אחרי שהוגדרו סידור עבודה ומשמרות, משבצים עובדים למשמרות במסך שנפתח מהתפריט "תכנון סידור עבודה". אפשר לשבץ לפי משמרות, לפי עובדים או לפי תפקידים, ולבחור את הדרך שנוחה לכם.

המדריך כולל: מי יכול לעשות מה, מה צריך כדי שזה יעבוד, מעבר בין שלוש התצוגות, חלון "הוספה" עם הסינונים וההגדרות שלו, שיבוץ חוזר, שיבוץ מרוכז של כמה ריבועים, גרירה בין משמרות, מגבלות השעות וההודעות שמונעות שיבוץ, שאלות נפוצות, מקרא ומילון מונחים. השיבוץ האוטומטי ושיבוץ מקובץ הם מדריכים נפרדים: "שיבוץ סידור עבודה אוטומטי" ו"שיבוץ עובדים מקובץ CSV/EXCEL". סקירה של כל המסך נמצאת במדריך "הכרות עם מסך תכנון השיבוץ".

הסרטון מראה איך משבצים עובדים למשמרות: כניסה ל"תכנון סידור עבודה", בחירת סידור, חודש ושבוע, בחירת תצוגה, הוספה בריבוע המתאים, בחירת תפקיד ועובדים ושמירה, ולבסוף פרסום הסידור לצפייה.

המסך מיועד למנהלים. הרשאות לפי סוג המשתמש:

איפה: תכנון סידור עבודה. בראש המסך שדות הבחירה "קבוצה", "סידור עבודה", "תאריך" ו"שבוע", ולידם שלושה כפתורי תצוגה. התמונה מציגה את שלושת כפתורי התצוגה בראש המסך.

אפשר לעבור בין התצוגות בכל רגע, והשיבוץ נשמר.

איפה: תכנון סידור עבודה ← "תצוגה לפי משמרות". בתמונה למטה מסומן כפתור "הוספה" בריבוע של משמרת ויום.

החלון נפתח עם הכותרת של המשמרת. בשדה "בחר תפקיד לשיבוץ למשמרת:" בחרו תפקיד מהתפקידים של המשמרת. מתחת מוצג מונה של התפקיד: משובצים מול הכמות הנדרשת. הטבלה מציגה את העובדים שהתפקיד שייך להם.

מעל הטבלה יש "הכל" וארבע נקודות צבע לפי העדפת העובד כפי שסימן לפני השיבוץ. ריחוף על הנקודה מציג את שמה: "רוצה לעבוד" (כחול), "יכול לעבוד" (ירוק), "מעדיך שלא" (כתום), "לא יכול לעבוד" (אדום). הכפתורים "בחר הכל" ו"בטל בחירה" מסמנים או מבטלים את כל השורות בטבלה.

עמודות הטבלה: "שם", "תפקיד/פרויקט", "שעות שונות", "העדפה", "הערה". סמנו את העובדים ולחצו "לשמור". "בטל" סוגר בלי לשמור. בעמודה "שעות שונות" אפשר לקבוע לעובד שעות שונות מאלה של המשמרת.

בראש החלון לחצו "הגדרות" כדי לפתוח את האפשרויות.

איפה: תכנון סידור עבודה ← "תצוגה לפי עובדים". בתמונה למטה מסומן כפתור "הוספה" בריבוע של עובד ויום.

החלון מציג את כל המשמרות האפשריות לשיבוץ באותו יום. בחרו תפקיד ב"בחר תפקיד לשיבוץ למשמרת:". הטבלה מציגה לכל משמרת את העמודות "שם", "העדפה", "כוח אדם" (כמה כבר משובצים מול היעד), "שעה" ו"הערה". סמנו את המשמרות ולחצו "לשמור". בחלון יש גם תיבת הסימון "שבץ למשמרת אחרת".

הכפתור "הוסף דיווח מרוכז" בראש החלון מוסיף לעובד דיווח מיוחד ("חופשה", "מחלה", "מיוחד/אחר") בלי לצאת מהמסך. התמונה מציגה את החלון עם הכפתור.

כשרוצים לשבץ כמה עובדים וכמה ימים למשמרת אחת בפעולה אחת. בתצוגה לפי עובדים לחצו על הריבועים הרלוונטיים (ריבוע שנבחר נצבע) ולאחר מכן על שלוש הנקודות בצד הריבוע. בתפריט בחרו "פעולות לבחירה מרוכזת". נפתח חלון "הוספת משמרת במקומות שנבחרו": בחרו "תפקידים לסידור עבודה" ו"סידור עבודה" ולחצו "לשמור". "מחק משמרות בריבועים שנבחו" מוחק את המשמרות בריבועים שנבחרו, ו"נקה סימונים שנבחרו" מבטל את הסימון. אם לעובד אין את התפקיד שנבחר, המערכת מדלגת עליו ולא משבצת אותו.

