מה זה ומתי צריך את זה
משמרת היא "תבנית" בסידור העבודה: שם, שעות התחלה וסיום, וכמה עובדים מכל תפקיד צריך בה. רק אחרי שהגדרתם משמרות אפשר לשבץ אליהן עובדים. את המשמרות מוסיפים במסך "תכנון סידור עבודה".
מה המדריך הזה כולל
המדריך מסביר מי יכול להוסיף משמרת, מה צריך להכין מראש, כל שדה בחלון המשמרת (כולל טבלת התפקידים והכמויות), שעה שונה לתפקיד מסוים, עריכה, שינוי סדר, מחיקה, הודעות, פתרון בעיות, מקרא ומילון מונחים. שיבוץ עובדים במשמרות מוסבר במדריכים נפרדים: "שיבוץ עובדים במשמרות", "מנהלי מערכת + מחלקה/סידור עבודה - שיבוץ עובדים במשמרות" ו"שיבוץ סידור עבודה אוטומטי". חישוב שעות נוספות לפי משמרת מוסבר במדריך "חישוב שעות נוספות לפי משמרת", וטעינת משמרות פתוחות מקובץ במדריך "טעינת משמרות פתוחות באמצעות קובץ אקסל".
🎬 סרטון הסבר קצר
הסרטון מראה איך מוסיפים משמרת חדשה: כניסה למסך "תכנון סידור עבודה", מעבר לתצוגה לפי משמרות ולחיצה על הפלוס, הזנת שם וזמני התחלה וסיום, בחירת תפקיד וכמות, הגדרת שעות שונות לתפקיד במידת הצורך ושמירה.
מדריך מקוצר
בתפריט הצד לחצו על "תכנון סידור עבודה" ואז שוב על "תכנון סידור עבודה".
בחרו בתצוגה "תצוגה לפי משמרות" ובראש עמודת השמות לחצו על כפתור הפלוס.
בחלון שנפתח בחרו "סידור עבודה" והזינו "שם", "זמן התחלה" ו"זמן סיום".
בטבלה בחרו "תפקיד" והזינו "כמות" (ואפשר "כמות מינימום").
אם לתפקיד יש שעות אחרות, סמנו "הגדר שעה שונה" והזינו שעות לתפקיד.
לחצו "לשמור".
1. מי יכול לעשות מה
הכניסה למסך "תכנון סידור עבודה" נעשית מהתפריט "תכנון סידור עבודה", ותלויה בסוג המשתמש.
סוג משתמש | מה אפשר |
מנהל מערכת | רואה את המסך ויכול תמיד להוסיף, לערוך, לשנות סדר ולמחוק משמרות. |
מנהל מחלקה / מנהל סידור עבודה | רואה את המסך עבור סידורי העבודה שהוגדרו לו. יכול להוסיף, לערוך ולמחוק משמרות רק אם ההגדרה "אל תאפשר למנהלי מחלקה/סידור עבודה לשנות מבנה משמרות" כבויה. כשהיא דולקת הוא יכול רק לשבץ עובדים ולשנות זמנים ספציפיים לעובד. |
עובד | עובד שאינו מנהל סידור עבודה אינו נכנס למסך. בקשות משמרות והסידור האישי שלו נמצאים במסכים אחרים. |
2. מה צריך כדי שזה יעבוד
מודול סידור העבודה פעיל בחברה (אחרת אין בתפריט "תכנון סידור עבודה").
קיים לפחות "סידור עבודה" אחד (בחלון המשמרת הוא נקרא "סידור עבודה"). למנהל מחלקה חייב להיות סידור עבודה שהוגדר לו; בלי זה המסך מעביר אותו למסך אחר.
קיימים תפקידים. כל משמרת חייבת לפחות תפקיד אחד עם כמות גדולה מ-0.
אם בהגדרות הסידור סומן "הגבל תפקידים נבחרים לסידור זה", ברשימת התפקידים של המשמרת יופיעו רק התפקידים שנבחרו לאותו סידור.
3. הוספת משמרת – שלב אחר שלב
שלב 1: פתיחת המסך
איפה: תכנון סידור עבודה ← תכנון סידור עבודה. בחרו למעלה את הסידור ("סידור עבודה"), החודש ("תאריך") והשבוע ("שבוע"). לחצו על כפתור "תצוגה לפי משמרות" כדי לראות את רשימת המשמרות. התמונה מראה את המסך בתצוגה לפי משמרות, ובראש עמודת השמות כפתור הפלוס.
