Osabudjetin rakentamista avataan tässä artikkelissa vielä rakentamalla osabudjetti askel kerrallaan. Tämä artikkeli on edistyneemmille käyttäjille, joilla on jo hyvä perustietämys budjetoinnista ja osabudjeteista.

Tässä artikkelissa esimerkkinä rakennettava osabudjettipohja on investointien poistoihin liittyvä tasapoisto malliosabudjetti. Investointien seurantaan ja poistoihin tarvitaan tietoja hankintamenosta, tasearvosta, tilikauden lisäyksistä ja vähennyksistä sekä poistoista, jotta voidaan budjetoida poistojen vaikutus tuloslaskelmaan ja tasebudjettiin.

Aloitetaan valitsemalla osabudjettivälilehdellä ”New Sub Budget”. Budjetti nimetään, mutta koska rakentaminen aloitetaan alusta, Sub Budget Template -valinta jätetään tyhjäksi. Osabudjetti tehdään nyt yritystasolla, joten kohdistusta seurantakohteelle ei tehdä.

Aloitetaan esimerkkibudjetin rakentaminen lisäämällä pääotsikkorivi ”Investointi 1”. Tällä rivillä ei ole kaavoja tai lukuja, osabudjetissa tämä näkyy vain otsikkona.

Kuva: osabudjettiin lisättävä pääotsikko

Seuraava rivi eli alaotsikko ”Tasearvot” tulee investointirivin alle, joten se lisätään investointirivillä olevasta Plus -painikkeesta ja jälleen avautuvasta plussasta. Vastaavasti tehdään tämän rivin alle ”Tasearvo tilikauden alussa” -rivi sillä erotuksella, että rivin tyyppi on ”input”. Tälle kolmanneksi luotavalle riville syötetään nyt siis lukuja; rivi näkyy siten pohjassa vihreänä.

Luotava puurakenne mahdollistaa sen, että luotava rakenne on kopioitavissa kokonaan. Kopiointi tehdään Copy -toiminnon kautta kopioimalla rivi ”Investointi 1” ja nimetään se esimerkiksi ”Investointi 2”. Näin toimien koko luotu rakenne laskukaavoineen kopioituu.

Kuva: Investointi 1 -rakenteen kopioiminen

Seuraavaksi ”Tasearvo tilikauden alussa” -rivin alapuolelle samaan tasoon lisätään vielä rivit ”Tilikauden lisäykset” ja ”Tilikauden vähennykset”.

Rivit on nimetty tässä tapauksessa mahdollisimman kuvaavasti, esim. ”Syötä vähennykset – merkkisenä” ohjaa budjetoijaa syöttämään luvun negatiivisena, jotta taustalla olevat laskentakaavat laskevat oikein.

Kuva: rivien nimeämisellä voidaan opastaa budjetoijaa syötössä

Seuraavaksi lisätään seuraava ”ryhmä” rakenteeseen eli poistot. Tämä alaotsikko luodaan taas vastaavasti kuin edellä Hankintameno -otsikko. Koska rivin halutaan tulevan pääotsikon ”investoinnit” alle, tulee rivi lisätä rivin ”Investoinnit 1” plussasta.

Kuva: poistot -rivin lisääminen

Toistetaan vielä läpikäytyjä vaiheita, eli luodaan alla näkyvät rivit vielä ryhmän ”Poistot” alle ja lopuksi luodaan vielä 3.ryhmä ”Taustalaskennat”, jonka alle lisätään edelleen rivit. Nyt rakenne näyttää seuraavalta:

Kuva: rakenne, kun kolmas ryhmä on lisätty

Vielä ennen kuin kaavoja aletaan luomaan, on hyvä ymmärtää, mihin kaavojen luomisella pyritään. Tämän investointibudjetin tarkoitus on ensinnäkin seurata investointia, mutta tätä kautta luvut budjetoituvat myös tulos -ja tasebudjetteihin. Sen vuoksi osabudjetti laskee:

Muut rivit toimivat apulaskentariveinä, jota syötettyjen tietojen pohjalta pystytään laskemaan nämä luvut.

Syöttöriveille syötettävät tiedot eli tiedot, jotka investoinnista pitää olla tiedossa, ovat seuraavat:

Lopuksi avaamme vielä hieman lukujen syötön kautta luotuja kaavoja. Seuraavaksi luodaan siis kaavat.

Nyt muut kuin otsikkorivit ovat vihreitä, eli syöttörivejä. Luodaan seuraavaksi kaavarivit. Tässä yhteydessä on hyvä palautella mieliin kaavaeditorin toiminnot:

Kuva: kaavaeditorin näkymä sekä toiminnot kuvattuna tiiviisti

Nyt luodaan rivi "Poistamaton arvo" Muutetaan ensin luotavan rivin tyypiksi Formula, eikä input, ja tämän jälkeen avataan kaavageneraattori.

Kuva: kaavageneraattori löytyy formula -rivin perästä

Kuva: kaavan luominen

Seuraavaksi luodaan kaavarivi "Kum. Kertyneet poistot". Rivin tyypiksi vaihdetaan jälleen formula ja avataan kaavageneraattori.

Luodaan rivi "Kum. kirjatut poistot"'

Luodaan kaavarivi "kuukausipoistot"

Luodaan kaavarivi "tasearvo"

Nyt kaikki tarvittavat kaavarivit on luotu. Seuraavaksi tarkastellaan lukujen syöttämisen vaikutuksia, joka avaa juuri luotujen kaavojen merkitystä.

Yllä esitelty esimerkki tasapoistosta ei ole yksinkertaisimmasta päästä oleva esimerkki osabudjettien luontia silmälläpitäen, mutta antaa kuvan siitä, mitä kaikkea osabudjettien rakentamisessa voidaan tehdä laskukaavoja ja apurivejä käyttämällä.

Artikkelin tarkoitus on ohjata osabudjettien rakentamista ja kaavojen luomista ja tulkintaa. Tältä pohjalta voi myös muita Finazillassa valmiiksi luotuja osabudjetteja ja niiden taustalla olevia kaavoja ja näin saada ideoita ja ohjeita omien osabudjettien rakentamiseen.

Finazillan luomassa tasapoistojen osabudjetissa kaikki osabudjetin rivit, joissa on rivin nimen edessä tähtisymboli (*), kaipaavat tiliohjauksen taakseen. Tiliohjaus ohjaa kyseisen rivin saldot pääbudjetille kyseiselle tilille tulokseen tai taseeseen.