מערכת סידור משמרות
מדריכים ומידע על שימוש במערכת סידור המשמרות של איזיטיים
מאת EZTIMEמחבר/ת אחד/ת27 מאמרים
ניהול סידורי עבודה
מדריכים עבור מנהלי מערכת ומנהלי מחלקה
- שיבוץ סידור עבודה אוטומטיאיך מפעילים "שיבוץ אוטומטי" במסך "תכנון סידור עבודה": מי יכול, מה צריך להגדיר מראש, איך המערכת בוחרת עובדים, איך מוחקים ומה לעשות כשהמשמרות נשארות ריקות.
- הגדרת מכסת שעות עבודהאיך מגדירים מכסת שעות שבועית (ויומית להצגה) לסידור עבודה, איך מונעים חריגה בשיבוץ, איך מגדירים מכסה לפי תפקיד ולקבוצת סידורים, מה ההודעות שמופיעות ומה לעשות כשזה לא עובד.
- הגדרת משמרות לטבלת צדקאיך מגדירים בעריכת יום של משמרת בתכנון סידור עבודה אם היא תופיע בטבלת צדק משמרות כעמודה נפרדת או בספירה משותפת תחת שם קבוצה, ואיך קוראים את הטבלה.
- הכרות עם מסך תכנון השיבוץסקירה של מסך "תכנון סידור עבודה": בחירת סידור עבודה, חודש ושבוע, פרסום לעובדים, שלוש התצוגות, הסרגל העליון, שיבוץ בתוך המשמרת, משמרות פתוחות, טבלת צדק, חריגות ובקשות החלפה ומסירה.
- טבלת צדק והגדרת שעות כקבוצהאיך פותחים וקוראים את הלוח "טבלת צדק משמרות" במסך "תכנון סידור עבודה": בחירת תקופה, העמודות, הדגשת עובדים, שליחת הודעה, יצוא והדפסה, וההגדרות במשמרת שמשפיעות על הספירה.
- ניהול אילוצים (העדפות) לעובדיםאיך עובדים ומנהלים מזינים העדפות ואילוצים למשמרות במסך "ניהול בקשות ואילוצים": ארבעת סוגי ההעדפה, קיבוע, מועד סיום להגשה והגבלת סימוני "לא יכול לעבוד" בהסכם משמרות.
- עריכת משמרת קיימת וכוח אדםההבדל בין עריכה קבועה של משמרת לעריכה ליום מסוים בתכנון סידור העבודה: שדות, תפקידים וכמויות, שמירת הגדרה עד תאריך, הרשאות, הודעות ופתרון בעיות.
- תכנון עלויות ושעות עובדיםאיך מציגים עלויות עובדים בסידור העבודה, מה בסרגל הסיכומים, איך מגדירים מכסה יומית ושבועית (ומכסה לתפקיד) ואיך מסתירים עלויות ממנהלי מחלקה.
- שינוי משמרת לעובד (גרירה חכמה)איך להעביר עובד ממשמרת למשמרת או מיום ליום בעזרת גרירה בתכנון סידור עבודה: חיווי "אפשרי" / "לא אפשרי", הצגת העדפת העובד, החלפה בין עובדים, הודעות והגבלות.
- פרסום סידור עבודהאיך מפרסמים שבוע בסידור עבודה לעובדים באמצעות המתג "מפורסם לצפייה?", איך שולחים הודעת דחיפה, מייל או לינק, ומה קורה אחרי שינוי בסידור שכבר פורסם.
- עדכון שעות משמרת ברמה יומיתאיך משנים את שעות המשמרות ביום מסוים במסך "תכנון סידור עבודה": שינוי שעות לכל היום, או שעות שונות לתפקיד מסוים במשמרת, מי יכול, מה ההגדרות משנות ומה לבדוק כשזה לא…
- שיבוץ עובדים במשמרותאיך משבצים עובדים למשמרות במסך "תכנון סידור עבודה": שלוש תצוגות, חלון "הוספה", שיבוץ חוזר ומרוכז, גרירה, מגבלות שעות והודעות שמונעות שיבוץ, ופתרון בעיות.