הסרטון מראה בחירת ריבועים ושיבוץ מרוכז.

איפה: תכנון סידור עבודה ← "תצוגה לפי תפקידים". לחצו "הוספה" ליד התפקיד הרלוונטי. המערכת מסננת ומציגה בחלון רק את העובדים של אותו תפקיד. הסרטון מראה את הפעולה.

בתחתית חלון ההוספה יש אזור נפתח שמשבץ בבת אחת לכמה ימים (רואים אותו סגור בתחתית התמונה של חלון ההוספה למעלה).

הסרטון מראה גרירה של עובד בין משמרות.

בכל שיבוץ המערכת בודקת את הדברים הבאים, ואם בדיקה נכשלת העובד לא משובץ ומופיעה הודעה עם שם העובד והתאריך.

שיבוץ לא נחסם אך מציג אזהרה כשלעובד יש הסכם משמרות עם הגדרות התראה, והוא משובץ לבד בלי שיבוץ חוזר. האזהרות מוצגות ברשימה ממוספרת, ואתם בוחרים אם להמשיך (אישור) או לבטל.

בהודעות "%s" מוחלף בשם העובד ובתאריך.

אזהרות הסכם משמרות (רשימה ממוספרת לפני השיבוץ):

התפריט מופיע רק כשמודול סידור העבודה פעיל. עובד רגיל לא רואה אותו. מנהל מחלקה או מנהל סידור עבודה צריכים שיוך: הגדירו להם את המחלקה שינהלו, או שנו את סוג המשתמש ל"מנהל סידור עבודה", ואז התנתקו והתחברו מחדש.

למנהל מחלקה שאין לו סידור עבודה משויך המערכת מעבירה למסך בקשות או למסך צפייה בסידור. שייכו לו סידור עבודה.

בדקו: שהתפקיד ב"בחר תפקיד לשיבוץ למשמרת:" מוגדר לעובד; שלא סומנו "הסתר עובדים שנמצאים ביום מחלה/חופש/מיוחד אחר" או "הסתר עובדים שלא יכולים לעבוד"; ושסינון "ניהול מחלקות/סניפים" או סינון ההעדפה לא מסתיר אותו. בדקו גם שהעובד פעיל ושייך לסידור העבודה.

במשמרת סגורה ("משמרת סגורה") אין הוספה. גם כשמופעלת "אל תאפשר לשנות משמרת שחלפה" אי אפשר לשנות משמרת שזמנה עבר.

ההודעה מציינת את הסיבה. חפשו אותה בטבלת ההודעות למעלה. הסיבות השכיחות: חפיפת שעות, מכסת שעות שבועית או חודשית, או הגבלה בהסכם המשמרות.

בהגדרות הסידור הפעילו "אפשר שיבוץ כפול של עובד במשמרת". כך שיבוץ במשמרת אחרת באותן שעות ידרוש אישור, אבל שיבוץ כפול באותה משמרת עדיין חסום. כדי להתעלם מכל חפיפה הפעילו "התעלם מכל חריגת זמן ואפשר לשבץ בכפילות".

בדקו שמסומן "אל תאפשר לחרוג ממכסת השעות". בלי הסימון המכסה רק מוצגת. מכסה יומית בסידור אינה חוסמת בשום מקרה, רק מציגה חריגה מול התקן; הגבלה אפשרית בשבוע, בעמוד "ניהול סידורי עבודה".

השיבוץ נחסם כשהשעות הפנויות אחרי המשמרת החדשה הן אפס או פחות, כלומר גם כשהמשמרת ממלאת את המכסה בדיוק. אם רוצים להגיע למכסה בדיוק, הגדילו אותה בשעה.

בשיבוץ מרוכז המערכת מדלגת על עובד שאין לו את התפקיד שנבחר, וגם על שיבוצים שנחסמים בהגבלות. בדקו את התפקידים של העובד.

רשימת החריגות מהסכם המשמרות מופיעה במסך "תכנון סידור עבודה" תחת "חריגות מהגדרות הסכם משמרות".

האזהרות מוצגות לפני השיבוץ רק כשמשבצים עובד אחד בלי שיבוץ חוזר.

לחצו על "הסר עובד ממשמרת זאת" בכרטיס העובד, או גררו אותו לריבוע הנכון. להסרה רחבה: "הסר משמרות לעובד" או "מחק משמרות בריבועים שנבחו".

בכפתור "מחק את סידור העבודה השבוע" בראש המסך. הכפתור מוחק את כל השיבוץ של השבוע, ולכן בדקו את השבוע לפני הלחיצה.

גררו אותו לריבוע החדש.

המשמרת מציגה "משמרת סגורה" ואי אפשר להוסיף לה עובדים.

הפעילו את "מפורסם לצפייה?" לאותו שבוע.

השתמשו ב"שיבוץ אוטומטי". ההסבר במדריך "שיבוץ סידור עבודה אוטומטי".