כללי
מערכת איזיטיים מאפשרת להזין דיווחי חג לעובדים באופן אוטומטי — כולל עדכון שעות התקן בערבי חג וחגים עצמם. כך חוסכים זמן רב ומונעים הזנה ידנית של כל עובד בנפרד.
התהליך מתבצע דרך הטאב של אוטומציית חגים בתוך הסכמי העבודה, ומחייב הגדרה חד-פעמית.
שלב 1 — הגדרת סוג יום "חג"
לפני שמגדירים את האוטומציה, יש לוודא שקיים סוג דיווח מיוחד בשם "חג" במערכת.
עברו ל"ניהול דיווחים", לחצו על "דיווחים מיוחדים / אחרים" וודאו שסוג היום "חג" קיים ברשימה. אם לא — צרו אחד חדש ושמרו.
שלב 2 — יצירת טבלת אוטומציית חגים
עברו להסכמי עבודה, לחצו על "ניהול חגים ושעות תקן" ועברו ללשונית "אוטומציית חגים".
לחצו על "יצירת טבלה חדשה" ובחרו את השנה הרלוונטית.
שלב 3 — הגדרת כללי האוטומציה
יש להגדיר שני כללים:
כלל א — שינוי תקן השעות בחג
לחצו על "הוסף כלל" ותנו לו שם (לדוגמא: שינוי תקן בחג) בחרו בסוג "שינוי תקן". בחרו את הסכם העבודה הרלוונטי ואת רשימת החגים (לדוגמא: חגים יהודיים). הגדירו את התקן החדש לאותם ימים (לדוגמא: 4.5 שעות) ושמרו.
כלל ב — הזנת דיווח החג בפועל
לחצו על "הוסף כלל" ותנו לו שם (לדוגמא: הזנה של מיוחד אחר בחג). בחרו את רשימת החגים והסכם העבודה. בחרו הפעם ב"הוספת רשומה" ותחת סוג יום בחרו את סוג הדיווח שיצרתם בשלב 1 (החג). במקור הכמות בחרו "לפי תקן ימי" — כך המערכת תמשוך אוטומטית את מספר השעות שהוגדר בכלל הקודם.
שלב 4 — בדיקה בדוח הנוכחות
לאחר ההגדרה, מומלץ לוודא שהכל עובד כצפוי:
עברו ל"דוח חודשי עם פירוט", בחרו עובד לדוגמא ובדקו את ימי החג. התקן אמור להשתנות אוטומטית (לדוגמא מ-8 שעות ל-4.5) ודיווח החג אמור להופיע בהתאם.
טיפ: מעבר עם העכבר מעל הדיווח יציג את שם האוטומציה שביצעה את השינוי.