Talousjohtaminen on sitä, että ymmärretään mitä yrityksen arjessa todella tapahtuu ja osataan jalostaa tämä tieto paremmiksi päätöksiksi. Tehokas päätöksenteko puolestaan edellyttää sitä, että osataan sukeltaa tiedon alkulähteille. Tiedon alkulähteenä voi toimia yrityksen taloushallinto, toiminnanohjausjärjestelmä, CRM tai vaikkapa kassajärjestelmä. Tärkeintä on, että tieto on olemassa. Vanha sanonta "sitä mitä voidaan mitata, voidaan raportoida" pitää paikkaansa.

Hyvää raportointia tulee lähestyä tarve edellä, sillä suinkaan kaikkea mitattavaa ei ole välttämättä järkevää raportoida tai seurata ylipäätään. Mitä tarpeita yrityksessä on raportoinnille? Mitä tulee voida seurata, kenen ja kuinka laajassa mittakaavassa? Mitä tietoa mahdolliset sidosryhmät tarvitsevat?

Raportoinnissa on myös hyvä katsoa peruutuspeilin sijasta tulevaan; kun yritys kasvaa, mitä uusia raportointivaatimuksia yritykseen voi kohdistua ja keiden taholta? Sen sijaan, että visualisoidaan pelkästään mennyttä, on tärkeää muodostaa näkymät tulevaisuudesta. Mahdollistavatko nykyiset raportointijärjestelmät muuttuvan maailman haasteet ja skaalautuuko se riittävän nopeasti?

Finazillan kaltaisen kattavan talousraportointijärjestelmän hankinta tulee ajankohtaiseksi useimmiten silloin, kun talousraportointiin kaivataan lisää joustavuutta ja visuaalista esitystapaa perinteisen tuloslaskelman ja taseen rinnalle. Toistaalta usein tulee vastaan myös tilanteita, joissa yleispätevät talousraportit eivät tue yrityksen päätöksentekoa oikealla tavalla ja esimerkiksi tunnuslukuraportointia ja budjettiseuranta joudutaan totteuttamaan muilla välineillä.

Tällaisia tapauksia ovat usein esimerkiksi yritykset ja konsernit, joissa kustannuspaikkoja on paljon, tai kun raportoitavaa tietoa halutaan jakaa organisaatiossa hallitusti useille henkilöille. Finazillan kaltaisen järjestelmän hyödyt nousevat merkittäviksi myös silloin, kun taloutta halutaan raportoida yli yritys- ja konsernirajojen, sekä silloin, kun halutaan raportoida tehokkaasti sekä menneisyyttä, että tulevaisuutta.

Hyvään raportointitapaan kuuluu olennaisena osana luotettavuus. Hyvilläkään raporteilla ei tee mitään, jos luvut eivät ole oikein, eivätkä ajan tasalla. Luotettavuuteen liittyy vahvasti myös se, että raporttien lukijalle ei jää epäselväksi se, mikä osa raportista on toteumaa ja mikä ennustetta. Luotettavuutta lisää mahdollisuus porautua raporttien dataan, sekä tarkastaa mistä luvut tulevat.

Hyvä raportointi on usein yksinkertaista. Tällä tarkoitamme sitä, että liian monimutkaisten laskentojen rakentaminen esimerkiksi Excelillä on äärimmäisen virheherkkää ja vaatii paljon manuaalista päivitystyötä ja tarkkuutta. Virheiden löytäminen on myös usein vaikeaa. Excelin lisähaasteena on myös päivitettävyys - usein päivitystyö on laatijan vastuulla ja kenenkään muun voi olla vaikeaa osallistua työhön, sillä toisen rakentamaa Exceliä voi olla vaikeaa hahmottaa.

Excelin, tai muun laskentaohjelmiston, haasteena on tietojen päivittäminen helposti. Tämän vuoksi hyvään raportointiin liittyy tietojen vaivaton integrointi. Integroinnin avulla säästetään valtava määrä aikaa kun tietoja ei tarvitse koostaa erikseen useista tietolähteistä. Manuaalinen koostamistyö muodostaa myös jälleen virheen mahdollisuuden. Kun automatiikka hoitaa lukujen koostamisen, jää avainhenkilöiden aikaa varsinaiseen ytimeen - tietojen analysointiin ja oikeiden päätösten tekemiseen niiden pohjalta. Integroinnin avulla voidaan myös varmistua siitä, että tiedot ovat aina automaattisesti ajan tasalla ja päätösten pohjana käytetään aina uusinta mahdollista dataa.

