"יצוא מרוכז" מפיק בפעולה אחת את הדוח החודשי של הרבה עובדים יחד, במקום לפתוח ולייצא כל עובד בנפרד. אפשר לייצא את כל החברה, מחלקה, עובדים שבחרתם, עובדים לפי תגית או עובדים לפי הסכמי עבודה, לקובץ Excel, לקובץ PDF או לתצוגת הדפסה.

המדריך מסביר מי יכול להשתמש ביצוא המרוכז, מה צריך לפני שמתחילים, איך פותחים את החלון "יצוא מרוכז", איך בוחרים תקופה (חודשים או טווח תאריכים), איך בוחרים את העובדים, איך בוחרים סוג קובץ, מה יש ב"הגדרות נוספות", אילו הודעות מופיעות ומה לעשות כשהקובץ לא נפתח. בסוף יש שאלות ותשובות, מקרא ומילון מונחים. הוספת דיווח לכמה עובדים יחד ושליחת הדוח לעובדים במייל או ב-SMS הן פעולות אחרות, ויש להן מדריכים נפרדים (ראו "מאמרים קשורים").

הסרטון מראה איך מייצאים דוח מרוכז לעובדים: כניסה לדוח החודשי, פתיחת "יצוא מרוכז", בחירת חודשים או טווח תאריכים, בחירת העובדים, בחירת סוג הקובץ והפקת הדוח.

הכפתור "יצוא מרוכז" מופיע רק למשתמשים בעלי הרשאת ניהול. הטבלה מסכמת מה כל סוג משתמש רואה.

איפה: דוחות ← דוח חודשי עם פרוט (או דוחות ← דוח חודשי ללא פרוט).

שלב 1: בחרו בתפריט "דוחות" את "דוח חודשי עם פרוט". בחלק העליון של המסך מופיע הכרטיס "פעולות מרוכזות לקבוצה" ובו הכפתורים "יצוא מרוכז", "שלח דוח לעובדים כקבוצה" ו"הוסף דיווח מרוכז".

התמונה מראה את הכרטיס "פעולות מרוכזות לקבוצה" עם הכפתורים. הכפתור הראשון הוא "יצוא מרוכז".

שלב 2: לחצו על "יצוא מרוכז". נפתח חלון בשם "יצוא מרוכז".

התמונה מראה את החלון כשהוא נפתח, עם ברירות המחדל.

ברירות המחדל: לא נבחר חודש, "מחלקה" מסומן, סוג הקובץ הוא "PDF", "סדר לפי" הוא "תז עובד" ו"כיוון הדפסה" הוא "לאורך". "הגדרות נוספות" סגור.

איפה: החלק העליון של חלון "יצוא מרוכז".

אפשרות א – חודשים: לחצו על השדה "בחר חודש/ים:". הרשימה כוללת את 24 החודשים האחרונים, מהחודש הנוכחי אחורה, בפורמט חודש/שנה (למשל 10/2026). אפשר לבחור כמה חודשים.

אפשרות ב – טווח תאריכים: סמנו "הגדר לפי טווח תאריכים". במקום "בחר חודש/ים:" יופיע השדה "בחר טווח תאריכים", וכברירת מחדל מוצג בו החודש הנוכחי מהיום הראשון עד האחרון. לחצו על השדה ובחרו תאריך התחלה ותאריך סיום.

תחת "בחר את מי תרצה:" יש חמש אפשרויות, ובוחרים אחת מהן.

"מחלקה": לחצו על השדה "מחלקה/סניף" (כתוב בו "חפש") ובחרו מחלקות מעץ המחלקות. מתחת לשדה יש תיבה "חייב לכלול מספר מחלקות": כשהיא לא מסומנת נכלל כל עובד ששייך לפחות לאחת המחלקות שבחרתם; כשהיא מסומנת נכללים רק עובדים ששייכים לכל המחלקות שבחרתם יחד.

"עובד/ים": נפתחת התיבה "בחירת עובדים" עם ההסבר "סננו לפי מחלקה כדי לצמצם את רשימת העובדים, ואז בחרו עובדים מהרשימה." תחת "סינון לפי מחלקה" מוצגות שתי מחלקות וכפתור "+N" (הדף שלו: "הצג את כל העובדים") שפותח את כל המחלקות. לחיצה על מחלקה מצמצמת את רשימת העובדים, והכפתור "נקה סינון" מבטל את הסינון. את העובדים בוחרים בשדה "עובדים".

התמונה מראה את החלון אחרי בחירת "עובד/ים": התיבה "בחירת עובדים" עם "סינון לפי מחלקה" והשדה "עובדים".

"לפי תגית": בחרו תגית אחת או יותר בשדה "תגיות".

"לפי הסכמי עבודה": בחרו הסכם עבודה אחד או יותר.

שימו לב: בייצוא Excel הבחירה "לפי הסכמי עבודה" אינה מועברת מהמסך. אם צריך Excel של עובדי הסכם מסוים, בחרו אותם דרך "עובד/ים", או השתמשו ב"PDF" או ב"תצוגת הדפסה".

תחת "סוג קובץ ליצוא:" בוחרים אחת משלוש אפשרויות.

