Tässä ohjeartikkelissa kuvataan kuinka voit luoda, muokata ja poistaa auditointien aikataulutuksia. Huomaathan että sinulla tulee olla ylläpitäjän oikeudet hallinnoidaksesi aikatauluja.
Aikataulun luominen
Klikkaa vasemman reunan navigointipalkista Aikataulut osiota, ja vaihda aikataulujen hallinnointi näkymään klikkaamalla ruudun keskellä olevaa "Hallitse" välilehteä.
2. Klikkaa ruudun oikeassa yläkulmassa olevaa Plus-painiketta. Tämä painike avaa sinulle uuden aikataulutuslomakkeen.
3. Täytä lomakkeelle tarvittavat tiedot:
Otsikko: Lisää otsikko aikataulutetulle tarkastukselle. (esim. Turvallisuuskävely kuukausittain)
Pohja: Valitse mitä auditointipohjaa käytetään aikataulun luomiseen
Tapahtumapaikat: Valitse haluamasi tapahtumapaikka aikataulutetulle tarkastukselle. Jos valitset esimerkiksi kaikki tapahtumapaikat tai paikat tageittain, näet sivun oikean laidan Esikatselussa listauksen valituista paikkakohteista.
Vastuutetut
Jos auditoinnille valitaan enemmän kuin yksi vastuutettu, yhden näistä henkilöistä on suoritettava auditointi valmiiksi.
Jos auditoinnille on valittu useampi tapahtumapaikka, oletusvastuutettuja henkilöitä käytetään aikataulutettujen auditointien tekemiseen. Lisätietoja oletusvastuutettujen henkilöiden määrittelystä löydät tästä tukiartikkelista.
Jos valittuna on vain yksi tapahtumapaikka, voit valita myös vastuutetut henkilöt yksittäin tai voit hyödyntää oletusvastuutettuja. Voit valita vastuutetut niistä käyttäjistä, joilla on oikeudet luoda auditointeja kyseisellä auditointipohjalla ja kyseisessä tapahtumapaikassa.
Aika: Katso toinen tukiartikkeli Mitä ovat aikataulutetut auditoinnit nähdäksesi tarkemman kuvauksen kuinka konfiguroida aikataulut Aika-osioon.
4. Näytön oikeassa reunassa näet Esikatselu-näkymän, jossa on koottuna valintojesi pohjalta miltä aikataulutettu auditointi näyttää valittujen tapahtumapaikkojen ja toistokertojen osalta.
5. Mikäli kaikki näyttää hyvältä, klikkaa sinistä Tallenna ja aktivoi painiketta luodaksesi aikataulun.
6. Kun aikataulu on aktivoitu, aikataulutetut auditoinnit luodaan järjestelmään. Vastuutetut henkilöt saavat sähköpostin aikataulutetuista tarkastuksista, kun ne avautuvat auditoitaviksi.
Aikataulun muokkaaminen
Aikataulun muokkaaminen toimii samalla tavalla kuin aikataulun luominen. Voit muokata aikataulua niin kauan kuin aikataulu ei ole vielä käynnistynyt (alkamispäivään saakka). Klikkaa Aikataulut-välilehteä ja vaihda Hallitse-näkymään. Klikkaa haluamasi aikataulun otsikkoa, josta pääset muokkaamaan kyseisen aikataulutetun tarkastuksen tietoja.
Aikataulu on käynnistynyt, kun siinä on meneillään olevia, valmiita tai ohimenneitä auditointeja, eli toisin sanoen joku on jo työstämässä kyseistä tarkastusta.
Jos aikataulutettu auditointi on jo käynnissä, sen muokkausmahdollisuudet rajoittuvat vain Otsikko-kentän muokkaamiseen.
Aikataulun poistaminen /arkistointi
Aikataulu voidaan poistaa Hallitse-näkymästä tai kyseisen aikataulun muokkauskohdasta. Aikataulun poistaminen poistaa kaikki siihen kiinnitetyt aikataulutetut auditoinnit.
Jos aikataulutettu auditointi on jo käynnissä, sitä ei voi enää poistaa. Sen sijaan aikataulu voidaan arkistoida. Arkistoiminen estää tulevien aikataulutettujen auditointien toiston, ja keskeyttää muistutussähköpostit. Jo käynnissäolevat auditoinnit voidaan silti suorittaa normaalisti loppuun.
Arkistoitu aikataulu voidaan palauttaa. Tämä toiminto palauttaa takaisin tulevat auditoinnin toistokerrat sekä muistutussähköpostit.
Haluatko aktivoida Aikataulutetut auditoinnit käyttöön organisaatiollesi? Ota yhteyttä omaan myyntiedustajaasi tai Falcony-tukitiimiimme osoitteessa support@falcony.io.