Budjetointi aloitetaan valitsemalla oikea yhtiö oikean ylälaidan valikosta. Tämän jälkeen valitaan vasemmasta yläkulmasta toiminto "Budgets" Näkymään aukeaa kaikki yritykselle luodut budjetit. Valitaan haluttu budjetti klikkaamalla nimeä tai luodaan uusi budjetti painikkeen ”New Budget” kautta.

Jos luodaan uusi budjetti, aukeaa käyttäjälle oheinen täyttöikkuna. Täyttöikkunassa budjetti nimetään, sekä valitaan, tehdäänkö "Forecast Budget" vai "Budget". Lisäksi valitaan aikaväli, mille budjetti luodaan. Yleisimmin ensin luodaan budjetti, josta myöhemmin otetaan kopio ja kopiosta luodaan ennustebudjetti.

Samassa ikkunassa voidaan määrittää budjetille lukitsemispäivä, kohdassa "Lock Date". Lukituspäivän käyttäminen tarkoittaa sitä, että lukituspäivää edeltävään aikaan ei voida tehdä muutoksia budjetille tai osabudjeteille. Muutokset aikaan lukituspäivän jälkeen ovat kuitenkin mahdollisia. Lock Date -toiminnon käyttö ei ole pakollista.

Ennustebudjetille vastaavasti voidaan määritellä "Real Balance End Date". Tämä tarkoittaa toteumadatan tuomista tiettyyn päivään saakka.

Kuva: Yleiskuva budjetin perustoiminnoista ja valikoista

Valikosta voidaan vaihtaa budjetin oletusasetuksia, kuten sitä, onko laadittava budjetti kuukausi vai vaikkapa vuositasoinen, esitetäänkö siinä desimaaleja ja mikä aikaväli budjetista aukaistaan aina automaattisesti kun budjetille mennään.

Kuva: display settings -asetukset

Kyseisen valikon toiminnallisuutta on kuvattu tarkemmin kokoelmassa "budjetin generointimenetelmä" olevissa artikkeleissamme.

Kun budjetti on luotu, budjetoimaan pääsee klikkaamalla budjetin nimeä "Budgets" välilehdellä. Alla on kuvattu tiiviisti avautuvan budjetointinäkymän toimintoja pala kerrallaan.

Ensimmäisenä on kuvattu budjettipuun sekä budjetin aikavälin toiminnot, joilla määritellään sitä, miten budjetti näkyy käyttäjälle.

Budjetti voidaan laajentaa kokonaan auki, jolloin kaikki tilit näkyvät budjetointi näkymässä, tai näkyvät tilit voidaan valita tiliryhmittäin. Filtterin avullla voidaan myös filtteröidä tilit, joilla ei ole tapahtumia piiloon.

Budjetointia voidaan tehdä perinteisen vuosinäkymän lisäksi vaikka kvartaali- tai vuosinäkymässä - niin monta vuotta yhdessä kuin halutaan. Valinta tehdään aikaikkunasta tai jo budjettia luotaessa kohdasta "display settings".

Kuva: Budjetin perustoiminnoista ensimmäisenä tulee usein vastaan budjetin tilipuun laajentaminen ja supistaminen, yksittäisen tiliryhmän laajentaminen ja supistaminen sekä aikavälin valitseminen

Budjetilla liikkuminen mukailee Excelin toimintoja; tab (oikealle), shift+tab (vasemmalle), enter (alas), shift+enter (ylös).

Kun budjetoinnissa päästään itse lukujen syöttöön, on Finazillassa useita eri tapoja, miten lukuja voidaan syöttää budjetti näkymään.

Lukuja voidaan syöttää solu kerrallaan, useaan soluun siten, että kaikkiin soluihin tulee sama arvo tai esimerkiksi total -saraketta käyttäen siten, että total jakaa syötetyn arvon kaikkien näkymän kuukausien kesken.

Lukujen syöttäminen kuitataan kaikilla liikkumispainikkeilla, joista yleisimmin käytetyt on joko enterillä tai tab -painikkeella tallentaminen. Myös hiirellä klikattaessa solusta pois, syötetty luku tallentuu.

Mikäli soluun tehdyt muutokset haluaa peruuttaa onnistuu se Esc:llä niin kauan kunnes luku on tallennettu. Sen jälkeen syötön voi perua syöttämällä tilalle arvon 0. Syöttämällä arvon 0 total -sarakkeeseen, nollaantuu kyseisen tilin kaikki kuukaudet.

Kuva: Budjetoinnissa lukuja voidaan syöttää monella eri tavalla, jotka on kuvattu tiiviisti yllä olevaan kuvaan

Lukuja voidaan tuoda budjetille monella eri tavalla, mikäli perinteinen syöttö ei riitä. Budjetin pohjaksi voidaan tuoda edellisen vuoden toteumadata tai tietoja voidaan tuoda CSV -tiedostolla tai kopioimalla esimerkiksi excelistä.

Budjetille voi myös kopioida lukuja toisesta Finazillan budjetista tai vaikkapa Excelistä. Lukujen kopiointi toimii Excelistä tutuilla Ctrl + C ja Ctrl + V -painikkeilla. Kopiointi toimii molempiin suuntiin eli lukuja voidaan kopioida mm. Excelistä Finazillaan tai Finazillasta Exceliin. Kopioitava alue valitaan maalaamalla alue.

Lukuja voi myös "leikata ja liimata" excelmäiseen tyyliin. Painikkeet ovat samat kuin Excelissäkin eli Ctrl + X leikkaa luvun ja Ctrl + V tuo sen.

Finazillan budjetointiin liittyy myös vahvasti osabudjetit, joilla voidaan tuoda tietoja pääbudjetille.

Kuva: Budjetille voidaan tuoda esimerkiksi edellisen vuoden toteumaluvut tai lukuja voidaan kopioida excelistä suoraan budjetille

Budjetointia voidaan laajentaa käyttämällä dimensioita, eli seurantakohteita. Budjetointia voidaan tehdä dimensiotasolla ja vyörytyssääntöjä käyttämällä kuluja voidaan jakaa dimensioiden kesken halutulla tavalla.

Jos budjetointia on tehty dimensioittain, tulee budjettia tarkastella monitor -näkymän kautta. Monitor –näkymässä tarkastellaan budjettia kokonaisuudessaan. Monitor -näkymä kerää budjetoidut luvut näyttäen nämä dimensioittain listattuna (mikäli budjetoituja lukuja on kohdistettu kirjanpidon seurantakohteille).

On siis hyvä huomata, että koska kohdistus tapahtuu budjetointinäkymässä, kohdistetut luvut ovat siellä näkyvissä vain silloin, kun kyseinen dimensio tai dimensioyhdistelmä on valittuna oikean ylälaidan laatikkoon. Tämän vuoksi kokonaisuutta suositellaan seurattavaksi Monitor –näkymässä. Monitorissa budjettia ei voi muokata.

Alla olemme kuvanneet dimensioihin liittyvät toiminnallisuudet ja painikkeet budjetointi näkymässä:

Kuva: Pääbudjettinäkymä näyttää tällä hetkellä vain luvut mitä ei ole kohdistettu millekään dimensiolle, koska oikean yläkulman dimensions -valintaikkuna on tyhjänä. Jos budjetointia tehdään dimensiotasolla, on monitor -näkymä hyödyllinen. Monitor -näkymässä näkyy kaikkien lukujen kohdistukset kerralla eli antaa kokonaiskuvan budjetista

Budjetilla on lisäksi vielä muutama painike, jotka on kuvattu alla.

Kuva: budjetin vieminen ulos Finazillasta Exceliin tapahtu export -painikkeen avulla