Hyvään raportointiin liittyy mukautuvuus. Jotkut haluavat kutsua tätä mieluummin skaalautuvuudeksi. Hyvään raportointitapaan liittyy erilaisten tarpeiden ja tilanteiden huomioiminen. Myyntijohtajalle halutaan varmasti raportoida erilaista dataa kuin esimerkiksi yrityksen hallitukselle. Hyvä raportointi keskittyy kulloisellekin ihmiselle olennaiseen tietoon siten, että tiedosta on poimittavissa olennaiset asiat hukkumatta turhaan tietotulvaan. Toisaalta myöskin liika turhan datan jakaminen voi johtaa sellaisen tiedon saamiseen, mitä ei olisi tarpeen jakaa.

Yritykselle voi tulla vastaan milloin tahansa tilanne, että raportointia täytyy sopeuttaa jonkin uuden edessä. Jonkin, mihin ei ehkä osattu varautua etukäteen. Pelkästään Suomen sisällä on koettu useampia merkittäviä haasteita viimeisen reilun 30 vuoden aikana. Lamakausi (1990-luvun pankkikriisistä syntynyt lama), taantumia (2008), sekä lukuisia toimialakohtaisia haasteita (mm. rakennusteollisuus). Globaalissa markkinassa toimivilla vaikutukset ovat tätäkin laajemmat. Kuka esimerkiksi osasi varautua Koronan maailmanlaajuiseen pandemiaan ja sen vaikutuksiin yritysten toiminnassa? Tätä seurasi energiakriisi, jota harva osasi ennakoida vielä alkuvuonna 2022. Hyvä raportointi mahdollistaa vaivattomasti erilaisten skenaarioiden luomisen ja raporttien laatimisen juuri käsillä olevaan tarpeeseen ja tilanteeseen.

Mukautuvuuden rinnalle voidaan nostaa moniulotteisuus. Moniulotteisuudella raportoinnissa tarkoitetaan raportointia sen laajimmassa mahdollisessa merkityksessä. Raportointi ei ole pelkkää tuloslaskelmaa ja tasetta, vaan raportointi on sitä kaikkea, mitä yrityksessä tapahtuu päivittäin. Hyvä raportointi auttaa muodostamaan kokonaiskuvan kaikesta siitä, mikä on olennaista raportin lukijalle.

Moniulotteisuus saadaan toteutumaan tuomalla kirjanpidon datan rinnalle muuta dataa ja rikastamalla näitä joko erikseen tai yhdessä kirjanpidon datan kanssa.

Osana moniulotteisuutta haluamme muistuttaa, että raportteihin saadaan lisää ulottuvuuksia visualisoimalla niitä. Monesti data saa täysin uuden painoarvon, kun se on piirretty vaikkapa graafiksi.

Sitten kun hyvät raportit on muodostettu, on aika miettiä tiedon jakamista. Olipa raportti miten hyvä tahansa, se ei auta ketään, jos se on vain laatijansa tietokoneella. Tieto on tehty jaettavaksi. Riittääkö enää malli, jossa raportit jaetaan käyttäjille kerran kuukaudessa tiettynä päivänä? Hyvään raportointiin kuuluu ehdottomasti tiedon saaminen heti, kun tietoa tarvitaan ja pääsy dataan 24/7.

Viimeisenä kohtana haluamme nostaa esiin vielä tiedon hyödyntämisen. Tämä on se kohta, jossa avainhenkilöiden asiantuntijuus saa nostaa ansaitusti päätään. Mikään raportti itsessään ei auta yritystä eteenpäin, vaan taustalle tarvitaan aina oikeat ihmiset tulkitsemaan raporttien sanomaa, tutkimaan laajempia konteksteja, analysoimaan ja miettimään eri asioiden syy-yhteyksiä ja mahdollisia toimenpiteitä. Yrityksen avainhenkilöt pystyvät myös sanomaan, mitkä tunnusluvut toimivat juuri kyseisen yrityksen lukujen analysoinnissa. Hyvä raportointi antaa tähän työkalut.

Luotettavuus

Yksinkertaisuus

Integrointi

Mukautuvuus

Moniulotteisuus

Tiedon jakaminen