגים, ומזין דיווח מיוחד לכל עובד בדוח "דוח חודשי עם פרוט". בחלון הדיווח יש לו גם כפתור "+" ליצירת סוג חדש בלי לצאת מהחלון. |
מנהל מחלקה | מזין דיווחים מיוחדים/אחרים לעובדים שלו, כל עוד המתג "הסתר דיווחי מיוחד/אחר ממנהלי מחלקה/סניף ועובדים" כבוי והסוג לא הוסתר. כפתור "+" ליצירת סוג חדש בתוך חלון הדיווח מוצג רק למנהל חברה. |
עובד | אינו נכנס למסך "דיווחים מיוחדים/אחרים". באפליקציה הוא יכול לשלוח דיווח מסוג כזה לאישור, רק אם הסוג לא הוסתר. |
2. מה צריך כדי שזה יעבוד
לדיווח לפי שעות תקן: לעובד צריך להיות תקן יומי בהסכם העבודה לאותו יום בשבוע (או תקן שנגזר מהמשמרת שלו). בלי תקן, השעה ב-"עד" לא תתמלא אוטומטית ותצטרכו להזין אותה ידנית.
אם לעובד אחוז משרה חלקי, התקן מוכפל באחוז המשרה לפני החישוב.
כדי שהדיווח יופיע בדוח המסכם ובייצוא לשכר: סמנו "הוסף דיווח זה לדוח מסכם ליצוא לאקסל וPDF". לייצוא כרכיב שעתי סמנו גם "הצג בדוח המסכם גם חישוב לפי שעות". לייצוא לשכר צריך גם שהסכם העבודה יהיה משויך לסוג "שעתי" (הסכמי עבודה ← ניהול הסכמי עבודה ← עריכת ההסכם ← "סוג").
3. הזנת הדיווח לעובד – הדרך הנפוצה
הדרך הרגילה להזין דיווח מיוחד לעובד היא בדוח החודשי של העובד. אחרי שיצרתם את הסוג (פרק 4), כך מזינים אותו.
איפה: דוחות ← דוח חודשי עם פרוט.
שלב 1: בחירת עובד
בחרו עובד ברשימת העובדים ולחצו על "חפש". הדוח מציג שורה לכל יום בחודש.
שלב 2: פתיחת חלון הדיווח
לחצו על כפתור ה-"+" בשורת התאריך הרצוי. נפתח חלון הדיווח, שכותרתו התאריך.
שלב 3: בחירת סוג הדיווח
ברשימה "סוג דיווח" בחרו "מיוחד/אחר". מופיעה רשימה בשם "שם" עם הסוגים שהגדרתם.
שלב 4: בחירת הסוג ושמירה
ברשימה "שם" בחרו את הסוג. אם הוא מוגדר "אפשר רק דיווח לפי שעות", התיבה "הגדר לפי שעות(דיווח חלקי)" מסומנת ננעלת, והשדות "משעה" ו-"עד" מתמלאים לפי ההגדרה:
שעות קבועות: "משעה" ו-"עד" מתמלאים לפי "זמן התחלה" ו-"זמן סיום" שהגדרתם בסוג.
לפי שעות תקן: "משעה" מתמלא לפי "זמן התחלה", ו-"עד" מחושב לפי התקן של העובד באותו יום ולפי הבחירה ב-"חישוב יחסי מהתקן".
סוג שלא הוגדר שעתי: התיבה "הגדר לפי שעות(דיווח חלקי)" פנויה. בלי סימון הדיווח נרשם על כל היום; עם סימון מזינים שעות ב-"משעה" ו-"עד".
אפשר גם ללחוץ על "השלמת שעות אוטומטית לפי התקן" כדי למלא שעות לפי התקן. לחצו על שמירה בחלון הדיווח.
אפשר להזין את אותו דיווח גם ב-"ניהול דיווחים" ← "ניהול דיווחי נוכחות לעובד": בחרו עובד, "חפש" ולחצו על היום. נפתח אותו חלון.
