Kun olet täyttänyt tilauslomakkeen, tulet saamaan sähköpostilla välittömästi kutsun Whistleblowing Lite by Falconyn käyttäjäksi. Jos et ole jostain syystä saanut tunnuksia, voit olla meihin yhteydessä: support@falcony.io. Kannattaa tarkastaa myös roskapostikansio.
Luo tämän jälkeen käyttäjätunnukselle salasana ja kirjaudu sisään järjestelmään. Kun olet päässyt kirjautumaan sisään, seuraa alla olevia ohjeita ja tee tarvittavat muutokset sisältöihin.
AVOIMEN LINKIN MUOKKAUS
Käyttöönottoon ensimmäinen tehtävä on viimeistellä Whistleblowing -kanavan laskeutumissivun sisältö vastaamaan organisaationne tarpeita. Määrityksen voi aloittaa kohdasta Ylläpito - Avoimet linkit - kynän kuva (katso ohje alla).
Tästä alkaa Whistleblowing-kanavan laskeutumissivun tekstien muokkaus. Kohdasta "Tervetuloa-sivu" Suomi/Englanti jne. (kts. kuva alla) voit aloittaa tekstin viimeistelytyön. Näet edessäsi valmiin ilmoituskanavan laskeutumissivun tekstin, jota voit muokata vapaasti.
Oletusteksti on kehitetty yhteistyössä olemassa olevien asiakkaidemme kanssa ja se soveltuu sellaisenaan kaikkien organisaatioiden käyttöön. Vaikka lähtisitte liikkeelle oletustekstillä, on siinä muutamia kohtia, jotka tulee päivittää:
**1. Rekisterinpitäjä**
**Yhtiö Oy Ab**
Osoite: **??**
Yhteyshenkilö: **??**
Rekisteröity voi lähettää tietopyynnön tai rekisteröidyn oikeuksia koskevan vaatimuksen osoitteeseen: ******
Jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä: **??**
Sekä
Muista täydentää myös eri kieliversioiden vastaavat kohdat. Lisäyksien jälkeen voit tallentaa tehdyt muutokset sivun alalaidasta "Tallenna" -painikkeesta
Kopioi Whistleblowing-kanavan laskeutumissivun verkko-osoite jatkoasetuksia varten (kuva alla).
TAPAHTUMAPAIKAT
Whistleblowing Lite by Falcony palvelussa on valmiina asetuksena tapahtumapaikka: Whistleblowing. Mikäli ei ole tarvetta eritellä tapahtumapaikkoja ilmoittaessa niin tapahtumapaikkoja ei tarvitse muuttaa. Voit tehdä myös muutokset jälkikäteen tarpeen mukaan.
Mikäli haluat niin voit muuttaa tapahtumapaikkoja niin se onnistuu helposti. Voit esimerkiksi luetteloida tapahtumapaikkaan yritykset, toimipisteet tai toimintamaat. Kun ilmiantaja ilmoittaa niin ilmiantaja voi valita valikosta, että minne tapahtumapaikkaan ilmoitus kirjataan.
Tapahtumapaikkoja voit hallita seuraavasti: Ylläpito - Tapahtumapaikat (kuva alla).
lisätä (+) -painikeesta oikeasta yläkulmasta,
muokata (kynä -painike),
arkistoida (kynä -painike ja "arkistoi" ja "tallenna")
poistaa (roskakori -painike)
KÄYTTÄJIEN LISÄÄMINEN
Organisaatiosi lisäkäyttäjien lisääminen/kutsuminen palveluun käyttäjäksi onnistuu kohdasta Ylläpito - Käyttäjät
Käyttäjiä voit
lisätä (+) -painikeesta oikeasta yläkulmasta,
muokata klikkaamalla olemassa olevan käyttäjän nimeä,
poistaa klikkaamalla olemassa olevan käyttäjän nimeä ja valitsemalla tämän jälkeen "Poista tämä käyttäjä"
Käyttäjän lisääminen tapahtuu (+) -painikkeen takaa. Pakollisia tietoja ovat sähköposti, etunimi ja sukunimi. Voit määritellä etunimeksi ja sukunimeksi myös esimerkiksi Whistleblowing -käyttötarkoitukseen sopivan nimikkeen, jolloin henkilöiden ei tarvitse välttämättä näkyä palvelussa omalla nimellään. Esimerkkeinä nimikkeistä ovat esim. yrityksen lakimies tai talousjohtaja.
Kun Perustiedot on täytetty niin voit antaa tarvittavat käyttöoikeudet kohdasta Käyttäjän tyyppi. Käyttäjän oikeuksille on kaksi vaihtoehtoa (kuva alla):
Ylläpitäjä (Voi hallita palvelun kaikkia ominaisuuksia ja olla yhteydessä Falconyn tukeen tarvittaessa osoitteessa support@falcony.io)
Käsittelijä (Oikeudet ilmoituksiin käsittelijän roolissa. Ei ylläpitäjälle kuuluvia palvelun sisällön muokkaus ominaisuuksia käytössä)
Kun käyttäjän Perustiedot ja oikeudet on lisätty niin käyttäjä voidaan kutsua palvelun käyttäjäksi Lähetä Kutsu -painikkeesta. Palvelumme toimittaa jokaiselle lisätylle käyttäjälle käyttäjäkutsun, jonka avulla palveluun voidaan tunnukset luoda.
PALVELUN VIIMEISTELY JA LOPULLINEN KÄYTTÖÖNOTTO
Lisää ilmoituskanavan linkki paikkaan, josta haluat, että ilmiantoja voidaan toteuttaa. Esimerkiksi yrityksen kotisivulle tai/ja Intraan.
Kun Whistleblowing Lite by Falcony palvelusta saatava avoin linkki on lisätty niin palveluun voidaan ilmoittaa siitä hetkestä lähtien ilmoituksia. Ilmiantokanavan etusivu avattuna näyttää tältä (kuva alla).
Olet tämän jälkeen onnistunut käyttöönottamaan Whistleblowing Lite by Falconyn.
APUA KÄYTTÖÖNOTOSSA
Mikäli tarvitset käyttöönotossa apuamme niin autamme mielellään voimassaolevin tuntityöhinnoin. Voimme myös tehdä käyttöönoton täysin avaimet käteen periaattella hintaan 790€/käyttöönotto. Voit olla tällöin yhteydessä meihin alla olevan linkin kautta:
Alla vielä useimmin kysyttyjä kysymyksiä koskien Whistleblowing Lite by Falcony -palvelua.
UKK
Käyttäjätunnuksia ei ole tullut sähköpostiini.
Mikäli kutsuviestiä ei näy saapuneissa viesteissä, tarkasta ensimmäiseksi roskapostikansiot. Mikäli myöskään roskapostista ei löydy Falconyn lähettämää sähköpostia, ota yhteyttä: support@falcony.io.
Kuinka luon käyttäjän palveluun?
Whistleblowing Lite lisenssi pitää sisällään 3 käyttäjää. Ohjeartikkeli käyttäjien kutsumiseen: https://help.falcony.io/fi/articles/1864321-uuden-kayttajan-kutsuminen-falconyyn
Olen unohtanut salasanani?
Mitä whistleblowing-ilmoittaja näkee ja muita ohjeartikkeleita?