שלב 2: פתיחת חלון משמרת חדשה
לחצו על כפתור הפלוס (עיגול עם פלוס) בראש עמודת השמות. הכפתור לא מוצג למנהל מחלקה/סידור עבודה כשהמבנה נעול (ראו בפתרון בעיות). התמונה מראה את החלון הריק עם כל השדות.
שלב 3: מילוי פרטי המשמרת
שדה | מה זה |
"סידור עבודה" | בהוספה אפשר לבחור כמה סידורים; המשמרת נוצרת בנפרד בכל סידור שנבחר. בעריכה אפשר לבחור סידור אחד. ברירת המחדל: הסידור שנבחר כרגע במסך. |
"שם" | שם המשמרת. חובה. |
"צבע" | צבע המשמרת בלוח. בוחרים מהפלטה או מזינים קוד צבע ולוחצים על כפתור האישור. המערכת מציעה צבע אקראי בהוספה. |
"זמן התחלה" | שעת התחלה. חובה. |
"שעת סיום" | שעת סיום. חובה. |
"קוד" | קוד חופשי למשמרת. לא חובה. |
"מספר משמרת" | מספר חופשי למשמרת. לא חובה. |
שלב 4: אפשרויות נוספות
"אל תחשיב משמרת זאת בסכום המשמרות בטבלת צדק" – המשמרת לא נספרת בסכום המשמרות בטבלת הצדק.
"אל תאפשר לעובדים להגיש העדפות למשמרת זאת" – עובדים לא יוכלו להגיש העדפה למשמרת הזאת.
"הצג במשמרת זאת העדפות ממשמרת אחרת" – כשמסמנים, נפתח השדה "בחר משמרת", ובו רשימת משמרות אחרות של החברה (עם שם הסידור). העדפות העובדים של המשמרת שנבחרה יוצגו גם במשמרת הזאת.
שלב 5: תפקידים וכמויות
בטבלה "תפקיד" כל שורה היא תפקיד אחד במשמרת. לחצו על סימן הפלוס בכותרת העמודה "תפקיד" או על סימן הפלוס בסוף השורה להוספת שורה, ועל סימן ה-X למחיקת שורה. בשורה: בחרו "תפקיד", הזינו "כמות" (כמה בעלי תפקיד צריך במשמרת) ו"כמות מינימום" (הכמות המינימלית). חצים בתחילת השורה מזיזים את סדר התפקידים. שורה שלא נבחר בה תפקיד או שהכמות בה 0 לא נשמרת.
שלב 6: שעה שונה לתפקיד
אם לתפקיד מסוים שעות אחרות (למשל כניסה שעתיים אחרי כולם), סמנו בשורה שלו את התיבה בעמודה "הגדר שעה שונה" והזינו "זמן התחלה" ו"שעת סיום" לתפקיד. השעות נשמרות רק אם שני השדות מולאו. בלי הסימון שעות התפקיד זהות לשעות המשמרת.
העמודה "קבע כיום למחרת" מופיעה רק כשבהגדרות החברה מופעלת "הפעל אפשרות תצוגה בפורמט +24 שעות". היא מיועדת לתפקיד שהשעות שלו עוברות ליום למחרת ומציגה בצד את השעה המותאמת.
שלב 7: שמירה
לחצו על "לשמור". "בטל" סוגר את החלון בלי לשמור. אם חסר שם, זמן התחלה, שעת סיום או תפקיד עם כמות, תופיע ההודעה "אנא מלא שדות חובה" והחלון יישאר פתוח.
4. עריכה, סדר ומחיקה
איפה: תכנון סידור עבודה ← תכנון סידור עבודה, בתצוגה לפי משמרות. ליד שם כל משמרת מופיעים סמלים:
"עריכה" (עיפרון) – פותח את אותו חלון עם הנתונים הקיימים.
"העלה למעלה" / "הורד למטה" (חצים) – משנים את מקום המשמרת ברשימה.
"החלפת צבע רקע לעובד" (גלגלת צבע) – מחליף את צבע הרקע של המשמרת.
"מחיקה" (פח) – מוחק את המשמרת אחרי בקשת אישור.
מחיקת משמרת מוחקת גם את כל השיבוצים שלה והעדפות העובדים אליה. אם רוצים רק להפסיק לאפשר העדפות, סמנו בעריכה "אל תאפשר לעובדים להגיש העדפות למשמרת זאת".
שאלות נפוצות ופתרון בעיות
❓ אני לא רואה את "תכנון סידור עבודה" בתפריט
התפריט מופיע רק כשמודול סידור העבודה פעיל בחברה. בדקו גם את סוג המשתמש: מנהל סידור עבודה צריך שיוגדר לו הסידור שינהל, או שסוג המשתמש שלו יהיה "מנהל סידור עבודה" (ולא מנהל מחלקה). אחרי השינוי התנתקו והתחברו מחדש.