4. יצירת סוג דיווח מיוחד/אחר
סוגי הדיווח נוצרים וערכים במסך אחד, ובו מוגדר גם אם הדיווח שעתי.
איפה: ניהול דיווחים ← דיווחים מיוחדים/אחרים. כותרת המסך: "רשימת סוגי דיווחים מיוחדים / אחרים".
שלב 1: מסך הרשימה
המסך מציג טבלה עם העמודות "שם", "קוד" ו-"פעולות" (עריכה ומחיקה), כפתור "הוסף חדש", המתג "הסתר דיווחי מיוחד/אחר ממנהלי מחלקה/סניף ועובדים", ומתחת טבלת קבוצות עם הכפתור "הוסף קבוצה חדשה" והעמודות "שם" ו-"ימים מיוחדים".
שלב 2: פתיחת החלון
לחצו על "הוסף חדש". נפתח חלון "יום מיוחד/אחר". לעריכת סוג קיים לחצו על כפתור העריכה בעמודה "פעולות".
שלב 3: שם וקוד
"שם" – חובה. בלי שם השמירה לא תתבצע והשדה מהבהב באדום.
"קוד" – לא חובה.
שלב 4: "הגדרות תצוגה"
האפשרויות שבראש החלון (ליד כל אחת סימן מידע עם הסבר):
"כלול בחישוב שעות מקוריות" – מוסיף את השעות לעמודת הנוכחות בדוח חודשי עם פרוט.
"הוסף דיווח זה לדוח מסכם ליצוא לאקסל וPDF" – מאפשר ייצוא של הסוג בדוח מסכם (ייצוא לשכר).
"הצג בדוח המסכם גם חישוב לפי שעות" – מאפשר ייצוא הסוג כרכיב שעתי.
"הצג דיווח זה בגרירה מהירה בסידור עבודה" – מציג את הסוג בלשונית גרירה מהירה בסידור העבודה.
שלב 5: "הגדרות חישוב ותקן"
לחצו על הכותרת "הגדרות חישוב ותקן" כדי לפתוח את האזור. הוא קובע איך הדיווח נספר, והתמונה מראה אותו פתוח.
"קבע כשעות עבודה רגילות" – הדיווח שקול לשעות עבודה. הסימון מסמן אוטומטית גם "קבע כיום עבודה" ואת "אפשר רק דיווח לפי שעות".
"קבע כיום עבודה" – נספר בסך ימי העבודה.
"הגדר דיווח זה כחצי יום(0.5)" – נספר כחצי יום עבודה.
"חשב כחופשה" – נספר כיום חופשה.
"הגדר כיום מחלה" – נספר כיום מחלה; מופיעה רשימה "הגדרות חישוב מחלה" עם "הגדר לתשלום וניצול", "הגדר רק לניצול", "הגדר ללא ניצול וללא תשלום".
"קבע כהיעדרות מותרת (שמירה על התקן ללא חוסר)" – שומר על התקן ומקטין את החוסר ביום הדיווח.
"הגדר ערך יום מלא (0–1)" – נספר כשבר קבוע מיום מלא; מופיע שדה "ערך יום מלא". הוא מבטל את "הגדר דיווח זה כחצי יום(0.5)" ולהפך, ואינו חל על דיווח שעתי (התיבה נחסמת כש-"אפשר רק דיווח לפי שעות" מסומן).
שלב 6: "הגדרות נוספות" – כאן מגדירים שעות
לחצו על הכותרת "הגדרות נוספות" כדי לפתוח אותה.
סמנו "אפשר רק דיווח לפי שעות". הדיווח חייב להיות שעתי, ונפתחים השדות "זמן התחלה" ו-"זמן סיום".
לשעות קבועות, הזינו "זמן התחלה" ו-"זמן סיום". לשעות לפי התקן, סמנו "לפי שעות תקן": במקום "זמן סיום" מופיעה הרשימה "חישוב יחסי מהתקן", ו-"זמן התחלה" הופך לשדה חובה.
