Budjetti on yksi yrityksen päätöksenteon keskisimmistä työkaluista. Se on arvio tulevien kuukausien tai vuosien tuloista, menoista ja taloudellisesta suoriutumisesta. Siksi sitä kutsutaan usein myös nimellä talousarvio.
Tämän artikkelin tarkoituksena ei ole vastata tietyn toimialan tai tietyn tyyppisen yrityksen budjetoinnin ominaispiirteisiin, vaan tarjota yleispäteviä ohjeita toimivan budjetointiprosessin luomiseen.
Tietyt budjetointiprosessin perusperiaatteet ovat hyödynnettävissä hyvin laajasti. Näitä toimiviksi havaittuja suuntaviivoja noudattamalla yrityksen on mahdollista luoda budjetointiprosessi, joka tarjoaa budjetointiin tarkkuutta, selkeyttä ja ketteryyttä sopivassa suhteessa. Budjetointiprosessin tarkoitus on kuvata numeeriseen muotoon yrityksen tavoitteet ja tehdä siitä kautta mitattavaa ja seurattavaa.
Hyvä budjetointiprosessi
Tavallisesti toimivan budjetoinnin ja ennustamisen prosessi koostuu kolmesta vaiheesta:
Vuosibudjetti
Tarkoitus määrittää suuntaviivat tulevalle vuodelle. Vuosi sisältää varmasti paljon muuttujia, mutta tavoitteena on kuvata liiketoiminta mahdollisimman tarkasti
Pitkän aikavälin suunnitelmat auttavat johdonmukaisten päätösten teossa
Selkeä päämäärä tekee reitillä pysymisen helpommaksi
Seuranta
Jatkuva seuranta on olennainen osa budjetointiprosessia
Usein seurantaa kannattaa tehdä kuukausittain
Seuranta mahdollistaa nopean puuttumisen poikkeamiin
Seurantarakenne tulee miettiä etukäteen; miltä osin ja millä tarkkuudella budjetin toteumaa halutaan seurata?
Yleisimmin käytössä on kustannuspaikat, dimensiot, laskentakohteet ja projektibudjetit - eri yrityksissä puhutaan eri termein. Tässä yleisimmin käytetyt termit.
Rakennetaan seurantarakenteet yhteneväiseksi budjetin ja kirjanpidon välillä
Jatkuva ennustaminen
Ennusteet voivat olla myös epävirallisia arvioita tulevasta tai erilaisten skenarioiden luomista
Mitä pidemmälle ennustetaan, siitä suuremmaksi epätarkkuus kasvaa
Mahdollisimman tarkka näkemys kuitenkin vähintään muutamasta seuraavasta kuukaudesta on usein välttämätöntä
Jatkuvasti päivittyvä ennuste kirkastaa näkemystä lähitulevaisuudesta
Hyvään budjetointiin liittyy aikaisemmin mainitun kolmen avaintekijän lisäksi myös rullaava budjetointi, budjetin rakenteen miettiminen sekä vastuun jalkauttaminen yrityksen sisällä.
Rullaava budjetointi
Rullaavassa budjetissa ennalta määritetyn mittainen aikaikkuna liukuu aikajanalla tilikausista riippumatta. Ennustekauden loppuun lisätään uusia kuukausia samaan tahtiin kun toteumalukuja syntyy, jolloin se tarjoaa päätöksentekijöille aina mahdollisimman tarkan näkemyksen lähitulevaisuudesta, jatkuvasti päivittyvän ennusteen muodossa.
Usein suhteellisen lyhyelle ajanjaksolle laadittu (12 kk)
Sopiva aikaikkuna riippu yrityksen liiketoiminnasta ja sen ennustettavuudesta
Samaa ennustetta päivitetään pitkin vuotta
Seurannan kannalta selkeä, sillä ei ole useita eri versioita
Budjetin rakenne
Tulosbudjetti
Tasebudjetti (mahdollistaa kassavirran, maksuvalmiuden ja omavaraisuuden ennustamisen luotettavasti)
Osabudjetit (mm. lainabudjetit, henkilöstöbudjetit jne)
Budjetin runkona toimii yrityksen tilikartta
Kuva: esimerkki mahdollisesta budjettirakenteesta osabudjetteineen
Vastuun jalkauttaminen organisaatioon
Organisaation näkemys liiketoiminnan eri osa-alueista kannattaa hyödyntää maksimaalisesti
Usein paras näkemys esimerkiksi tulevista kaupoista on myyjällä, ei talousjohdolla
Osallistuminen budjetointiprosessiin sitouttaa henkilöitä
Yhdessä luotuja tavoitteita kohti on mielekkäämpää pyrkiä kuin ylhäältä annettuja
Hyvä budjetointitapa Finazillassa
Luodaan budjetti sekä tarvittavat osabudjetit. Hyödynnetään valmiit osabudjetit
Jalkautetaan budjetointia yrityksen avainhenkilöille esimerkiksi osabudjettien avulla. Hyödynnetään mahdollisuus luoda rajattuja käyttöoikeuksia
Kun budjetti valmistuu, lukitaan budjetti. Samalla lukittuu osabudjetit.
Otetaan yllämainitusta budjetista kopio ja vaihdetaan budjetin tyypiksi Forecast.
Tehdään jatkuvaa ennustamista
Verrataan toteumaa ja ennustetta. Analysoidaan eroja.
Tehdään erilaisia skenarioita tarpeen mukaan ottamalla budjeteista kopioita
Jaetaan raporttien ja Dashboardien avulla tietoa avainhenkilöille. Kohdennetaan sisältöä eri ihmisille käyttöoikeuksien kautta
Kohdennetun Dashboardin avulla oleellisen tiedon saa samantien Finazillaan kirjautuessa - raportteja ei tarvitse alkaa muodostamaan erikseen eikä tietoa tarvitse etsiä
Hyödynnetään raporttien visualisoinnit ja viedään kuvaavia graafeja esimerkiksi Dashboardille ja osaksi yrityksen vuosikertomusta
Opitaan siitä, missä ennusteet menivät vikaan
Muista ottaa budjetista välillä varmuuskopio kopioimalla budjetti ja kaikki sen alla olevat osabudjetit. Yksi varmuuskopio riittää, kunhan se muistetaan ottaa aika ajoin. Nimeen voi laittaa myös päivän, jolloin kopio on otettu.