Auditointia täyttäessä voit luoda havaintoja. Havainto voi olla mikä tahansa asia, jonka havaitsit tarkastusta tehdessäsi; positiivinen huomio, korjausta vaativa puute tai pelkkä parannusehdotus.

Voit vastuuttaa havainnon vastuuhenkilölle, mikäli merkitset havainnon vaatimaan jatkotoimenpiteitä. Vastuuhenkilö vastaanottaa sähköposti-ilmoituksen havainnosta, kun olet merkinnyt auditoinnin valmiiksi. Kuten näet alla, sähköposti sisältää havainnon tiedot sekä Avaa havainto -linkin havainnon tietosivulle audits.io:ssa.

Valmiin auditoinnin havaintoja voi tarkastella auditoinnin raporttisivulla. Voit siirtyä raporttisivulle valmiiden auditointien listauksesta, joka löytyy Auditoinnit-välilehden alta.

Havainnot on listattuna sen kysymyksen alla, johon ne raportoitiin. Voit avata havainnon tietosivun klikkaamalla havaintoa.

Havainnot välilehden alta löydät listauksen kaikista havainnoista. Listauksessa on havainnot kaikista auditoinneista, jota näet palvelussa. Havainnot on järjestetty raportointiajan mukaisesti. Havaintoa klikkaamalla pääset havainnon tietosivulle.

Jos havainnon raportoija merkitsee havainnon tarvitsemaan jatkotoimenpiteitä, tulee havainnon tilaksi avoin. Mikäli havainnolla on myös määräaika, joka on ohitettu, tulee sen tilaksi myöhässä. Kun vastuuhenkilö on tehnyt tarvittavat toimenpiteet, voi hän sulkea havainnon tietosivulla, jolloin havainnon tila muuttuu suljetuksi.

Kun havainto luodaan ilman, että se vaatii jatkotoimenpiteitä, tulee sen tilaksi Ei tilaa.

Havaintoja voi suodattaa listauksessa seuraavilla tavoilla:

Voit myös käyttää sivun ylälaidassa olevaa hakupalkkia tiettyjen havaintojen löytämiseksi. Haku löytää lähes kaiken sisällön, joka on näkyvissä. Täten sitä voi käyttää esimerkiksi löytämään kaikki avoimet havainnot, jotka on raportoitu tiettyyn kohteeseen, ja joissa on mainittu tietty henkilö.

Havainnon tietosivu listaa kaikki havaintoon liittyvät tiedot. Sivulla voit myös tehdä erilaisia toimenpiteitä havainnolle, kuten muokata osia havainnosta, sulkea havainnon, sekä keskustella havainnosta Kommentit-osiossa.

Pääset havainnon tietosivulle havaintolistauksesta tai klikkaamalla havaintoa auditoinnin raporttisivulla.

Voit muokata havainnon jatkotoimenpiteiden tietoja klikkaamalla muokkaa kuvaketta havainnon tilan vieressä. Avautuvasta lomakkeesta voit muokata seuraavia tietoja:

Avoimella tai myöhässä olevalla havainnolla on Merkitse suljetuksi painike sivun alalaidassa. Painiketta klikkaamalla muuttuu havainnon tila suljetuksi.

Suljetun havainnon voi avata uudelleen klikkaamalla samaa painiketta sivun alalaidassa.

Mikäli sinulla on lisätodisteita tai selvityspyyntöjä havaintoon liittyen, tulisi sinun käyttää Kommentit-osiota tilanteen tarkentamiseksi. Voit lisätä uuden kommentin sivun alalaidasta, sekä liittää tarvittavia liitetiedostoja kommentin rikastamiseksi.