האפשרויות ברשימה "חישוב יחסי מהתקן":
"1" – תקן יומי מלא.
"1/2" – חצי מהתקן.
"1/3" – שליש מהתקן.
"לפי תקן יומי מכרטיס העובד" – ראו שאלה "בחרתי 'לפי תקן יומי מכרטיס העובד' והשעה ב-'עד' זהה לשעת ההתחלה".
שאר האפשרויות באזור "הגדרות נוספות":
"שמור על חוסר בתקן בסוג דיווח זה" – שומר על התקן אך לא מקטין את החוסר ביום הדיווח.
"הסתר סוג דיווח זה מהאתר ואפליקציה" – מסתיר את הסוג מכלל המשתמשים, פרט למשתמש מערכת.
"השוואה לטווח" – נפתחים "זמן התחלה" ו-"זמן סיום" של טווח, והמערכת "משלמת" את החיתוך בין השעות בפועל לטווח.
"הוסף שעות לעמודת שעות" – מוסיף באופן מלאכותי את השעות שבוצעו לעמודת שעות.
"סנכרן תפקיד/פרויקט עם תפקיד לסידור עבודה" – נפתחת רשימה "תפקיד" לבחירת תפקיד בסידור עבודה.
"חשב עבור נסיעות רגילות" ו-"חשב עבור נסיעות שבת/חג" – הסוג נספר לחישוב נסיעות.
שלב 7: שמירה
לחצו על "לשמור" בתחתית החלון; "בטל" סוגר בלי לשמור. אם הסוג אינו שעתי, שעות ההתחלה והסיום שהוזנו נמחקות בשמירה.
5. הגבלת שימוש בימים מיוחדים לפי הסכם עבודה
אפשר להגביל כמה פעמים עובד יכול להשתמש בסוג מיוחד/אחר. ההגבלה מוגדרת בהסכם העבודה, בלשונית "הגבלת ימים מיוחדים" (הכותרת בלשונית: "הגבלת דיווחים מיוחדים/אחרים").
"מיוחד/אחר" – בוחרים סוג דיווח או קבוצה (קבוצות נוצרות ב-"הוסף קבוצה חדשה" במסך הרשימה).
"תקופה" – "הגבלה חודשית", "הגבלה שנתית" או "טווח תאריכים" (בטווח נבחרים התאריכים ידנית).
"יחידה" – "שעות" או "יום".
"כמות" – ערך ההגבלה.
איך החישוב עובד – דוגמה במספרים
סוג מיוחד שעתי עם "לפי שעות תקן" ו-"זמן התחלה" 08:00. לעובד תקן יומי של 8 שעות באותו יום. המערכת מחשבת: תקן ÷ הערך שבחרתם ב-"חישוב יחסי מהתקן", ומוסיפה את התוצאה לשעת ההתחלה.
בחירה "1": 8:00 שעות ← "עד" 16:00.
בחירה "1/2": 4:00 שעות ← "עד" 12:00.
בחירה "1/3": 2:40 שעות ← "עד" 10:40.
עובד במשרה של 50% עם אותו תקן: התקן מופחת ל-4:00, ולכן "1" ← "עד" 12:00 ו-"1/2" ← "עד" 10:00.
בדיקה: 08:00 + 4:00 = 12:00, 08:00 + 2:40 = 10:40.
