Versiopäivityksessä 20.10.2021 tuotu uudistus. Toiminto parantaa merkittävästi aikaisempaa toteumadatan tuomista budjetin pohjatiedoksi.

Budjetille on mahdollista tuoda pohjatiedoksi toteumadataa -kuten olemme aikaisemmassa artikkelissamme "toteumadatan tuominen budjetille pohjatiedoksi" kertoneet. Tässä artikkelissa kerromme käytännön esimerkkien kautta, miten eri tavoin toteumadataa voidaan tuoda budjetille.

Esimerkki 1:

Yritys on luonut budjetin tilikaudelle 2024. Budjettiin halutaan tuoda edellisen tilikauden (tilikausi 2023) toteumat pohjatiedoksi. Toteumat halutaan tuoda kaikki dimensionarvot yhteenlaskettuna. Yritys ei siis budjetoi dimensioille. Toteumat halutaan tuoda kerralla koko profit and loss -näkymään (eli kaikille tuloslaskelman tileille kerralla).

Toteumien tuonti tehdään yläosan palkista painikkeen "import budget or actuals" takaa.

Kuva: yläosan työkalupalkista löytyy toiminto, jolla voidaan tuoda toteumaa koko näkymään kerralla

Seuraavaksi valitaan mistä aikajaksosta dataa tuodaan ja minne. Valinnat tehdään kohdasta from ja to. Import mode -valintaan ei tarvitse tässä kohdin koskea.

Datasource kohtaan valitaan yrityksen alle (esimerkissä yritys on nimeltään T-Company) valinta multiple targets ja jälkimmäinen kenttä jätetään tyhjäksi. Tämä valinta tarkoittaa, että kaikki luvut tuodaan budjetille ja ne esitetään budjetilla dimensioimattomana.

Kuva: kuvan valinta tuo vuoden 2023 toteumat vuodelle 2024 siten, että kaikki dimensioiden arvojen luvut on summattuna yhteen

Esimerkki 2:

Yritys on luonut budjetin tilikaudelle 2024. Budjettiin halutaan tuoda edellisen tilikauden (tilikausi 2023) toteumat pohjatiedoksi. Toteumat halutaan tuoda käyttämällä samoja dimensiokohdistuksia, kuin mihin toteumat ovat kohdistuneet. Yrityksen budjetointia tehdään dimensioittain. Toteumat halutaan tuoda kerralla koko profit and loss -näkymään (eli kaikille tuloslaskelman tileille kerralla).

Toteumien tuonti tehdään yläosan palkista painikkeen "import budget or actuals" takaa.

Kuva: yläosan työkalupalkista löytyy toiminto, jolla voidaan tuoda toteumaa koko näkymään kerralla

Jälleen tehdään ajanjaksojen valinnat sekä kerrotaan, miten dimensiot halutaan tuotavan.

Kuva: valinta all dimension targets tuo toteumat dimensioarvoille eriteltynä

Esimerkki 3:

Yritys on luonut budjetin tilikaudelle 2024. Budjettiin halutaan tuoda edellisen tilikauden (tilikausi 2023) toteumat pohjatiedoksi vain tiliryhmälle "liikevaihto". Toteumat halutaan tuoda lisäksi vain yrityksen dimensionarvolle "hallinto" siten, että toteumat tuodaan vain kausilta 1-9/2023 kausille 1-9/2024.

Tässä tapauksessa kun toteumaa halutaan tuoda vain tietylle dimension arvolle, tulee ensimmäisenä valita budjetin oikeaan yläkulmaan kyseinen dimension arvo.

Kuva: dimension arvon kiinnittäminen budjetin oikeaan yläkulmaan kohdistaa luvut kyseiselle dimension arvolle

Tässä esimerkissä halutaan lisäksi toteumaa tuoda vain tietylle osiolle budjetista, joten tehdään toteuman tuominen kyseisen rivin rivityökaluista eikä yläosan painikkeesta.

Kuva: myyntituotot -rivin työkalupainikkeista löytyy valinta import balance

Seuraavaksi valitaan jälleen aikajaksot mistä tuodaan ja minne tuodaan. Esimerkissä haluttiin tuoda vain 9 kuukauden jaksolta toteumaa, joten aikaväli on kummassakin kohdassa 9 kuukauden mittainen. Valinta current dimension target viittaa siihen, että tuodaan vain dimensioarvon "hallinto" toteumat. Hallinto -dimension arvo kiinnittyy myös automaattisesti oikeaan reunaan kohtaan datasource-.

Kuva: kyseinen valinta tuo koko liikevaihto tiliryhmälle toteumadatat ajalta 1-9/2023 ajalle 1-9/2024. Toteumat tuodaan vain dimensionarvolle "hallinto"

Rajatun roolin käyttäjälle (mikäli oikeuksia dimensioihin on rajoitettu) toteumien tuonti on mahdollista vain yksi dimensiovalue kerrallaan ja vain niille dimension arvoille, mihin käyttäjällä on oikeus

Tuotava data ylikirjoittaa aina kaikki budjetilla olevat luvut, joten kehoitamme huolellisuuteen toteumaa tuotaessa