Was die „Dokumentenerstellung" macht
Auf der Seite „Dokumentenerstellung" (unter HR) legst du wiederverwendbare Vorlagen an – z. B. Arbeitsvertrag, Bescheinigung oder Übergabeprotokoll. In die Vorlage setzt du Platzhalter. Beim Erstellen füllt Fahrly diese Platzhalter automatisch mit den echten Stammdaten des gewählten Fahrers. So schreibst du ein Dokument einmal und nutzt es für dein ganzes Team.
Die zwei Reiter „Vorlagen" und „Erstellte Dokumente"
Oben findest du zwei Reiter:
„Vorlagen" – hier liegen deine Bausteine mit den Spalten „VORLAGENNAME" und „ERSTELLT".
„Erstellte Dokumente" – hier landen die fertig generierten PDFs.
Eine Vorlage erstellen
Klicke auf „+ Neue Vorlage".
Gib der Vorlage einen Namen (erscheint später unter „VORLAGENNAME").
Schreibe den Text der Vorlage.
Setze Platzhalter mit doppelten geschweiften Klammern ein, z. B. {{Vorname}} oder {{Nachname}}. Diese werden beim Erstellen durch die echten Fahrerdaten ersetzt.
Platzhalter für Unterschriften
Damit das fertige PDF direkt digital unterschrieben werden kann, setzt du Signatur-Platzhalter an die richtige Stelle:
{{employerSignature}} – hier unterschreibt der Arbeitgeber.
{{employeeSignature}} – hier unterschreibt der Fahrer.
Diese Felder werden später in „Dokument senden" zu echten Signatur-Feldern, die der Fahrer online ausfüllt.
Ein PDF pro Fahrer erstellen mit „▷ Erstellen"
Suche in der Liste „Vorlagen" die passende Vorlage.
Klicke in der Zeile auf „▷ Erstellen".
Wähle den Fahrer aus – seine Stammdaten werden automatisch in die Platzhalter eingesetzt.
Das fertige PDF erscheint danach im Reiter „Erstellte Dokumente".
Weitergeben oder unterschreiben lassen
Das erzeugte PDF kannst du herunterladen oder direkt zur Unterschrift verschicken. Wie das Signieren über DocuSeal läuft, steht im Artikel „Dokument zur Unterschrift senden (DocuSeal)". Im Onboarding nutzt du genau diesen Weg für den Arbeitsvertrag (siehe „Neuen Fahrer einarbeiten (Onboarding)").