הודעות שגיאה
הודעה / התנהגות | משמעות | מה עושים |
השדה "שם" מהבהב באדום והחלון לא נשמר | לא הוזן שם | הזינו שם ולחצו "לשמור". |
השדה "זמן התחלה" מהבהב באדום | סומנו "אפשר רק דיווח לפי שעות" ו-"לפי שעות תקן" ולא הוזן זמן התחלה | הזינו "זמן התחלה". |
השדה "ערך יום מלא" מהבהב באדום, או ההודעה "יש להזין מספר בין 0 ל-1" | הערך ריק או לא מספרי | הזינו מספר בין 0 ל-1, למשל 0.7. |
בחלון הדיווח: "נא הכנס שעות" | הדיווח שעתי ו-"משעה" או "עד" ריקים | מלאו את שתי השעות או השתמשו ב-"השלמת שעות אוטומטית לפי התקן". |
שאלות נפוצות ופתרון בעיות
❓ בחרתי "לפי תקן יומי מכרטיס העובד" והשעה ב-"עד" זהה לשעת ההתחלה
אצל עובד שהתקן שלו מוגדר בהסכם העבודה, הבחירה הזו עלולה לא להוסיף שעות. בחרו במקומה "1", "1/2" או "1/3", שפועלות לפי התקן שבהסכם.
❓ הגדרתי "לפי שעות תקן" והשעה ב-"עד" לא התמלאה
למערכת אין תקן יומי לעובד באותו יום (בהסכם העבודה או בסידור), ולכן רק "משעה" מתמלא. בדקו שהעובד משויך להסכם עם תקן יומי ליום הזה, או הזינו את "עד" ידנית.
❓ אני לא רואה את "דיווחים מיוחדים/אחרים" בתפריט
המסך נמצא בתפריט "ניהול דיווחים" ומוצג לפי הרשאות המשתמש. עובד לא נכנס אליו. אם גם מנהל החברה לא רואה אותו, פנו אלינו.
❓ יצרתי סוג והוא לא מופיע ברשימה "שם" בחלון הדיווח
בדקו שנבחר "מיוחד/אחר" ב-"סוג דיווח", שלא סומן "הסתר סוג דיווח זה מהאתר ואפליקציה", ושהמתג "הסתר דיווחי מיוחד/אחר ממנהלי מחלקה/סניף ועובדים" כבוי (אם הוא פעיל, מנהלי מחלקה ועובדים לא רואים את האפשרות).
❓ התיבה "הגדר לפי שעות(דיווח חלקי)" אפורה ומסומנת
הסוג מוגדר "אפשר רק דיווח לפי שעות", ולכן הדיווח תמיד שעתי. כדי לדווח על יום שלם, בטלו את האפשרות בהגדרת הסוג.
❓ ביטלתי "אפשר רק דיווח לפי שעות" והשעות שהגדרתי נעלמו
כך זה פועל: כשהסוג לא שעתי, "זמן התחלה" ו-"זמן סיום" נמחקים בשמירה. סמנו שוב את האפשרות והזינו שעות מחדש.
❓ תיבת "הגדר ערך יום מלא (0–1)" אפורה
היא נחסמת כש-"אפשר רק דיווח לפי שעות" מסומן. בטלו אותו כדי להשתמש בערך יום מלא.
❓ סימנתי "קבע כשעות עבודה רגילות" ועוד תיבות הסתמנו לבד
זה צפוי: הסימון מסמן גם "קבע כיום עבודה" ואת "אפשר רק דיווח לפי שעות". אפשר לשנות אחרי הסימון.
❓ הוספתי חצי יום חופש וירד לי חצי מהתקן
כך זה פועל: חצי יום חופש מוריד חצי מהתקן. להתנהגות אחרת צרו סוג דיווח מיוחד אחר, למשל עם "הגדר ערך יום מלא (0–1)".
❓ הוספתי דיווח מיוחד והשעות המקוריות של העובד נעלמו
כך זה פועל: דיווח מיוחד ביום קיים מחליף את השעות המקוריות באותו יום. אם נדרשת התנהגות אחרת, אפשר להגיש בקשה או רעיון לפיתוח דרך הצ'אט במערכת.
❓ רוצה שיום חופש יוצג כשעות עבודה
אין אפשרות כזו, כי היא גורמת לתשלום כפול. אפשר לאפס את התקן ביום, או להעביר את שעות החופשה לאותו רכיב כמו שעות עבודה בשכר. מומלץ להתייעץ עם חשב השכר.
