Asiakkuuden alle luotujen yritysten käyttäjätunnuksia hallinnoidaan company -valikossa kohdassa "users". Näkymässä näkyy kaikki yritykselle luodut käyttäjätunnukset, sekä roolit, mihin käyttäjätunnukset on kiinnitetty. Rooleista voit lukea lisää artikkelistamme täältä.
Käyttäjätunnusta listasta klikkaamalla aukeaa tunnuksen tarkemmat tiedot valikon "user settings" alle.
Kuva: yläosassa näkyy käyttäjätunnukselle kiinnitetty CompanyUser -rooli. Alaosassa näkyy käyttäjätunnuksen muut tiedot, kuten nimi, sähköposti, voimassaoloaika (jos sellainen on asetettu) sekä oletusyritys ja teeman väri (tumma tai vaalea).
Uuden käyttäjätunnuksen luominen
Valitaan Company -valikon users -toiminnoissa oikeasta yläkulmasta "create user".
Annetaan käyttäjän nimi, sähköposti ja keksitään salasana. Käyttäjän nimeksi laitetaan myös käyttäjän sähköposti. Kohtaan "Use time range for user validity" käyttäjälle voidaan halutessaan määrittää tunnuksen voimassaaika. Kentän voi jättää myös tyhjäksi, jolloin käyttäjätunnus on toistaiseksi vomassa oleva.
Kohdassa "Default company" määritellään, mihin yritykseen käyttäjä kirjautuu automaattisesti Finazillaan kirjautuessa. Kohdassa "Default page" käyttäjälle voidaan määrittää sivu, johon Finazilla avautuu sisäänkirjauduttuessa (esim. henkilöllä, joka käy Finazillassa syöttämässä vain lukuja osabudjettiin, voidaan määritellä sisäänkirjautumissivuksi ko. osabudjetin URL)
Theme -kenttä on niin kutsuttu teema, jolla ohjelman taustaa voi personoida joko Dark tai Light teeman mukaiseksi. Tämä vaikuttaa ohjelman taustaväritykseen.
Klikkaamalla ”Create user” luodaan uusi tunnus ja näkymä palaa listaukseen käyttäjätunnuksista ja juuri luotu tunnus näkyy listalla.
Kuva: uuden käyttäjätunnuksen syöttöikkuna.
Luodun käyttäjätunnuksen kiinnittäminen rooliin
Tämän jälkeen luotu käyttäjätunnus voidaan kiinnittää rooliin. Tämä tapahtuu klikkaamalla käyttäjätunnusta users -listauksessa. Oikeasta yläkulmasta valitaan vaihtoehto "add user to role". Tämän jälkeen aukeaa oheinen syöttöikkuna:
Kuva: käyttäjätunnuksen liittäminen aikaisemmin luotuun rooliin. Company -tasoinen käyttäjätunnus tulee aina sitoa johonkin rooliin kun taas Customer -tasoinen käyttäjätunnus näkee automaattisesti kaiken.
Syöttöikkunassa valitaan, onko käyttäjätunnuksen rooli customer -vai company tasoinen. Customer -tasoinen rooli saa automaattisesti rooli -kenttään rooliksi CustomerSuperUser. Company -tasoiselle käyttäjätunnukselle valitaan sopiva rooli "roles" kentän alasvetovalikosta.
Yllä olevassa esimerkissä käyttäjätunnusta ollaan sitomassa company -tasoiseen rooliin nimeltä "budjetointioikeus". Käyttäjätunnukselle annetaan kyseinen rooli yritykseen nimeltä "1th Filmmaker Ltd - Movies Ltd". Yritys valitaan "company" kohdan alasvetovalikosta.
Käyttäjälle voi myös antaa saman roolin (esim. CompanySuperUser) useaan eri asiakkuuden yritykseen valitsemalla aina uudestaan ”Add user to role” ja vaihtamalla yrityksen. Eri yrityksiin voi antaa myös eri roolit vaihtamalla sekä roolia että yritystä.
Eri rooli/yritys –yhdistelmät listautuvat käyttäjän rooleihin, josta niitä on helppo tarkistaa.
Käyttäjätunnuksen eri roolit eri yrityksiin listautuvat käyttäjätunnuksen alle kohtaan User Roles. Näkymästä näkee nopeasti, minkä tasoisia (Customer vai Company) oikeudet ovat, minkälaisia ovat niihin liitetyt roolit ja mihin yrityksiin roolit on liitetty.
Käyttäjätunnuksen poistaminen
Mikäli jokin käyttäjätunnus halutaan poistaa, voidaan se tehdä users -valikossa painamalla käyttäjätunnuksen perässä olevaa "delete" painiketta.
Mikäli käyttäjätunnus halutaan jättää näkyviin, mutta poistaa siltä silti käyttöoikeus, voidaan tämä tehdä asettamalla tunnukselle voimassaoloaika kohtaan " valid from" ja "valid unti".
Mikäli käyttäjätunnus poistetaan, poistuvat myös kaikki käyttäjän tekemät raportit ja Dashboardit. Jos käyttäjälle on jaettu raportteja ja/tai dashboardeja, tai käyttäjä on jakanut Dashboardeja toisille, tulee jaot poistaa ensin ja vasta sen jälkeen tunnuksen saa poistettua.