Finazillan budjeteista löytyy omat pohjansa sekä ns. tavalliselle budjetille, että ennustebudjetille. Käyttäjät voivat vapaasti valita kumpaa he käyttävät - tai käyttää molempia. Budjetteja ja ennustebudjetteja voi olla ihan niin monta kuin yrityksen tarpeisiin tarvitaan.

Budjetissa ja ennustebudjetissa on pieniä eroja, jotka on hyvä tiedostaa.

Suurin ero ennustebudjettiin nähden on toteumadatan tuomisessa. Tavalliseen budjettiin ei yleensä tuoda toteumadataa lainkaan pohjalle, vaan budjetin luvut ovat ennustetta eli arviota valitulle ajanjaksolle. Usein ajanjakso on 12 kuukautta, mutta budjettia luodessa ajanjakso voidaan valita vapaasti omien tarpeiden mukaan.

Kun budjetti on tehty valmiiksi valitulle ajanjaksolle, budjetti lukitaan, eikä siihen tehdä enää muutoksia. Lukitus lukitsee sekä pääbudjetin, että kaikki osabudjetit. Näin toimien saadaan talteen koskematon ennuste alkuperäisessä muodossa.

Forecast budjetin toiminta-ajatuksena vastaavasti on, että toteumadata päivittyy kyseiseen ennustebudjettiin aina kun uutta toteumadataa on saatavilla. Toteuman päivittäminen tapahtuu helposti joko real balance -päivää päivittämällä, tai käyttämällä lukituspäivä. Ennusteluvut korvautuvat aina toteumadatalla sitä mukaa, kun real balance end date -päivää päivitetään, tai jos käytetään lukituspäivää, lukituspäivää muuttamalla.

Budjetointiprosessi etenee useimmiten siten, että yritykselle luodaan budjetti vaikkapa vuodelle 2023. Kun budjetti on valmistunut, se lukitaan, eikä muutoksia enää tehdä budjettiin.

Tämän jälkeen lukitusta budjetista otetaan kopio, jonka tyypiksi vaihdetaan "Forecast budget". Kopio tehdään samalle vuodelle 2023. Tätä versiota voidaan muokata ja sitä voidaan verrata alkuperäiseen lukittuun budjettiin.

Kun budjetin tyyppi on "Forecast budget", muuttuu lock date -kenttä "Real balance end date" nimiseksi kentäksi. Tällä kentällä määritellään mihin päivään saakka ennustebudjettiin halutaan tuoda toteumadataa.

Kun yritys alkaa tekemään vuoden 2024 budjettia, voidaan edellisen vuoden budjetin rakenne ottaa pohjaksi kopioimalla vuoden 2023 budjetti. Kopio voidaan ottaa myös ennustebudjetista, mutta tällöin tulee muistaa vaihtaa budjetin tyypiksi "Budget" eikä "Forecast Budget".

Mikäli pohjaksi halutaan ottaa vuoden 2023 budjetti lukuineen, voidaan tässä hyödyntää budjetin kopioimista "move for months" toiminnolla, jota on kuvattu artikkelissamme täällä.