Na het kiezen voor de tegel 'Uitnodigen' kom je in deze module terecht. Het aanmaken van uitnodigingen gebeurt door een proces van 5 stappen, deze staan hieronder beschreven.
Vragenlijst selecteren
De eerste stap voor het uitnodigen is om de vragenlijst te selecteren
De voortgang van de 5 stappen staan hier beschreven.
Belangrijk is dat een vragenlijst geselecteerd wordt. Dit gebeurt in dit menu. Let op dat de goede vragenlijst in de goede map (vestiging, bedrijfsunit etc.) wordt geselecteerd.
Met ‘volgende’ wordt stap 2 geopend.
Inladen van respondenten selecteren
Bij het aanmaken van respondenten (personen die je wilt uitnodigen voor onderzoek), zijn er twee mogelijkheden. Je kunt een Excel of CSV uploaden met de personen die je wilt uitnodigen, of je kunt deze handmatig invoeren in ons systeem. Stap 2 van het uitnodigingsproces is er om deze keuze te maken.
Kies voor "Ik wil een verzendbestand uploaden" als je een Excel of CSV wilt uploaden met de respondenten die je wilt uitnodigen
Kies voor "Ik wil zelf respondenten aanmaken" als je handmatig de invoer van respondenten wilt doen.
Uitnodigen via verzendbestand
Na het kiezen voor het uploaden van een verzendbestand krijg je het volgende scherm te zien. Het uploaden van het bestand kun je doen door te klikken op 'klik hier om te uploaden' of door het bestand naar het vak te slepen.
Belangrijk hierbij is dat het uploaden van een bestand de volgende extensies ondersteunt:
XLS
XLSX
CSV
De bestanden moeten op de eerste regel de naam van het kenmerk bevatten, en vervolgens op elke rij de individuele personen die uitgenodigd moeten worden. Het uploaden van respondenten heeft een maximum van 500 respondenten per keer. Als het uploaden gelukt is heb je de optie om volgende te klikken (rechts onderin).
Bewerken en check respondenten
Na het succesvol uploaden van het bestand kom je in stap 4 terecht, deze stap is er om te herzien of alle respondenten goed zijn ingeladen of om eventuele wijzigingen aan te brengen.
Als alle regels in de tabel wit zijn, dan zijn alle respondenten klaar voor verzending (zie hierboven of hieronder). Andere opties zijn bijvoorbeeld dat een respondent rood gekleurd is. Dit betekent meestal dat deze persoon of al eerder uitgenodigd is, of dat een veld wat verplicht is niet goed gevuld is (of bijvoorbeeld een ongeldig e-mailadres). Daarnaast is het ook mogelijk dat een respondent geel gekleurd is, dit betekent dat een respondent 2 of meerdere keren met hetzelfde mailadres in het bestand staat. Als dit gebeurd zal je de dubbele respondenten moeten verwijderen.
Elke respondent staat op een aparte regel, dit staat hier bij 1. aangegeven.
Hier kun je de actiebalk vinden, hier staan een aantal acties. Als er slechts enkelen of een regel foutief zijn, kan in de regel de respondent aangepast worden. Dit kan door het potloodje te gebruiken. Het oog kan gebruikt worden om een testverzending naar het eigen e-mailadres te versturen en met het prullenbakje wordt de respondent verwijderd. Als een respondent foutief is krijg je een extra optie, deze is om te bekijken waarom een respondent foutief is.
Als alle respondenten correct zijn kun je op 'Volgende' klikken om naar de laatste stap te gaan.
Handmatig invoeren respondenten
Als er is gekozen voor 'Ik wil zelf respondenten aanmaken', dan krijg je het volgende scherm te zien:
Hier kun je links bovenin kiezen voor 'Nieuwe respondent' (bij 1.). Hiermee maak je handmatig, één voor één de respondenten aan via een formulier. Je kunt daarnaast ook nieuwe velden toevoegen (bij 2.), deze knop staat hiernaast. Nieuwe velden kunnen worden gebruikt om extra kenmerken (denk aan bijvoorbeeld, geslacht of woonplaats) toe te voegen. Het bewerken en checken van respondenten (zoals in de volgende paragraaf aangegeven) wordt tijdens het invoeren voor je gedaan. Je kunt natuurlijk wel gebruik maken van de functionaliteiten op elke regel (verwijderen, aanpassen en testen van een uitnodiging). Als je de respondenten hebt ingevoerd kun je voor 'Volgende' kiezen.
Inplannen verzending
In stap 5 van het proces kunnen we vervolgens de verzending inplannen.
Bij 1. kun je de verzenddatum en herinneringsdatum instellen. Je kunt er ook voor kiezen om geen herinnering uit te sturen, dit kun je doen door over de datum te 'hoveren' en te klikken op het kruisje wat tevoorschijn komt.
Hier zie je een overzicht van de vragenlijst, het aantal respondenten en de datums waarop de verzendingen zijn ingepland.
Als alles goed ingesteld is, kun je klikken op 'Verzenden' en wordt de verzending gedaan!