❓ הדיווח לא מופיע בדוח המסכם או בייצוא לשכר
סמנו "הוסף דיווח זה לדוח מסכם ליצוא לאקסל וPDF", ולחישוב שעתי גם "הצג בדוח המסכם גם חישוב לפי שעות".
❓ קובץ הייצוא לשכר יוצא ריק
רכיבים מיוצאים רק להסכם מסוג "שעתי". אם להסכם העבודה לא משויך סוג, הרכיב לא יוצא. פתרון: הסכמי עבודה ← ניהול הסכמי עבודה ← עריכת ההסכם ← בחירת "שעתי" ב-"סוג" ושמירה.
❓ איך אני מתקן סוג שהגדרתי בטעות?
במסך "דיווחים מיוחדים/אחרים" לחצו על כפתור העריכה בעמודה "פעולות", תקנו ושמרו.
❓ איך מוחקים סוג, ומה קורה לדיווחים שכבר הוזנו?
בעמודה "פעולות" לחצו על המחיקה ואשרו. מה קורה בדיוק לדיווחים שכבר הוזנו בסוג שנמחק לא אומת, ולכן במקום למחוק מומלץ להסתיר את הסוג בעזרת "הסתר סוג דיווח זה מהאתר ואפליקציה".
❓ מנהל מחלקה לא מצליח להזין דיווח מיוחד
בדקו שהמתג "הסתר דיווחי מיוחד/אחר ממנהלי מחלקה/סניף ועובדים" כבוי ושהסוג לא מוסתר.
❓ אני לא רואה כפתור "+" ליצירת סוג בתוך חלון הדיווח
הכפתור מוצג רק למנהל חברה. מנהלים אחרים יוצרים סוגים במסך "דיווחים מיוחדים/אחרים", אם יש להם גישה אליו.
❓ במדריך ישן ראיתי תיבה "אפשר דיווח לפי שעות"
התיבה הנוכחית נקראת "אפשר רק דיווח לפי שעות" והיא נמצאת בתוך "הגדרות נוספות".
מקרא סמלים וצבעים
סמל | משמעות |
כפתור "+" בשורת תאריך | פתיחת חלון דיווח ליום |
עיפרון / פח בעמודת "פעולות" | עריכה / מחיקה של הסוג |
סימן מידע ליד אפשרות | הסבר קצר על האפשרות |
הבהוב אדום בשדה | שדה חובה חסר או ערך לא תקין |
מילון מונחים
דיווח מיוחד/אחר – סוג דיווח שהחברה מגדירה בעצמה.
דיווח שעתי – דיווח עם שעת התחלה ושעת סיום.
תקן – מספר השעות היומי של העובד.
חישוב יחסי מהתקן – איזה חלק מהתקן יוזן: 1, 1/2 או 1/3.
שעות קבועות – שעות שקבעתם בסוג ("זמן התחלה" ו-"זמן סיום").
היעדרות מותרת – יום שלא נחשב חוסר בתקן.
קבוצה – כמה סוגים מיוחדים שמגדירים להם הגבלה ביחד.
סיכום מהיר
מה רוצים לעשות | איפה | מה זה משנה |
ליצור סוג שעתי | ניהול דיווחים ← דיווחים מיוחדים/אחרים ← "הוסף חדש" ← "הגדרות נוספות" | הסוג זמין לדיווח |
שעות קבועות | "אפשר רק דיווח לפי שעות" + "זמן התחלה" ו-"זמן סיום" | השעות מתמלאות לבד |
שעות לפי תקן | "לפי שעות תקן" + "חישוב יחסי מהתקן" | שעת הסיום נגזרת מהתקן |
להזין לעובד | דוחות ← דוח חודשי עם פרוט ← "+" בשורת התאריך | נוצר דיווח ביום |
להגביל שימוש | הסכם עבודה ← "הגבלת ימים מיוחדים" | הגבלה חודשית, שנתית או לטווח |