- מדריך לעובד לביצוע החלפת/מסירת משמרתאיך עובד מבקש מסירה או החלפה של משמרת באפליקציה, אילו משמרות ועובדים המערכת מציעה, ואיך המנהל מאשר או דוחה את הבקשה במסך תכנון סידור עבודה, כולל הסתרת האפשרות מהעובדים.
- הוספת משמרת חדשהאיך מוסיפים משמרת בסידור עבודה: שדות המשמרת, תפקידים וכמויות, שעה שונה לתפקיד, עריכה, שינוי סדר ומחיקה.
- שיוך עובדים לסידור עבודה ולתפקידיםאיך משייכים עובד אחד או קבוצת עובדים לסידור עבודה, לתפקידים לסידור עבודה ולהסכם משמרות: מכרטיס העובד ומרשימת העובדים, מי רואה את הפעולות, מה ההבדל בין הוספה להחלפה ומה לעשות כשמשהו…
- הגדרת הסכם משמרות לעובדיםאיך יוצרים הסכם משמרות ומשייכים אותו לעובד אחד או לקבוצת עובדים, כולל מודל סבבים (הסכם משני), מי רשאי, ופתרון בעיות.
- הוספה / ניהול של תפקידים לסידור העבודהאיך מוסיפים, עורכים ומוחקים תפקידים לסידור העבודה: השדות, סדר מיון, צבע ותחום, ואיפה משתמשים בתפקידים אחרי כן.
- ניהול סידורי עבודהאיך פותחים ומנהלים סידורי עבודה: שדות הסידור, העדפת ברירת מחדל, מכסת שעות שבועית, מחיקה וכלים נוספים למנהל החברה.
- היכרות ראשונית עם מערכת סידור המשמרותסקירה של מערכת סידור המשמרות: איפה נמצא כל מסך בתפריט "תכנון סידור עבודה", איך בונים סידור שבועי, משבצים ידנית או אוטומטית, מפרסמים לעובדים, ומה הם "טבלת צדק משמרות" ו"ניהול בקשות…
- טעינת משמרות פתוחות באמצעות קובץ אקסלאיך לטעון בבת אחת משמרות פתוחות מקובץ אקסל בעמוד "תכנון סידור עבודה": מבנה הקובץ, העמודות, הטעינה, מה קורה עם תפקידים ומשמרות כפולות, ופתרון בעיות.
- מדריך למודול הסעות במערכת סידור עבודהאיך מגדירים אזורי הסעה וטווחי שעות, ואיך מפיקים מתכנון סידור עבודה קובץ Excel עם רשימת העובדים לאיסוף או לפיזור, לפי אזור.
- השתבצות למשמרות פתוחותאיך עובד שולח בקשה למשמרת פתוחה, איך המנהל יוצר משמרות פתוחות, מאשר ודוחה בקשות ומשבץ עובדים.
- טעינת מבנה שלד משמרות באמצעות אקסל EXCEL/CSVאיך טוענים בבת אחת סידורי עבודה, קבוצות, משמרות ותפקידים נדרשים מקובץ אקסל במסך "ניהול סידורי עבודה": עמודות הקובץ, מה נוצר ומה מתעדכן, וטיפול בבעיות.
- שיבוץ עובדים מקובץ CSV/EXCELאיך לשבץ הרבה עובדים למשמרות בבת אחת מקובץ אקסל: איפה מעלים, מבנה הקובץ עמודה אחר עמודה, מה קורה לשיבוצים קיימים, ומה לעשות כששורה לא עולה.
- תכנון סידור עבודה — מדריך למתחיליםסקירה של מסך "תכנון סידור עבודה": איפה פותחים אותו, מי רשאי, מה צריך להכין מראש, איך בונים שבוע (שיבוץ ידני, שיבוץ אוטומטי, העתקה משבוע קודם, שיבוץ קבוע), איך מפרסמים ומשתפים,…
- הגדרת סידור עבודה ראשונימדריך למנהל החברה להקמת סידור עבודה מאפס: פתיחת הסידור, תפקידים, שיוך עובדים, הגדרת משמרות ועריכת ימים, כולל שדות, הגבלות ופתרון בעיות.