Indledning
Når service er leveret hos kunden, er det tid til at registrere det i Fenster, inden du kører videre til næste kunde. Det kalder vi at afslutte ordren i Fenster.
Når en ordre er afsluttet, så kan den ikke længere redigeres eller flyttes. En afsluttet ordre er et udtryk for, at den er helt færdighåndteret i Fenster.
Typisk vil du klikke på "Afslut ordre" via Dagsprogrammet, men det er også muligt at gøre andre steder i Fenster, f.eks. fra den almindelige kalender i Fenster.
Hvad er virksomhedens arbejdsgang?
Lidt afhængig af virksomhedens politik, kan der være forskellige arbejdsgange, når man er færdig hos kunden:
Må medarbejderen håndtere betaling og fakturering?
Anvender virksomheden Dinero og har forbundet Fenster kontoen til Dinero?
Scenarie 1: Medarbejder må sende fakturere med det samme
Et almindeligt scenarie er, at medarbejderen har rettigheder til at håndtere betaling og fakturering, og at virksomheden anvender Dinero.
I så fald er arbejdsgangen:
Vælg leveringsstatus (typisk "udført")
Vælg "betaling og fakturering" (typisk "send faktura - ubetalt")
Evt. indtaste en ordrekommentar
Evt. opdatere adressebemærkningen
Klik på "Afslut ordre"
Herefter sendes der automatisk en faktura til kunden via Dinero, og ordren bliver registreret som afsluttet i Fenster. Efterfølgende kan man ikke redigere ordren i Fenster længere.
Scenarie 2: Medarbejder må ikke sende faktura
Et andet scenarie er, at virksomheden ikke ønsker, at medarbejdere i marken skal kunne sende faktura til kunden, men at det skal klares af kontoret.
Det kan man opnå ved at sørge for, at medarbejderen ikke har rettighed til at "håndtere betaling / fakturering". I stedet kan medarbejderen kun "melde status".
Arbejdsgangen bliver således:
Vælg leveringsstatus (typisk "udført")
Evt. indtaste en ordrekommentar
Evt. opdatere adressebemærkningen
Klik på "Meld status"
Når medarbejderen har meldt status, skal han/hun ikke gøre yderligere, udover at køre videre til næste kunde og fortsætte arbejdet.
På kontoret kan administrator nu klikke ind på ordren og kontrollere, at alt er som det skal være, og herfra afslutte ordren (hvilket omfatter at sende faktura via Dinero, såfremt virksomheden anvender Dinero).
Scenarie 3: Virksomheden anvender ikke Dinero
Såfremt virksomheden anvender et andet regnskabsprogram end Dinero, så skal fakturering i sagens natur ske manuelt, dvs. uden om Fenster.
I dette tilfælde vil sektionen "Betaling og fakturering" blive erstattet med en sektion kaldet "Betaling", som indeholder nogle andre valgmuligheder. Læs mere længere nede.
Læs mere her, hvordan du kan håndtere manuel fakturering.
Beskrivelse af sektionerne (valgmulighederne)
Sektion: Leveringsstatus
Udført | betyder, at ordren er leveret og alle opgaver udført |
Ikke udført, spring over | betyder, at kunden ikke skal have service i denne omgang alligevel (ordren skal ikke leveres) |
Ikke udført, skal genplanlægges | betyder, at ordren ikke kunne leveres, men at kunden ønsker den genplanlagt til f.eks. næste uge |
Anden status | betyder, at der er sket noget på adressen, som ikke er beskrevet af de forrige 3 punkter. I så fald indtaster man også ofte en ordrekommentar med flere detaljer |
Sektion: Betaling og fakturering
Denne sektion vises kun, såfremt medarbejderen har rettighed til at "håndtere betaling / fakturering" og Fenster er forbundet til Dinero.
Send faktura - ubetalt | betyder at Dinero sender en ubetalt faktura til kunden, som kunden kan betale senere |
Send faktura - betalt kontant | betyder at kunden har betalt kontakt i døren og Dinero derfor skal sende en faktura, hvor der står, at den allerede er betalt |
Send faktura - betalt via MobilePay Get Paid | betyder at kunden har betalt i døren med MobilePay Get Paid og Dinero derfor skal sende en faktura, hvor der står, at den allerede er betalt. Læs mere om MobilePay integration. |
Send ikke faktura fra Fenster | betyder at Dinero ikke afsender faktura på Fensters anmodning. Du kan evt. selv logge ind i Dinero og sende en faktura |
Opret fakturakladde | betyder at Dinero opretter en fakturakladde (med alle relevante oplysninger fra Fenster), men uden at bogføre den eller sende den til kunden. Herfra skal du selv logge ind i Dinero, foretage eventuelle tilpasninger af fakturaen, inden den godkender den i Dinero og sender til kunden |
Register på et senere tidspunkt | betyder at du ikke tager stilling til fakturering på nuværende tidspunkt, hvilket medfører, at du ikke kan afslutte ordren, men blot melde status. Herfra kan du komme tilbage på et senere tidspunkt og vælge en af ovenstående muligheder. |
Sektion: Betaling
Denne sektion vises kun, såfremt medarbejderen har rettighed til at "håndtere betaling / fakturering", men Fenster er ikke forbundet til Dinero.
