Was die „Einarbeitung" macht
Die Seite „Einarbeitung" (unter HR) begleitet jeden neuen Fahrer Schritt für Schritt vom Bewerber bis zum aktiven Teammitglied. Der Clou: Der Fahrer trägt seine eigenen Daten und Dokumente über einen öffentlichen Link selbst ein. Du prüfst und genehmigst nur noch. Am Ende des Ablaufs wandert der Datensatz automatisch in die Liste „Fahrer" (siehe „Fahrer verwalten (Stammdaten, Dokumente, Finanzen)").
Die Einarbeitungs-Liste verstehen
Die Seite listet alle laufenden und abgeschlossenen Einarbeitungen. Pro Bewerber siehst du Name, Startdatum und den Fortschritt. So erkennst du auf einen Blick, bei wem noch Aufgaben offen sind und wer bereit für den Abschluss ist.
Schritt 1 – Einladung verschicken
Öffne „Einarbeitung".
Klicke auf „+ Neue Einladung".
Im Einladungs-Fenster trägst du Name und E-Mail bzw. Telefon des Bewerbers ein und bestätigst.
Der Bewerber erhält einen persönlichen, öffentlichen Onboarding-Link.
Schritt 2 – Der Fahrer füllt selbst aus
Über den Link öffnet der Bewerber ein Formular und trägt eigenständig ein: persönliche Daten, Adresse, Führerschein, Bankverbindung und die geforderten Dokumente (z. B. Führerschein-Foto, P-Schein). Das spart dir viel Tipparbeit und Nachfragen.
Schritt 3 – Aufgaben prüfen und genehmigen
Jeder Onboarding-Datensatz besteht aus einzelnen Aufgaben. Sobald der Fahrer etwas hochgeladen hat, prüfst du es und setzt es auf genehmigt oder forderst eine Korrektur an. Erst wenn alle Aufgaben genehmigt sind, geht es weiter.
Schritt 4 – Vertrag erstellen und senden
Erstelle den Arbeitsvertrag – dazu nutzt du eine Vorlage aus „Dokumentenerstellung: Vorlagen mit Platzhaltern", die die Fahrerdaten automatisch einsetzt.
Sende den Vertrag über „Dokument senden" per DocuSeal an den Fahrer (siehe „Dokument zur Unterschrift senden (DocuSeal)").
Der Fahrer unterschreibt online. Du siehst den Status jederzeit.
Schritt 5 – Onboarding abschließen
Warte, bis der Vertrag „UNTERSCHRIEBEN" ist und alle Aufgaben genehmigt sind.
Erst dann kannst du das Onboarding als abgeschlossen markieren.
Fertig! Der Bewerber ist jetzt ein „Aktiv"-Fahrer und erscheint in der Liste „Fahrer".
Gut zu wissen
Der Abschluss ist gesperrt, solange der Vertrag nicht unterschrieben oder noch eine Aufgabe offen ist. So kann kein Fahrer ohne vollständige Papiere aktiv werden.
Der öffentliche Link ist personengebunden – teile ihn nur mit dem jeweiligen Bewerber.