❓ אין לי כפתור פלוס, עיפרון או פח
כנראה מופעלת ההגדרה "אל תאפשר למנהלי מחלקה/סידור עבודה לשנות מבנה משמרות". מנהל המערכת רואה את הסמלים תמיד ויכול לכבות את ההגדרה.
❓ אני בתצוגה אחרת ולא רואה את רשימת המשמרות
עברו ל"תצוגה לפי משמרות". יש גם "תצוגה לפי עובדים" ו"תצוגה לפי תפקידים".
❓ לחצתי "לשמור" והחלון לא נסגר
הופיעה ההודעה "אנא מלא שדות חובה". מלאו שם, שעות ולפחות תפקיד אחד עם כמות.
❓ התפקיד שאני צריך לא ברשימה
אם הסידור מוגבל בהגדרה "הגבל תפקידים נבחרים לסידור זה", יוצגו רק התפקידים שנבחרו לו. הוסיפו את התפקיד להגדרות הסידור. ודאו שהתפקיד קיים בכלל.
❓ שורת תפקיד שמילאתי לא נשמרה
שורה נשמרת רק אם נבחר בה תפקיד והכמות גדולה מ-0.
❓ הגדרתי שעה שונה לתפקיד והיא לא נשמרה
סמנו "הגדר שעה שונה" ומלאו גם "זמן התחלה" וגם "שעת סיום" בשורת התפקיד.
❓ איך אני יוצר אותה משמרת בכמה סידורי עבודה
בהוספה בחרו כמה ערכים בשדה "סידור עבודה". נוצרת משמרת נפרדת בכל סידור. בעריכה אפשר רק סידור אחד.
❓ טעיתי בשעות או בכמות, איך מתקנים?
לחצו על "עריכה" בשורת המשמרת, תקנו ולחצו "לשמור".
❓ איך מוחקים משמרת, ומה קורה לשיבוצים?
לחצו על "מחיקה". המשמרת נמחקת יחד עם השיבוצים שלה וההעדפות שהוגשו אליה.
❓ איך משנים את סדר המשמרות?
בתצוגה לפי משמרות השתמשו ב"העלה למעלה" וב"הורד למטה".
❓ איך מונעים מעובדים לבקש משמרת מסוימת?
בעריכת המשמרת סמנו "אל תאפשר לעובדים להגיש העדפות למשמרת זאת".
❓ אני לא רואה את העמודה "קבע כיום למחרת"
היא מופיעה רק כשמופעלת "הפעל אפשרות תצוגה בפורמט +24 שעות".
❓ מנהל המחלקה לא מצליח לשנות משמרת
בדקו את ההגדרה "אל תאפשר למנהלי מחלקה/סידור עבודה לשנות מבנה משמרות". כשהיא דולקת המנהל יכול רק לשבץ ולשנות זמנים ספציפיים לעובד.
מקרא סמלים
סמל | משמעות |
עיגול עם פלוס | הוספת משמרת |
עיפרון | "עריכה" |
פח | "מחיקה" |
חץ למעלה / למטה | "העלה למעלה" / "הורד למטה" |
גלגלת צבע | "החלפת צבע רקע לעובד" |
מילון מונחים
משמרת – תבנית עם שם, שעות ותפקידים נדרשים.
סידור עבודה – הסידור (מחלקה/אתר) שאליו שייכת המשמרת.
כמות – כמה בעלי תפקיד נדרשים במשמרת.
כמות מינימום – הכמות המינימלית של בעלי התפקיד.
שעה שונה – שעות מיוחדות לתפקיד בתוך המשמרת.
סיכום מהיר
מה רוצים לעשות | איפה | מה זה משנה |
להוסיף משמרת | תכנון סידור עבודה ← פלוס | נוצרת משמרת חדשה |
לשנות משמרת | עיפרון "עריכה" | המשמרת מתעדכנת |
למחוק משמרת | פח "מחיקה" | נמחקים גם השיבוצים וההעדפות |
לנעול מבנה משמרות | הגדרות החברה | מנהלי מחלקה לא משנים משמרות |
מאמרים קשורים
מנהלי מערכת + מחלקה/סידור עבודה - שיבוץ עובדים במשמרות
חישוב שעות נוספות לפי משמרת
שיבוץ עובדים במשמרות
שיבוץ סידור עבודה אוטומטי
טעינת משמרות פתוחות באמצעות קובץ אקסל