Olemme kuvanneet artikkelissamme "Mitä vyörytyssäännöt ovat ja mihin niitä käytetään?" vyörytyssääntöjen perus toiminta-ajatuksen. Artikkelimme "Vyörytyssäännön luominen yritykselle" taasen antaa ohjeita vyörytyssääntöjen luomiseen, sekä selittää distribution ja distribution to siblings vyörytyssääntöjen erot.

Mikäli vyörytyssääntöjen perus toiminta-ajatus tai itse sääntöjen luominen ei ole vielä aivan selvää, suosittelemme lukemaan yllä mainitut artikkelit ensin. Tässä artikkelissa kerromme, miten distribution -tyyppisiä vyörytyssääntöjä käytetään budjetilla.

Kun haluttu vyörytyssääntö on luotu, avataan budjetti, johon halutaan lisätä sääntö. Tämä tehdään Budgets –toiminnossa. Tämän jälkeen valitaan välilehti "Rolling rules".

Kuva: Vyörytyssääntö kiinnitetään budjetille kuvan välilehdeltä

Välilehden takana näkyy kaikki kyseiselle budjetille ja/tai osabudjetille kiinnitetyt vyörytyssäännöt. New Rolling rule -painikkeesta voidaan kiinnittää uusi vyörytyssääntö.

Kuva: rolling rule -välilehti budjetilla

Kun vyörytyssääntö on luotu valmiiksi, voidaan luotu sääntö kiinnittää budjetin välilehdellä Rolling rules painikkeen "New Rolling rule" takaa. Haluttu vyörytyssääntö valitaan kenttään "Rolling rule template" ja kentässä "Budget rows" kerrotaan, mihin tiliin/tiliryhmään kyseinen sääntö kiinnitetään.

Kuva: vyörytyssäännön kiinnittäminen budjetille

Tämän jälkeen palataan budjetointinäkymään pääbudjetille. Äsken valitut erän ”Hallinto” alla olevat tilit ovat muuttuneet väriltään violetiksi. Riveille pystyy kuitenkin syöttämään lukuja. Syötetään kahdelle tilille 120 000€.

Kuva: Violetti rivi kertoo siitä, että rivin taakse on kiinnitetty vyörytyssääntö; näin rivi on helppo erottaa myöhemminkin budjetointi -näkymästä.

Siirrytään tämän jälkeen budjetointinäkymästä monitorinäkymään tarkastelemaan kohdistuksia. Vyörytyssääntö on kohdistanut määritellyssä suhteessa syötetyt summat dimensioille:

Kuva: Vyörytyssääntö kohdistaa syötetyt luvut automaattisesti halutussa suhteessa halutuille dimensioille

Luotua vyörytyssääntötemplatea voidaan muuttaa milloin tahansa. Tässä tulee kuitenkin huomioida, että muutokset eivät ulotu budjetille sinne, missä sääntöä on jo käytetty ennen muutoksen tekemistä.

Esimerkki 1:

Käyttäjä tekee vyörytyssäännön, joka vyöryttää 75% projektille A ja 25% projektille B ja ottaa tämän käyttöön budjetilla nimeltä "Budjetti 2022". Sääntö kiinnitetään tiliin 3000 Myynti ja tili budjetoidaan. Finazilla jakaa myynnit yllä olevassa jakosuhteessa.

Tehtyä sääntöä käydään päivittämässä vaikkapa kahden viikon päästä yllä kuvatusta budjetoinnista. Päivityksen jälkeen vyörytyssäännön jakosuhde onkin 85% projektille A ja 15% projektille B. Budjetilla "Budjetti 2023" tili 3000 myynti menee edelleen alkuperäisen jakosuhteen 75/25 mukaan.

Käyttäjä ottaa saman vyörytyssäännön käyttöön saman budjetin toisella tilillä, vaikkapa tilillä 3010. Tämän jälkeen tili budjetoidaan. Finazilla jakaa myynnit jakosuhteen pojekti A 85% ja projekti B 15% mukaan. Tämä siksi, että vyörytyssäännön jakosuhde on sillä hetkellä 85/25.

Esimerkki 2:

Mikäli ylläkuvatusta tilanteessa haluttaisiin, että budjetin "Budjetti 2022" tili 3000 muuttuisi uuden jakosuhteen mukaiseksi, voitaisiin tämä tehdä joko poistamalla vanha vyörytyssääntö ja lisäämällä se uudelleen, jolloin uusi jakosuhde aktivoituisi tai muokkaamalla jakosuhdetta suoraan budjetin kautta (kts. esimerkki 3 alta).

Esimerkki 3:

Mikäli ylläkuvatusta tilanteessa haluttaisiin, että budjetin "Budjetti 2023" tili 3000 muuttuisi jollain muulla tavalla eli esimerkiksi yhden yksittäisen kuukauden jakosuhdetta haluttaisiin muuttaa, tehtäisiin muutos helpoiten budjetin välilehden "Rolling rules" kautta klikkaamalla sen vyörytyssäännön nimeä, mitä halutaan muuttaa.

Kuva: budjetille kiinnitetty vyörytyssääntö. Nimeä klikkaamalla kuukausittaista jakaumaa voi muuttaa manuaalisesti

Vyörytyssääntöä klikkaamalla aukeaa kuukausittainen jakauma. Jakaumaa voi muuttaa manuaalisesti halutulla tavalla.

Kuva: Vyörytyssäännön kuukausittainen jakosuhde

Budjetille voidaan luoda uusi vyörytyssääntö myös suoraan, ilman, että mitään templatea on luotu. Vyörytyssääntö luodaan tällöin budjetin rolling rules -näkymässä. Rolling rule template -kenttään ei tällöin kiinnitetä mitään, vaan määrittelyt tehdään suoraan aukeavaan ikkunaan.

Vyörytyssääntötemplaten muuttaminen ei muuta lukuja siellä, missä sitä on jo käytetty. Template toimii sillä ajatuksella, että kun se otetaan käyttöön, aktivoidaan sen hetkiset tiedot.