Kun whistleblowing havainto tehdään, havaintoon vastuutettu henkilö saa siitä ilmoituksen sähköpostiinsa.

Napsauttamalla sähköpostin linkkiä pääset suoraan whistleblowing havaintosivulle. Mikäli et ole kirjautuneena Falconyn palveluun, sinut ohjataan ensin kirjautumissivulle.

Käsittelijän on avattava uusi tutkintahavainto, johon hän voi liittää kaikki kyseisen tapauksen whistleblowing havainnot yhdeksi keskitetyksi havainnoksi. Tämän kautta on myös mahdollista suorittaa käsittely paljastamatta yksityiskohtia anonyymille ilmoittajalle. Anonyymi ilmoittaja voi nähdä whistleblowing havainnon, josta on tehnyt ilmoituksen.

Voit aloittaa tapauksen käsittelyn klikkaamalla Raportoi havainto whistleblowing ilmoituksessa Linkitetyt havainnot -kohdan alta ja valitsemalla pohjaksi Tutkinta. Kun aukeavaan tutkintalomakkeeseen täytetään vähintään punaisella tähdellä pakolliseksi merkityt kohdat, tutkinta voidaan avata painamalla alalaidasta Lähetä ja linkitä. Tämän jälkeen avattu tutkinta ilmestyy linkitettyjen havaintojen alle, ja voit siirtyä whistleblowing ilmoituksesta suoraan tutkintalomakkeelle klikkaamalla sen nimeä, sekä päinvastoin.

Jos samasta tapauksesta on tehty useita whistleblowing ilmoituksia, voit linkittää ne kaikki samaan avattuun tutkintaan käyttäen linkitä havainto -toimintoa tutkintalomakkeella.

Tapauksen tutkinta hoidetaan täyttämällä vähintään pakolliseksi merkityt kohdat tutkintalomakkeelta. Kun pakollisiin kysymyksiin on vastattu, tutkintalomakkeen alalaidan "Merkitse suljetuksi" painike aukeaa. Kun tutkinta on saatettu päätökseen, tutkintalomake voidaan sulkea. Huom. tämä ei kuitenkaan välitä tietoa ilmoittajalle tai sulje ilmoitushavaintoa, vaan ilmoittajalle välittyvä tieto on täytettävä vielä ilmoitushavainnon kautta. Kun tapauksen käsittely on valmis, sulje siis myös whistleblowing havainnot, jotta ilmoitusten tekijät voivat nähdä, että tapaus on käsitelty.

Tutkintalomakkeen yhteydessä on myös kommenttikenttä, joka mahdollistaa esimerkiksi muistiinpanojen kirjaamisen muutoslokiin, tai useamman käsittelijän toimiessa ilmoituksen parissa myös heidän välisensä viestinvaihdon. Huom. myös whistleblowing ilmoituslomakkeelta löytyy samanlainen kommenttikenttä, joka mahdollistaa viestinvaihdon anonyymin ilmoittajan kanssa. Muista tarkistaa osallistujalistasta, että olet kommenttia jättäessäsi oikealla lomakkeella ja kirjoitat oikeaan kommenttikenttään.

Havaintoon vastuutettu käyttäjä voi nähdä ja muokata kaikkia havainnon tietoja sekä kommentoida havaintoa kommunikoidakseen ilmoittajan kanssa. Kaikki toiminnot kirjataan toimintalokiin (muutokset), jonka havainnon osallistujat sekä whistleblowing havainnon ilmoittaja voivat nähdä.

Whistleblowing havainnon ilmoittaja ei näe listaa havainnon osallistujista. Hän voi ainoastaan nähdä heidät, jotka kirjoittavat havaintoon kommentin tai tekevät muutoksia toimintalokiin.

Kun kaikkiin vaadittaviin kysymyksiin on vastattu, havainto voidaan sulkea painamalla sivun alaosan painiketta ”Merkitse suljetuksi”. Tätä ei kuitenkaan voi tehdä, mikäli pakollisiin kysymyksiin ei ole vastattu.

Kun havainto on suljettu, havainto ei näy avoimena tai erääntyneenä. Anonyymi ilmoittaja voi kuitenkin "kertakäyttötunnuksiaan" käyttäen edelleen jättää kommentteja. Ilmoittajan kommenteista tulee automaattisesti sähköposti-ilmoitus havainnon sulkemisesta huolimatta.

Suljettu havainto voidaan avata uudelleen painamalla sivun alaosan painiketta ”Merkitse avoimeksi”.