Kontant | betyder, at kunden allerede har betalt med kontanter i døren |
MobilePay Get Paid | betyder at kunden allerede har betalt i døren via MobilePay Get Paid. Læs mere om MobilePay integration. |
Ikke betalt på adressen | betyder, at kunden ikke har betalt i døren og derfor skal betale på et senere tidspunkt (typisk når der bliver sendt en faktura til kunden) |
Registrer på et senere tidspunkt | betyder at du ikke tager stilling til betaling på nuværende tidspunkt, hvilket medfører, at du ikke kan afslutte ordren, men blot melde status. Herfra kan du komme tilbage på et senere tidspunkt og vælge en af ovenstående muligheder. (Dette punkt bruges meget sjældent). |
Sektion: Ordrekommentar
Her kan man indtaste en kommentar, som bliver gemt på ordren. Det kan f.eks. være en besked til kontoret, eller en kommentar, som man selv skal huske til et senere tidspunkt.
Eksempel: "Kunne ikke pudse indvendigt, da der ikke var lagt nøgle ud. Kontakt kunden for at aftale nærmere".
Sektion: Adressekommentar
Her kan man indtaste eller opdatere det interne notat, der relaterer sig til leveringsadressen. Notatet bliver vist fremadrettet, når kunden skal have service næste gang.
Eksempel: "Pas på hunden bider".
Forudindstilling af valgmuligheder
Du har mulighed for at forudindstille de valgmuligheder, der vises på afslut ordre-siden. Læs mere i denne artikel.
Månedlig fakturering af kunden
Fenster understøtter desværre ikke fakturering på månedsbasis på nuværende tidspunkt.
Hvis du har en kunde, som får service flere gange om måneden, men ønsker en månedsfaktura, så kan du overveje følgende fremgangsmåde:
Du skal gå ind for at afslutte ordren, som normalt. Her vælger du punktet "Opret fakturakladde" i stedet for fx at sende fakturaen med det samme.
"Opret fakturakladde" betyder, at Dinero opretter en fakturakladde (med alle relevante oplysninger fra Fenster), men uden at bogføre den eller sende den til kunden.
Herfra skal du en gang om måneden logge ind i Dinero, se hvor mange kladder der ligger på kunden og sende til vedkommende.
Eksempel: Hvis der for eksempel ligger 4 fakturakladder på kunden, hver på 200 kr, kan du slette 3 af kladderne og tilrette den sidste med passende beskrivelse og et samlet beløb på 800 kr.
Herefter kan du godkende og sende fakturaen til kunden. På den måde samler du alle udførte opgaver på én faktura, som sendes til kunden.
Ordre der leveres over flere dage
Fensters automatiske planlægning understøtter på nuværende tidspunkt ikke ordrer, der skal leveres over flere dage.
Du kan i stedet bruge følgende fremgangsmåde, hvis du har en stor ordre, som skal planlægges over flere dage.
Eksempel: En opgave tager to dage og skal udføres tirsdag og onsdag
Du gør følgende:
Fastlåst ordren helt til tirsdag morgen kl 8.
Opret en ekstra lukketid onsdag, for at sikre at Fenster ikke planlægger andre ordrer i tidsrummet.
Afslut ordren, som du normalt ville gøre, når den er udført.
Opgaver som leveres af flere medarbejdere
Fensters automatiske planlægning understøtter på nuværende tidspunkt ikke at ordrer kan fordeles på flere medarbejdere.
Du kan i stedet bruge følgende fremgangsmåde, hvis du har en ordre, som skal udføres af flere medarbejdere.
Eksempel: En opgave tager 5 timer og skal udføres af to medarbejdere
Du gør følgende:
Ordren fastlåses helt til det givne tidspunkt fx. tirsdag morgen kl. 8 i den første medarbejders kalender.
Du opretter ekstra lukketid i samme tidsrum i den anden medarbejders kalender, for at sikre, at Fenster ikke planlægger andre ordrer i dette tidsrum
Den medarbejder, som har opgaven i sin kalender, afslutter ordren som normalt, når den er udført.