מאפייני יצוא (רק ב-Excel): מופיעה השאלה "מאפייני יצוא:" עם שתי אפשרויות: "קובץ אחד עם לשונית לכל עובד" (ברירת מחדל) ו"קובץ לכל עובד". הדפדפן עשוי לשאול אם לאפשר הורדת קבצים מרובים.

התמונה מראה את החלון אחרי בחירת "Excel": מופיעה השאלה "מאפייני יצוא:" ושדה "כיוון הדפסה" נעלם.

אפשרויות נוספות לפי הסוג:

איפה: בתחתית החלון, לחצו על "הגדרות נוספות" כדי לפתוח או לסגור. לא חובה לשנות דבר כאן.

התמונה מראה את "הגדרות נוספות" פתוח.

שלב 1: לחצו על "יצוא מרוכז" בתחתית החלון. הכפתור מושבת בזמן ההפקה.

שלב 2: המתינו. ב-PDF ובתצוגת הדפסה הקובץ נפתח בלשונית חדשה; ב-Excel הוא יורד למחשב. אחרי PDF או תצוגת הדפסה מופיעה ההודעה "הצלחנו!" – "התהליך התחיל. הקובץ יהיה זמין בקרוב."; אחרי הורדת Excel מופיעה "הקובץ ירד בהצלחה" – "ההורדה הושלמה בהצלחה."

הפקה ברקע: בחשבונות מסוימים, ותמיד כשמסמנים "ייצוא כל מחלקה לקובץ נפרד", החלון נסגר ומופיעה ההודעה "הייצוא התחיל" – "הדוח מופק כעת ברקע. ניתן לעקוב אחר ההתקדמות ולהוריד אותו בסיום תהליך ההפקה בלוח הצד השמאלי." לחצו על אישור, עקבו בלוח הצד והורידו את הקובץ כשהוא מוכן.

חלונות קופצים: בתחתית החלון מופיעה ההודעה "שים לב!אם אינך רואה את הדוח לאחר היצוא,עליך לאפשר חלונות קופצים בשורות הכתובות באייקון:". אם הדפדפן חסם את הלשונית, אשרו חלונות קופצים לאתר באייקון בשורת הכתובת, ויצאו שוב.

PDF ותצוגת הדפסה נפתחים בלשונית חדשה, והדפדפן אולי חסם אותה. אשרו חלונות קופצים לאתר באייקון בשורת הכתובת, ויצאו שוב.

הכרטיס "פעולות מרוכזות לקבוצה" מוצג רק למנהל מערכת ולמנהל מחלקה, ובמסכי "דוח חודשי עם פרוט" ו"דוח חודשי ללא פרוט". עובד לא רואה אותו.

האפשרות מוצגת רק למנהל מערכת. מנהל מחלקה בוחר "מחלקה" או "עובד/ים".

בדקו שהוא שייך למחלקה שבחרתם. אם סימנתם "חייב לכלול מספר מחלקות", נכללים רק עובדים ששייכים לכל המחלקות יחד. ב"דוח חודשי עם פרוט", עובד בלי דיווחים בתקופה לא נכלל, אלא אם סימנתם "ייצוא גם דוחות ריקים (עובדים ללא דיווחים בחודש זה)".

הכפתור מושבת בזמן שההפקה רצה. המתינו לסיום. אם ההפקה נכשלה, הוא נפתח שוב.

האפשרות מופיעה רק כשבוחרים "PDF", ורק במסכי "דוח חודשי עם פרוט" ו"דוח חודשי ללא פרוט". ייתכן שהיא לא מופעלת בחברה שלכם.

בחרו "קובץ לכל עובד" תחת "מאפייני יצוא:".

הדפדפן עשוי לשאול אם לאפשר הורדת קבצים מרובים. אשרו.

בייצוא Excel הבחירה לפי הסכם עבודה אינה מועברת. בחרו את העובדים דרך "עובד/ים", או יצאו כ"PDF" או כ"תצוגת הדפסה".

בדקו שהכתובת הוקלדה כתגית (הקלדה ואז Enter) ושאין בה שגיאת כתיבה. הקובץ גם נפתח או יורד אצלכם כרגיל.

הקובץ שהופק לא מתעדכן. כדי לקבל נתונים עדכניים, הפיקו אותו שוב.

כשיש הרבה עובדים או הרבה חודשים ההפקה ארוכה יותר. אל תסגרו את החלון. בהפקה ברקע אפשר להמשיך לעבוד ולעקוב אחר ההתקדמות בלוח הצד.

כשבוחרים Excel מופיע בחלון היצוא השדה "שם הלשונית", ליד "סדר לפי". ברירת המחדל היא "תז עובד". בחרו "שם", וכל לשונית תיקרא בשם העובד. אם לשני עובדים יש אותו שם, יתווסף לשם גם מספר תעודת הזהות. שם ארוך מקוצר, כי Excel מגביל שם של לשונית ל-31 תווים.

בדקו בכרטיס העובד את המתג "הסתר מדוחות". כשהוא "מאופשר", העובד לא מופיע באף דוח. העבירו אותו ל"כבוי" ולחצו "לשמור". אם אתם מנהלי מחלקה, זכרו שאתם רואים בדוחות רק את העובדים של המחלקות שלכם.