Versiopäivityksessä 9.9.2022 tuotu kokonaan uusi toiminto. Toiminto mahdollistaa yhden raportin luomisen asiakkuustasolle, jolloin sama raportti löytyy automaattisesti jokaiselta asiakkuuden yritykseltä.

Tässä artikkelissa kuvattu toiminto on erityisen hyödyllinen niille asiakkaille, joilla on omassa asiakkuudessaan enemmän kuin yksi yritys. Pääosin toiminto koskettaa siis konserniyrityksiä, tilitoimistoja ja muita usean yrityksen asiakkuuksia.

Tuotu ominaisuus on osa laajempaa kokonaisuutta. Tässä artikkelissa esitelty ominaisuus on osa 1. Tuotavia osia on yhteensä 3. Toimintoon liittyy myös seuraavat ominaisuudet:

Osa 2: Asiakastasoinen laskentavakio

Osa 3: Asiakastasoinen Dashboard

Kun Finazillaan halutaan luoda asiakastasoinen raportti, tehdään tämä settings -valikon alta valikossa "customer" ja sieltä kohdassa "customer reports".

Kuva: asiakastasoisen raportin luominen tehdään customer reports - näkymässä

Uusi raportti luodaan oikean yläkulman "new report" painikkeesta. Raportin luomisikkuna on täysin samanlainen kuin Finazillan muussakin raportoinnissa - sillä erotuksella, että lomakkeessa ei ole erikseen mainintaa yrityksestä. Kentät eivät siis muutoin poikkea mitenkään reports -näkymässä tehtävästä raportista.

Raportin nimeämisessä kannattaa kiinnittää huomioita siihen, että luotava raportti löytyy jatkossa jokaisen asiakkuuden alla olevan yrityksen reports -näkymästä siten, että nimen perässä lukee "(customer)".

Mikäli luotavaa raporttia halutaan tarkastella siten, että raportissa on mukana kaikki asiakkuuden yritykset, avataan raportti settings -valikon alta valikossa "customer" ja sieltä kohdassa "customer reports". Tällöin raporttiin nousee aina kaikkien asiakkuuden yritysten data.

Kuva: customer reports näkymä

Silloin kun asiakkuustasoinen raportti halutaan avata siten, että siihen nousee vain jonkin tietyn yrityksen data, avataan raportti "normaaliin tapaan" ko. yrityksen reports -näkymästä.

Asiakastasoiset raportit näkyvät myös company -tasoisille käyttäjille reports -listassa. Raportti näkyy sillä nimellä mikä sille on annettu raportti laatiessa ja kohdassa "scope" näkyy "customer level report".

Customer -tasoisia raportteja ei voi erikseen jakaa share -toiminnoilla, eli määritellä sitä, kenelle ne näkyvät ja kenelle ei. Raporteille voi laittaa customer -tagin, mutta tällöin tagi ei näy company -tasoisille käyttäjille.

Esimerkki 1:

Finazillassa on asiakkuus, jossa on viisi yritystä. Finazillaan luodaan asiakkuustasolle raportti nimeltä "102 tuloslaskelma". Raporttiin on määritelty, että siinä raportoidaan kuluvaa tilikautta tilikauden alusta loppuun saakka. Data esitetään kuukausittain.

Kun luotu raportti avataan customer reports -näkymästä, on kuukausittainen data näiden viiden yrityksen yhteenlaskettu data. Jos raportti mennään avaamaan vaikkapa yrityksen A reports -listalta, on raportissa esitetty data vain yrityksen A dataa.

Kuva: yrityksen A reports -listalla asiakastasoinen raportti erottuu siten, että raportin nimen perässä on sulkeissa sana "customer"

Toiminnon osalta huomiona, että asiakastasoinen raportointi ei mahdollista dimensioiden pivotointia raporteille, sillä dimensiot ovat aina yrityskohtaisia ja eri yrityksissä dimensiot eroavat - samoin niiden asettelu raporteilla. Näissä tapauksissa raportille voidaan toki määritellä valinta dimensio / column, mutta muutoin dimensioiden pivotointia ei voida tehdä asiakastasolla. Sama rajoite koskee myös mm. budjettien raportteja sekä operatiivista dataa. Yhden yrityksen asiakkuuksissa dimensiot voidaan pivotoida raporteille halutusti.

Mikäli jokaiselle asiakkuuden yritykselle halutaan luoda esimerkiksi yhtenäinen Dashboard -näkymä, saadaan tämä toteutettua helposti ja nopeasti luomalla asiakastasoiset raportit ja hyödyntämällä tämän jälkeen asiakastasoisen Dashboardin mahdollisuutta

Asiakastasoisissa raporteissa raportin muokkausoikeus poikkeaa muusta raportoinnista, sillä asiakastasoinen raportti ei ole käyttäjätunnukseen samalla tavalla sidottu kuin "normaalit raportit". Näin ollen kuka tahansa asiakkuuden pääkäyttäjä (customer user) voi muokata mitä tahansa asiakastasoista raporttia.

Varsinainen muokkaus tehdään valikossa customer reports tai yksittäisen yrityksen reports -listan kautta valitsemalla haluttu raportti. Itse muokkaus toimii samoin kuin muussakin raportoinnissa. Muutokset tulee tallentaa. Muutokset heijastuvat tämän jälkeen kaikkialle, eli jos näkymää muokataan yhden yksittäisen yrityksen alla, muissakin raportti aukeaa jatkossa samalla tavalla. Sama raportti ei voi siis aueta erinäköisenä asiakkuuden eri yrityksissä.

Asiakastasoisia raportteja voi kopioida reports -listauksen perässä olevan "copy" toiminnon kautta. Toiminto on vastaava kuin "tavallisen raportoinnin" raportin kopiointi.

Kuva: asiakastasoisen raportin kopioiminen tehdään näkymässä customer reports

Kopioinnissa tulee kuitenkin huomioida, että asiakastasoisen raportoinnin omat erityispiirteet pätevät aina. Raportti ilmestyy siis aina automaattisesti kullekin asiakkuuden yritykselle ja muokkausoikeus on jokaisella pääkäyttäjällä (customer user).