סידור עבודה הוא "מסגרת" לשיבוץ: לפני ששובצים עובדים למשמרות, מגדירים סידור עבודה (למשל סניף, מחלקה או צוות), ובו קובעים את כללי השיבוץ שלו. את הסידורים מגדירים, עורכים ומוחקים במסך "מסך ניהול סידורי עבודה".

המדריך כולל: מי יכול לעשות מה, מה צריך כדי שזה יעבוד, פתיחת סידור עבודה חדש ואת כל שדותיו, עריכה, מכסת שעות שבועית, מחיקה, כלים נוספים במסך (יבוא, קבוצות, נעילת שבועות), הודעות, שאלות נפוצות, מקרא ומילון מונחים. נושאים שכנים עם מדריך משלהם: "שיוך עובדים לסידור עבודה ולתפקידים", "הכרות עם מסך תכנון השיבוץ", "הגדרת מכסת שעות עבודה" ו"הגדרת סידור עבודה ראשוני".

הסרטון מראה איך מוסיפים סידור עבודה: כניסה ל"ניהול סידורי עבודה", לחיצה על "הוסף חדש", מילוי שם ובחירת העדפת ברירת מחדל, סימון אפשרויות ושמירה, הגדרת מכסת שעות שבועית במידת הצורך, ואז שיוך עובדים לסידור.

הטבלה מראה מי רואה את המסך ומה אפשר לעשות בו.

הכפתורים "יבוא מקובץ CSV", "ניהול קבוצת סידורי עבודה" ו"נעילת שבועות מרובים" מוצגים למנהל החברה בלבד.

איפה: תכנון סידור עבודה ← ניהול סידורי עבודה. המסך נקרא "מסך ניהול סידורי עבודה" ובו טבלה של כל הסידורים.

התמונה מראה את "מסך ניהול סידורי עבודה" עם הכפתור "הוסף חדש" והטבלה. העמודות: "שם", "שם העסק", "כמות עובדים בסידור", "קבוצה", "ניצול מכסת שעות השבוע", "מכסת שעות שבועית", "העדפת ברירת מחדל" ו"פעולות".

נפתח חלון הגדרת הסידור. התמונה מראה את השדות שלו.

לחצו "לשמור". הסידור מופיע בטבלה. "בטל" סוגר בלי לשמור.

אם החבילה של החברה מגבילה את מספר הסידורים והגעתם למגבלה, השמירה נכשלת ומופיעה הודעה באנגלית על הגעה למגבלת הסידורים

איפה: "מסך ניהול סידורי עבודה", עמודת "פעולות" והעמודה "מכסת שעות שבועית".

בעמודת "פעולות" לחצו על כפתור העיפרון ("עריכה"). נפתח אותו חלון כמו בהוספה, עם הערכים הקיימים. שינוי ב"העדפת ברירת מחדל" משנה את ההעדפות שהגישו העובדים, כפי שנאמר באזהרה בחלון.

העמודה "ניצול מכסת שעות השבוע" מציגה כמה שעות שובצו בשבוע הנוכחי (בשעות), והעמודה "מכסת שעות שבועית" מציגה את המכסה. ליד המכסה יש כפתור עיפרון שפותח חלון.

בחלון: שדה "מכסת שעות שבועית" לסידור כולו; טבלה עם שורה לכל תפקיד (וקבוצת תפקידים) ו"מכסת שעות שבועית" לכל אחד (שורה ריקה = בלי מכסה לתפקיד); והסימון "אל תאפשר לחרוג ממכסת השעות" – כשהוא מסומן אי אפשר לשבץ מעבר למכסה. לחצו "לשמור".

חשוב: המכסה היא שבועית בלבד. אין מכסה יומית מגבילה; מול התקן היומי מוצגת רק חריגה, והגבלה אפשרית רק בעמוד זה, שבועית. לפרטים: "הגדרת מכסת שעות עבודה".

בעמודת "פעולות" לחצו על "מחיקה". תופיע אזהרה: "שים לב! כל המידעת השיבוצים והההיסטוריה שקשורה לסידור זה - תימחק." אחרי אישור נמחקים הסידור, השיבוצים והתוצאות שלו וההגבלות על תפקידים. אי אפשר לשחזר, לכן אם רוצים להמשיך להשתמש בנתונים עדיף לערוך ולא למחוק.

המסך מופיע רק למנהל חברה, כשמודול סידור העבודה פעיל והפריט כלול בחבילה. מנהל מחלקה או מנהל סידור עבודה לא רואה אותו. פנו לתמיכה לבדיקת החבילה.

המודול לא פעיל בחברה, או שסוג המשתמש לא כולל אותו. למנהל סידור עבודה: הגדירו לו את המחלקה שינהל, או שנו את סוג המשתמש ל"מנהל סידור עבודה" (לא מנהל מחלקה), והתנתקו והתחברו מחדש.

בדקו אם הופיעה הודעה באנגלית על הגעה למגבלה (limit) – זה אומר שהגעתם למספר הסידורים המותר בחבילה.

כך זה עובד, וכך האזהרה בחלון אומרת. שנו בכוונה בלבד.

ברירת המחדל היא נקודת ההתחלה של כל עובד בסידור; העובד יכול לשנות אותה לעצמו.

אם לא נבחר אף תפקיד, לא נשמרת הגבלה. בחרו לפחות תפקיד אחד בשדה "תפקידים לסידור עבודה".

מכסה יומית לא מגבילה, רק מציגה חריגה מול התקן. הגבלה אפשרית רק שבועית: הגדירו "מכסת שעות שבועית" וסמנו "אל תאפשר לחרוג ממכסת השעות".

סמנו בחלון המכסה את "אל תאפשר לחרוג ממכסת השעות" ושמרו. בלי הסימון המכסה רק מוצגת.

אין שחזור במסך. הסידור והשיבוצים שלו נמחקים. אם צריך, צרו סידור חדש.

בעמודת "פעולות" לחצו על "מחיקה" ואשרו את האזהרה.

ערכו את הסידור הרצוי וסמנו "הגדר כסידור עבודה ראשי"; הסימון יוסר מהסידור הראשי הקודם.

עוד לא שויכו עובדים. ראו "שיוך עובדים לסידור עבודה ולתפקידים".

סמנו בסידור "אפשר שיבוץ כפול של עובד במשמרת", או "התעלם מכל חריגת זמן ואפשר לשבץ בכפילות" לחפיפות בזמן.