Raportin jakaminen tapahtuu siten, että mennään Finazillan Reports -toimintoihin. Täällä käyttäjälle näkyy kaikki hänen tekemänsä raportit sekä muiden käyttäjien jakamat raportit.

Näkymä vaihtelee sen mukaan, onko raportteja kansioitu vai ei ja miten raportteja on ylipäätään nimetty.

Kun käyttäjä haluaa jakaa jonkin tekemänsä raportin toiselle Finazillan käyttäjälle, mennään kyseisen raportin perässä olevasta "share" painikkeesta jakotoimintoon.

Kuva: Raportin jakaminen tapahtuu raporttilistalta kyseisen raportin perästä löytyvällä share -painikkeella.

Tämän jälkeen käyttäjälle aukeaa lista, missä näkyy asiakkuus, minkä käyttäjätunnuksille käyttäjä voi jakaa raportteja. Asiakkuuden edessä on pieni + -symboli, jota klikkaamalla aukeaa lista koko asiakkuuden käyttäjätunnuksista, joille kyseisen raportin voi jakaa.

Kuva: lista asiakkuuksista, joiden käyttäjille raportteja voidaan jakaa.

Mikäli asiakkuuden alla on useita yrityksiä, aukeavat kaikki asiakkuuden yritykset samalla logiikalla; painamalla niiden edessä olevaa + -symbolia. Kunkin yrityksen alla olevat käyttäjätunnukset listautuvat yrityksen alle.

Kuva: esimerkkikuvassa on klikattu 1th Filmmaker Ltd asiakkuuden edessä olevaa + -symbolia, jolloin Filmmaker Ltd:n käyttäjätunnukset "master@filmmaker.com" sekä "johndoe@filmmaker.com" tulevat tämän alle. Asiakkuuden alla on myös yritykset Movies Ltd, Series Ltd sekä Filmmaker Group. Näiden käyttäjätunnukset aukeaisivat kunkin edessä olevasta + -symbolista.

Henkilö valitaan täppäämällä nimen perässä olevaan laatikkoon ruksi. Valinta tallennetaan vielä alaosan "share" toiminnolla.

Kuva: Raporttia ollaan jakamassa 1th Filmmaker Ltd:n alla olevalle käyttäjätunnukselle "johndoe@filmmaker.com"

Kun raportti on onnistuneesti jaettu toiselle käyttäjälle, näkyy tämä myös alkuperäisesti raportin jakaneen henkilön reports -toiminnoissa raportin perässä. Jaetut raportit näkyvät siten, että niiden perässä lukee "shared with 1 user" teksti, silloin kun raportti on jaettu yhdelle henkilölle.

Kuva: Jaetun raportin erottaa raporttilistalta "shared with 1 user" tekstistä. Jos raportti on jaettu vaikkapa kolmelle henkilölle, lukee listassa "shared with 3 users" jne.

Tämän jälkeen jettu raportti näkyy kyseisen henkilön raporttilistalla muiden, hänen itsensä luomien tai toisten hänelle jakamien, raporttien joukossa. Valikossa "Reports" näkyy siten siis vain ne raportit, mihin käyttäjällä on oikeudet.

Jaetun raportin erottaa siitä, että käyttäjällä ei ole kyseiseen raporttiin editointi eikä poisto-oikeutta. Käyttäjä voi ainoastaan kopioida kyseisen raportin sekä katsella raporttia ja muotoilla sen yleistä asettelua.

Kuva: käyttäjätunnuksen johndoe@filmmaker.com raporttinäkymä. Raporttinäkymässä näkyy ensimmäisenä tagilla "Basic reports" kansioidut raportit. Tämän jälkeen listassa näkyy käyttäjän janedoe@filmmaker.com hänelle jakama raportti. Viimeisenä listassa on hänen itsensä luoma raportti.

Raportteja voi jakaa toisille käyttäjille myös kansioiden avulla. Tästä voit lukea lisää artikkeleistamme, jotka käsittelevät kansioiden käyttöä. Mikäli company -tasoinen käyttäjä haluaa jakaa raportin pääkäyttäjälle (customer -tasoinen käyttäjä), tulee myös tässä käyttää kansioita, sillä normaali share -toiminto ei näytä tällaiselle käyttäjälle pääkäyttäjiä.

Raportteja voidaan kiinnittää Dashboardille. Jos jollekin käyttäjälle jaetaan Dashboard näkymä, myös Dashboardille kiinnitetyt raportit pitävät olla erikseen jaettuna tälle käyttäjälle, jotta hän pystyy näkemään ne. Aiheesta voit lukea lisää artikkeleistamme, jotka löytyvät hakusanalla "Dashboard".