Kun auditointi on luotu, voit lisätä siihen auditoinnin havaintopohjan. Audintointipohjiin, joihin ei ole liitetty auditoinnin havaintopohjaa ei ole mahdollisuutta lisätä havaintoja.
Auditointien havaintopohjat toimivat pitkälti samalla tavalla kuin reaktiiviset havainnot eli voit lisätä havainnointikysymyksiä ja järjestää ne ryhmiin sekä määritellä niille jatkotoimenpiteitä.
Auditoinnin havainnot voidaan vastuuttaa yhdelle tai useammalle käyttäjälle ja niille on mahdollista asettaa oletusvastuuhenkilöitä sekä määrittää määräaika.
Auditoinnin havaintojen raportointi-, luku- ja muokkausoikeudet jaetaan käyttäjän ja roolin asetuksista.
Auditoinnin havaintopohjan luominen
Mene sivuvalikosta Ylläpito-kohtaan ja klikkaa kohtaa Auditointien havaintopohjat.
Napsauta Plus-merkkiä oikeassa yläkulmassa luodaksesi uuden mallin.
Nimeä havaintopohja sekä valitse sille sopiva kuvake ja Tallenna.
Anna raportoijan määrittää havainnon otsikko - valinta pakottaa tarkastajan luomaan havainnon otsikon. Jos sitä ei rastiteta, auditoinnin havainnot nimetään kategorian nimen mukaan.
Tee jatkotoimenpiteet pakollisiksi tämän kategorian havainnoille -valinta merkitsee kaikki tämän auditoinnin havainnot Avoinna-tilaan, kunnes vastuutettu merkitsee sen Suljetuksi. Jos jatkotoimenpiteet ovat pakollisia, voit asettaa näille havainnoille oletusmääräajan.
Kysymysten lisääminen auditoinnin havaintopohjiin
Tyhjässä auditoinnin havaintopohjassa ei ole kysymyksiä, mutta vakioasetuksena siihen voi aina lisätä kuvia ja muita liitteitä.
Jos haluat lisätä kysymyksiä pohjaan, napsauta ensin Lisää ryhmä, nimeä ryhmä ja lisää sitten kysymyksiä kysymysluettelosta kyseiseen ryhmään.
Voit lisätä pohjaan niin monta ryhmää ja kysymystä kuin on tarpeen. Jatkokysymykset toimivat samalla tavalla kuin reaktiivisten havaintojen kanssa.
Huom! Auditoinnin havaintopohja koskee koko auditointia, mikä tarkoittaa, että kaikki havaintopohjaan lisätyt kysymykset tulevat näkyviin havaintoa mihin tahansa kysymykseen lisättäessä. Osio- tai kysymyskohtaisia auditoinnin havaintopohjia ei voi lisätä.
Auditoinnin havaintopohjan liittäminen auditointipohjaan
Kun auditoinnin havaintopohja on luotu, voit liittää sen auditointipohjaan. Siirry Ylläpito-sivulla kohtaan Auditointipohjat. Rivillä oleva Puhekupla-kuvake kertoo onko auditointipohjaan liitetty auditoinnin havaintopohja.
Valitse auditointipohja johon haluat lisätä auditoinnin havaintopohjan ja siirry sitten kohtaan Asetukset. Pohjan nimen alla on valintalaatikko, josta voit valita minkä havaintopohjan haluat liittää auditointipohjalle.
Valitse auditoinnin havaintopohja jota käytetään tämän auditointipohjan kanssa.
Huomioithan, että liitteenä olevaa auditoinnin havaintopohjaa ei ole mahdollista vaihtaa jos pohjalla on meneillään olevia tai valmiita auditointeja. Suosittelemme, että teet ja lisäät jokaiseen auditointipohjaan yksilöllisen auditoinnin havaintopohjan, jotta vain tiettyä havaintopohjaa koskevien muutosten tekeminen on helpompaa.